5 tipů pro práci s aplikací Mail na iOS

Posted by Daniel Gamrot |22 Srp 13 | 45 komentářů

5 tipů pro práci s aplikací Mail na iOS

Chcete zjistit, jak svůj iPad využívat naplno? Přihlaste se na kurz iPad jako mobilní kancelář! Za necelých 250,- Kč za hodinu zjistíte, jak pracovat efektivně nejen s aplikací Mail, ale poznáte řadu dalších nástrojů, které zlepší vaši osobní produktivitu s iPadem.

Mezi základní a nejpoužívanější aplikace na iOS zařízeních se bez jakýchkoliv pochyb může zařadit aplikace Mail. Ačkoliv se řada lidí rozhodla pro využívání alternativích e-mailových klientů, jakými jsou SparrowMailbox či třeba Gmail od Google, většina uživatelů upřednostňuje právě původní nástroj, který má v základní nabídce každý iPhone a iPad.

Jednoduché základní možnosti, které aplikace nabízí, jsou jasné na první pohled a z hlediska intuitivního ovládání jí není co vytknout. Existuje však řada „skrytých“ možností a vlastností, kterých jste si bez pečlivějšího zkoumání nástroje nemuseli všimnout, a které pocit z plnohodnotného využívání posune zase o kousek dopředu. V následujících odstavcích naleznete mých pět tipů, které mi pomohly zefektivnit každodenní práci s tímto perfektním e-mailovým klientem.

1. Notifikace o nových e-mailech pouze od VIP

Existuje jen velmi malá skupina odesílatelů, o jejichž e-mailech chci být ihned informován (většinou se jedná o informační e-maily o nových objednávkách apod.). Zbytek e-mailových zpráv procházím jednou až dvakrát denně. Pro tento účel se mi vyplatí nastavit si do mezi VIP odesílatele právě adresy těchto lidé (respektive služeb), vypnout si notifikace o nově příchozích e-mailech a zapnout pouze ty, které přijdou z VIP adres. Detailnější nastavení vypadá takto:

  • Vypnutí obecných notifikací o nových e-mailech a zapnutí pro VIP
    • Na hlavní obrazovce klepnu na Nastavení
    • Dostanu se na Oznámení >> Mail
    • Pro každý e-mailový účet nastavím tyto položky
      • Oznamovací centrum: Vypnout
      • Styl upozornění: Žádný
      • Odznak na aplikaci: Vypnout
      • Zvuk nové pošty: Žádný
      • Zobrazit náhled: Vypnout
      • Na zamčené obrazovce: Vypnout
    • Pro sekci VIP nastavím tyto položky
      • Oznamovací centrum: Vypnout (má volba, ale klidně Zapnout)
      • Styl upozornění: Upozornění
      • Odznak na aplikaci: Zapnout
      • Zvuk nové pošty: Cinknutí (ale nastavte dle libosti)
      • Zobrazit náhled: Zapnout
      • Na zamčené obrazovce: Zapnout
  • Nastavení VIP odesílatelů
    • Na hlavní obrazovce spustím aplikaci Mail
    • Klepnu na VIP
    • Klepnu na Přidat VIP
    • Vyberu v akci Kontakty požadovaného VIP odesílatele

Takto budu vyrušován pouze těmi e-maily, o nichž mohu předem téměř s jistotou tvrdit, že jsou pro mě opravdu důležité.

2. Rychlé dohledání konceptů

Často pracuji s rozepsanými zprávami, tzv. koncepty. Velmi užitečnou funkcí pro mě je rychlý přístup k seznamu konceptů bez toho, aniž bych musel procházet struktury složek e-mailového účtu. Mail totiž nabízí i jednodušší variantu.

  • Na hlavní obrazovce spustím aplikaci Mail
  • Podržím cca 1 vteřinu prst na tlačítku pro vytvoření nové zprávy
  • Zobrazí se mi seznam konceptů

Jak jednoduché, že?

3. Archivovat nebo smazat?

Má nejoblíbenější funkce nejen pro úkolovníky, ale rovněž v e-mailu, je Smazat. Často se ale stane, že se nechci dané položky navždy zbavit, ale stejně tak nemá povahu „archivního materiálu“, který vedu v Evernote. Mail pro mě byl v této oblasti poněkud neohrabaný a přesouvání do archivu či mazání pro mě bylo utrpením. Až do chvíle, než jsem objevil následující možnost. Nejdříve jsem nastavil archivování pošty:

  • Na hlavní obrazovce klepnu na Nastavení
  • Otevřu akci Pošta, kontakty, kalendáře
  • Otevřu svůj Gmail účet
  • Zapnu archivaci prostřednictvím možnosti Archivovat zprávy

V tu chvíli se nad každým otevřeným e-mailem mohu rozhodnout, zda jej smažu nebo zarchivuji a to tak, že:

  • Na hlavní obrazovce spustím aplikaci Mail
  • Otevřu si požadovaný e-mail
  • Podržím cca 1 vteřinu prst na tlačítku pro archivaci zprávy (prostřední tlačítko ve spodní liště)
  • Zobrazí se mi možnost volby – Smazat zprávu nebo Archivovat zprávu

Odpadá tak nutnost přesouvat zprávy do koše či archivu prostřednictvím přesouvání mezi složkami. Stejně tak nejsem omezený na pouhou archivaci (či pouhé mazání).

4. Ukládání kontaktů a schůzek

Vzpomínáte si na přepisování jmen, telefonních čísel a dalších kontaktních údajů, které vám přišly e-mailem? S tím už je konec! Jednoduchým postupem lze vyzvat iOS k uložení kontaktu a dokonce třeba schůzky do iCal. Vyzkoušíme to nejdříve na kontaktech.

  • Otevřu jakoukoliv zprávu, která v sobě zahrnuje telefonní číslo a e-mailovou adresu dotyčné osoby
  • Podržím cca 1 vteřinu prst na jednom z kontaktních údajů, dokud se mi nezobrazí nabídka
  • Klepnu na možnost Přidat do kontaktů
  • iOS mi automaticky vyplní všechny kontaktní údaje
  • Doplním jméno a příjmení a uložím

Hotovo. Několik jednoduchých kroků a dotyčná osoba je zařazena mezi kontakty. A co schůzky?

  • Klepnu na datum v e-mailu (modré podtržené písmo)
  • Po zobrazení nabídky klepnu na Vytvořit událost
  • Spustí se automaticky akce Přidat událost, já jen upravím detaily a uložím

5. Citace části textu při přeposlání nebo odpovědi

Citovaný text předchozích e-mailů, na které odpovídám nebo je přeposílám, je standardní funkcí. Často však potřebují, aby nebyl citovaný celý předchozí e-mail, ale pouze jeho část. Není to nic komplikovaného, stačí jen:

  • Otevřít příchozí e-mailovou zprávu
  • Označit text, který chci citovat
  • Klepnou na tlačítko Odpovědět nebo Přeposlat

Vytvoří se e-mailová zpráva, která bude jako citaci obsahovat pouze označený text.

Máte vlastní triky, které by mohly čtenářům pomoci při využívání aplikace Mail? Určitě se pochlubte!


  • Jan Černý

    Dobrý večer Dane,
    díky za další užitečný článek! Nevím si pouze rady s nastavením archivace. Používám Outlook.com, ale v Nastavení na mém Outlook účtu možnost archivace chybí. Honza

    • Honzo,

      Moc děkuji. Pro Outlook tato možnost podle mě neexistuje, ale nehledal jsem pečlivěji. Pokud to půjde, bude postup jiný než pro Gmail.

  • N.

    Dobrý den,

    Ráda bych se zeptala, zda jde z aplikace mail odstranit účet? nikde to nemohu najít..
    Potřebovala bych odstranit účet od google…

    Děkuji.

    • Pěkný den,

      ano, jděte do „Nastavení >> Pošta, kontakty a kalendáře >> Účty“. Zde klepněte na Gmail účet, který chcete odstanit, a ve spodní části klepněte na „Smazat účet“, případně pouze vypněte příjem e-mailů („Pošta“).

      Snad jsem pomohl.

  • Matyáš Hofman

    Dobré dopoledne,

    v první řade Vám chci pochválit článek. Je napsaný systematicky a stručně, což nesmírně oceňuji. :)

    Dále bych Vás chtěl poprosit o radu.
    S iPhonem i celkově s výrobky apple nemám žádný problém. Myslím si, že se v něm velice vyznám, jelikož když někdo potřebuje pomoc, vím přesně co má zmáčknout a kde to hledat včetně řádků (nastavení atp.). Avšak dnes ráno mne kolegyně zaskočila otázkou JAK NASTAVIT AUTOMATICKÉ MAZANÍ MAILŮ Z iPHONU. Za boha na to nemohu přijít a pro mne je velmi neúnosné, že jí prostě nemohu poradit. :D Na Macu vím jak se to dělá… :/

    Předem děkuji a přeji krásný zbytek dne.

    • Pěkný den,

      moc děkuji za pochvalu. K Vaší otázce – co znamená automatické mazání? Promazávání v nějakých periodách? Nebo třeba jen stahování nejnovějších zpráv s tím, že nebudou zůstávat v iOS delší dobu?

  • Matyáš Hofman

    Nemáte vůbec zač. :)

    Přesně tak, mazání v periodách. To stahování je bez problému. :D Ale to mazání mne opravdu trápí. :D

    děkuji

    • Pokud vím, tak se takto dá nastavit pouze mazání zpráv v koši. V iOS nastavení jděte do sekce „Mail, Kontakty, Kalendáře“, klepněte na účet, u kterého chcete mazání nastavit. Dole pak klepněte na „Ostatní“ a v sekci „Smazané zprávy“ nastavte, jak staré zprávy se mají mazat.

      Jinak se to podle mě dá vyřešit také automatickým mazáním na straně desktopu (většinou se dají nastavit pravidla, která toto umožňují) a zapnutím IMAP. Je ale otázkou, zda je pak absence e-mailů i na desktopu žádoucí.

  • Matyáš Hofman

    Děkuji moc, přesně tohle jsem potřeboval. :)

    Pěkný zbytek dne. :)

  • Kašpar Stanislav

    Dobrý den.
    Nejprve bych chtěl poděkovat za velice přínosný návod na zrychlení práce s iPhonem.
    Měl bych jeden dotaz. Nemohu nastavit zvukové znamení pro příjem emailu pro účet Tiscali. Při konzultaci v prodeně Applu mi sdělili, že od Tiscali jsou s nastavením problémy. Od iCloudu zvuk bez problému funguje ale u tohoto účtu mail příjde ale nereaguje zvukový signál. Oznámení i upozornění vše funguje jak má. Jen ten zvuk. Jen ten zvuk. Děkuji za jakoukoli radu.
    Kašpar Stanislav iPhone 4s

    • Dobrý den,

      rádo se stalo. Bohužel však s nastavením Tiscali nemám zkušenosti a nevím o podobném problému. Nejsem schopný pomoci. Možná, když se obrátíte na macforum.cz, najdete někoho, kdo s touto situací svedl úspěšnou bitvu.

      Držím palce.

  • Kašpar Stanislav

    Děkuji za odpověď.

  • Kubart

    Díky za šikovný článek. Dotaz: Mám v iPhonu stovky mailů – dají se smazat najednou, nebo u toho musím strávit celý den po jednom?

    • Dobrý den, děkuji moc. Minimálně by mělo zabrat odebrání/přidání účtu. Používáte IMAP nebo POP3?

  • Fraňková Zdeňka MUDr.

    Prosím Vás o zestručnění Vašich předchozích rad,jak pracovat s iPhonem,jak se to co nejdříve naučit …
    Jsem v práci s PC lehce pokročilý začátečník,je mi 50 let,doma ani v práci není nikdo zkušený,kdo by mi vše potřebné vysvětlil.Mohla bych sice navštěvovat nějaký vhodný kurs,ale na to nemám v této době čas.Nastoupila jsem do nové práce jako spa doctor,v menším,rodinném hotelu v K.Varech,jsem tam zaměstnána jako vedoucí lékařka.Musím se učit nový medicínský-spa počítačový program,zdokonaluji se v znalosti AJ a NJ,také piluji za pochodu ruštinu,zařizuji si nový byt a nový soukromý život.Prostě-jsem dost pracovně vytížená.
    Letos jsem si i jako VŠ vzdělaný člověk vyzkoušela,co to je být bez práce,sedět doma a po internetu hledat nové místo lázeňské lékařky…….
    K.Varech,M.Lázních,Fr.Lázních,Jáchymově atd,rozesílala jsem atruktur. životopis na všechny strany…
    Prosím o stručný návod,např. osnovu o několika bodech.Moc Vám děkuji za pomoc a Váš čas.
    P.S. „spěchá“
    S pozdravem dr.Z.Fraňková,K.Vary
    zam. : Hotel Venus ++++ v Sadové ul.čp. 8
    mob.tel.: 731 460 007

    • Dobrý den,

      moc děkuji za příspěvek a věřím, že Vám to v nové práci jde od ruky. Návod s tématikou iPhone sepisovat neplánuji, určitě jsou povolanější lidé a řada z nich jistě již něco málo vytvořila. Nepodceňoval bych v tomto Google a hledal bych. To, jak bude rozsáhlý, pak samozřejmě záleží na množství detailů.

      Mějte se hezky a ať se Vám daří.

  • Fraňková Zdeňka MUDr.

    Prosím Vás o pomoc.Please,help me.Thanks. Good bye.
    The best regards MUDr.Zdeňka Fraňková

  • Burešová

    Dobrý den, prosim Vás, dá se někde v telefonu nastavit zvukové upozornění na každý příchozí email, jak je tomu např. u příchozí sms zprávy a podobně. Zkoumala jsem nastavení emailu i telefonu, ale marně. Jen jsem přišla na upozrnění emailu z vlákna, které označím. Ale potřebovala bych zvukový signál o každém nově příchozím mailu jako je nově příchozí sms.
    Moc děkuji za odpověď

    • Dobrý den, ano, lze to provést v Nastavení >> Zvuk >>> Nová pošta. Jen vyberete zvuk upozornění a je to.

  • Jan Loužecký

    Dobrý den pane Gamrote,
    Poraďte. Manželce jsem koupil doménu a na naši Synology nechal nastavit mailserver.
    Při nastaven posty na jejim iPhone se objevuje hláska „Uživatelské jméno nebo heslo k úctu je nesprávně. Přitom když stejně nastavení provedu na svém iPadu, pošta funguje. Zvláštní záhada. Několikrát jsem účet na jejim iPhone smazal a znovu nastavil, vždy se stejným výsledkem.
    Moc děkuji za radu
    JL

    • Dobrý den,

      v tomto případě asi bohužel nepomohu, sám s tím nemám zkušenosti. Obrátil bych se možná na návštěvníky webu macforum.cz, kde Vám podle mého názoru mohou pomoci.

  • Jan Loužecký

    Díky, již vyřešeno. Byl tam nějaký problém s porty.

  • Petra

    Dobrý den,

    mám na Vás velkou prosbu.. na iPhonu mi největší část paměti zabírá emailová pošta z několika emailových účtů (gmail). Ráda bych se zeptala, zda lze v nějakých pravidelných intervalech, či na základě uplynutí např měsíce, aby se staré emaily mazaly automaticky z iphonu (nikoli ze samotného účtu gmail). Tedy měly by být dohledatelné na samotném účtu emailu např přes pc, případně i v iphonu po zadání např adresáta do vyhledávání.

    Předem děkuji.
    S pozdravem Petra

    • Dobrý den, nepomůže tip, který jsem dával v červenci v této diskuzi?

      „V iOS nastavení jděte do sekce “Mail, Kontakty, Kalendáře”, klepněte na účet, u kterého chcete mazání nastavit. Dole pak klepněte na “Ostatní” a v sekci “Smazané zprávy” nastavte, jak staré zprávy se mají mazat.“

  • Petra

    To jsem již zkoušela, ale bohužel se dostanu pouze do „ostatní“, žádná sekce „smazané zprávy“ se mi neukazuje.:(

    V sekci „ostatní“ mam na vyber pouze
    „chování stránek“->koncepty/koš/archivní stránka;
    „přesunout zahozené zprávy do“->koš/ archivní schránka;
    „nastavení příchozí posty“ ->použit SSL/předpona cesty IMAP /portál serveru

    Tak nevím…

  • Jakub V.

    Dobrý den pane Gamrote,

    jak přesně archivujete starou poštu v Evernote? Dá se potom v archivovaném obsahu nějak smysluplně vyhledávat (řazení podle data, příjemce, předmětu, apod.)? Je možné nějak jednoduše archivovat e-maily do Evernote kompletně i s přílohami?

    Děkuji
    Jakub V.

    • Dobrý den, Jakube,

      ono nejde ani tak o archivaci všech e-mailů, jako spíš o ukládání důležitých informací, které do e-mailu přijdou. E-mail mám jako komunikační nástroj a pokud do něj přijde informace k některému z projektů, přeposílám do Evernote. Ale určitě nedoporučuji přeposílat všechny e-maily – nemá to smysl.

      Při ukládání do Evernote, ať už formou přeposlání nebo uložením prostřednictvím Web Clipperu, dojde také k uložení přílohy, kterou poté Evernote velmi dobře indexuje.

      Snad jsem pomohl.

  • Karel D.

    Dobrý den,
    Lze z paměti iPad nebo iPhone smazat pouze přílohy příchozích nebo odchozích e-mailů? To co potřebuji si uložím, zbytek bych rád smazal, ale nechci přijít o email samotný a informace v něm (vlakno komunikace). Díky předem a informaci.

  • Tereza Voštová

    Dobrý den pane Gamrote,
    měla bych asi trochu netradiční dotaz. Chtěla bych zakázat rychlé mazání emailů při přejetí s emailem doleva, které je v softwarové verzi 8.3.
    Neměl byste prosím radu?

    Předem děkuji a přeji Vám pěkný den!
    Tereza V.

    • Pěkný den, Terezo,

      bohužel teď nebudu mít delší dobu žádné iOS zařízení, takže to nemohu ověřit. A z hlavy to nevylovím.

      Držím palce, ať se Vám na to podaří přijít i jinou cestou.

      • Tereza V.

        Dobrý den, děkuji Vám za rychlou odpověď! Pokusím se ještě něco vymyslet, i když doposud byly mé pokusy neúspěšné. Přeji Vám hezký den! Tereza

        • Zdenek Malinsky

          Tak jsem sem psal hned odpověď, ale jak koukám, někam to zmizelo, takže znovu a lépe:
          1.nastavení -> pošta, kontakty, kalendáře -> pošta – a zde nechat zapnuté „Dotaz před smazáním“
          2.na stejném místě „Volby přejetí“ pro dané gesto nastavit Žádné.

  • lukass

    Dobrý den mám problém s mailem od applu, normalne mi fungoval,psal jsem mail a najednou to vypadlo od te doby se nemohu dostat do aplikace co mohu udelat????

    Děkuji

    • Dobrý den,

      bohužel Vám asi nepomohu jinak, než běžnými radami – restartovat zařízení, případně obnovit telefon (tablet) do továrního nastavení.

      Napiště mi, pokud to nepomohlo, co se stane, když chcete otevřít aplikaci.

      • lukass

        mám iphone 4s kliknu na aplikaci objevi se bílej displej a uplne prazdnej,nenaskoci nic zadna nabidka posty

        • Nevím, co všechno jste zkoušel. Pokud už jste provedl reset zařízení a ten nepomohl, zkusil bych odebrat e-mailový účet v nastavení, restartovat zařízení a poté e-mailový účet znova přidat.

  • Michal Novotny

    Chtěl bych se zeptat, zda jde nějak vypnout barevné označování, respektive celkově označování citovaného textu v mailové zprávě? Jde mi o ten fialový proužek po levé straně – viz. obrázek.

    • Ano, jde, jedná se o funkci Nastavení >> Pošta >> Zvýšit úroveň citace (najdete dole v sekci Příprava).

  • Ladadajo

    Dobrý den, chtěla jsem se zeptat, jak vymazat emailový účet z Iphonu, který už nepoužívám. A rovněž bych potřebovala zjistit, proč mi automaticky nechodí oznámení o nové poště. Ta se načte až ve chvíli, kdy kliknu na ikonu obálky. Takže neustále musím kontrolovat, jestli mi něco nepřišlo. Děkuji moc za radu.
    Lada

    • E-mail zrušíte v Nastavení >> Pošta >> Účty. Tam klikněte na účet, který chcete zrušit, a dole pak na Smazat účet.

      Načítání e-mailu zapnete v Nastavení >> Pošta >> Účty >> Vyzvedávání dat (pravděpodobně máte zapnuto vyzvedávání „Ručně“, případně hodinový interval).

  • Zdenka

    Rada nych se zeptala jak odstranim odchazejici postu, ktera mi nejde odeslat kvuli objemu a ani vymazat

  • Václav Chvála

    Dobrý je možné v mailu nastavit automatické mazání mailů, nebo jak odstranit maily abych je nemusel postupně odmazávat, nebo mazat účet.
    Dekuji

  • emper

    Dobrý den, složka „Mail“ mi zobrazuje velikost 442 MB, přestože jsou všechny mejly vymazané, včetně koše – proč to? Dá se s tím něco dělat?

  • Matej

    Dobry den, prosim o info zda lze v dorucenych a odeslanych emailech vyhledavat (dle jmena, textu, apod). Dekuji

Starší příspěvky:
Lukáš Gregor a Mapování nad kávou
Mapování nad kávou #2 – Lukáš Gregor

S druhým dílem přichází nejen změna formátu, ale hlavně kamarád Lukáš Gregor - mimo jiné šéfredaktor webu Mít vše hotovo.cz, lektor, milovník filmů

Zavřít