Automatizace práce prostřednictvím IFTTT

Posted by Daniel Gamrot |16 Dub 15 | 16 comments

Automatizace práce prostřednictvím IFTTT

Včera jsem se zúčasnil akce Mobilní firma, kterou spolupořádal Know How Klub. Moc mě potěšila nabídka na uspořádání čtyř krátkých workshopů na téma Automatizace práce, která je mi velmi blízká (ano, jsem lenoch a otevřeně to přiznávám). Po třech hodinách, které byly zaměřeny na praktické využití služeb IFTTT a Zapier jsem věděl, že chci napsat tento článek. Na povrch totiž vyplavalo, že nikdo (!) z účastníků neznal ani jednu z nich. Vzhledem k popularitě a rozšíření IFTTT mě to skutečně velmi překvapilo a nakoplo k tomu, abych zase po čase vylezl ze své bubliny a koukl na okolní svět i z jiné perspektivy. Proto vám v několika následujících odstavcích představím první ze zmiňovaných služeb – IFTTT – a ukáži pár příkladů pro praktické využití. Budu rád, když do diskuze přispějete svými náměty na propojení služeb, které vám fungují.

Co je IFTTT?

Představte si, že máte k dispozici asistenka nebo asistenku, která místo vás pracuje v prostředí cloudových služeb. Přenáší informace z jedné služby do druhé, vytváří informace na základě podnětů… Tato asistentka vám denně ušetří minimálně 10 minut, což ročně dělá 60 hodin (a to už je velmi pěkný základ prodloužený víkend s rodinou). A co víc – tuto asistenku nemusíte platit, nechce stravenky ani firemní automobil. Přesně to je IFTTT – nástroj, který nechá pracovat webové služby za vás a neuvěřitelně vám šetří čas i peníze.

S IFTTT lze pracovat přes prostředí webového prohlížeče nebo mobilní aplikaci pro iOS či Android. Umožní nastavit si propojení mezi desítkami služeb – kalendáři, úkolovníky, poznámkové bloky, sociálními sítěmi a dalšími. Neuvedu rozhodně všechny (pokud vás zajímá kompletní výpis, podívejte se na seznam kanálů IFTTT), ale v abecedním pořadí se zmíním alespoň o těch nejznámějších.

  • Dropbox – cloudové uložiště souborů
  • Evernote – nástroj pro evidenci poznámek (více na webu LifeNotes.cz)
  • Facebook – nejpopulárnější sociální síť
  • Feedly – agregátor RSS zdrojů
  • Flickr – webové velkokapacitná uložiště fotografií
  • Google Calendar – nejpopulárnější online kalendář

Nestačí vám to? Přes IFTTT můžete automatizovat také posílání SMS zpráv, práci s GPS pozicí mobilního telefonu, využít můžete informace o počasí nebo s jeho pomocí ovládnete „chytré“ zásuvky.

Tipy pro použití IFTTT

Možná jste překvapeni, že jsem přeskočil návod „krok za krokem“. Nepřeskočil – je jich plný web. Pokud byste o něj stáli, rozhodně si přečtěte výborný článek na blogu LifeNotes.cz, kde se Ondřej Kadlec rozepsal o optimalizaci ukládání e-mailů z Gmailu do Evernote.

V tomto příspěvku bych vám raději ukázal několik tipů pro praktické využití. Pojďme tedy na to.

Fotky z Facebooku do Evernote

IFTTT - Facebook a Evernote

Začneme nejpopulárnější sociální sítí. Znáte to – lidé vás označují na fotkách, které se sice dají stáhnout do vaší galerie v počítači či na jiném webovém uložišti, ale ve výsledku to zabere desítky vteřin. Proč to nezautomatizovat? Využívám Evernote téměř na vše mimo velké fotky a videa. To se však samozřejmě netýká fotek z Facebooku. Ty mají své místo, nejen díky velikosti, právě v Evernote, kam mi díky IFTTT chodí automaticky. Fotky pak využívám pro podklady ke školením, workshopům, konferencím a kdykoliv se k nim velmi rychle dostanu.

Upozornění na levné letenky v mobilu

Levné letenky jako upozornění na mobil

Pořád povídám o tom, jak rád cestuji. Tipů a triku pro nalezení levné letenky či ubytování mám spousty. V dávných dobách jsem procházel jeden web o cestování za druhým a také netrpělivě na Skypickeru vyhlížel tu skutečně akční cenu. Tomu je již konec – zjistil jsem totiž, že by pravděpodobně bylo levnější koupit si drahou letenku.

IFTTT mi hlídá letenky do konkrétních destinací, kam se chci v nejbližší době podívat, a to tak, že ve chvíli, kdy vyjde na jednom z 30 blogů informace, která obsahuje v titulku příspěvku jméno destinace, zobrazí se mi upozornění na mobilním telefonu. Je to okamžité a výborně funkční.

Archivace článku z LifeNotes.cz

Archivace článků z LifeNotes

Na webu LifeNotes publikujeme články o Evernote. Jedná se o velmi užitečné informace, které využívám i pro vlastní potřeby u všech projektů, které nejsou zaměřeny pouze na Evernote a jeho nasazení do firem. Rozhodl jsem se, že všechny články budou archivovány ve speciálním zápisníku v Evernote, který bude sloužit jednak jako studijní materiál, ale také jako záloha. Pomáhá mi v tom IFTTT – vždy, když vyjde nový článek na blogu, uloží se automaticky také do Evernote zápisníku, ke kterému má potom přístup celý tým. A já pouštím z hlavy to, že bych měl článek manuálně stahovat prostřednictvím Web Clipperu.

Úkol pro kontaktování klienta, který mi nezaplatil fakturu

Nezaplacené faktury ve Wunderlist

Pro fakturace využívám fenomenální nástroj Fakturoid, který mě baví čím dál tím více. O jedinečnosti této aplikace se rozepisovat nebudu. Jednou z funkcí Fakturoidu je to, že máte v rámci svého účtu RSS vlákno, které můžete jakkoliv odebírat. Využil jsem toho a zprovoznil si automatizaci, která ve chvíli, kdy v RSS vyjde informace o nezaplacené faktuře, pošle z mého Gmail účtu e-mail na adresu me@wunderlist.com, což zajistí vytvoření úkolu ve Wunderlistu – ten má název „Napiš klientovi ohledně neproplacené faktury XYZ“. Tento úkol spadne do mého inboxu a já se s ním na konci dne vypořádám.

Zmeškané hovory do Wunderlistu

Zmeškané hovory do Wunderlistu

Během celodenních školení, jednání a dalších aktivit nezvedám telefony. Často má na konci dne na telefonu desítku(-y) nepřijatých hovorů. A za slušnost považuji zavolat všem zpět. A protože nemám rád upozornění, která neustále svítí a blikají, rozhodl jsem se, že nepřijaté hovory budu evidovat ve svém inboxu ve Wunderlistu, kde má rovněž veškeré své úkoly. A „Zavolat zpět Janu Novákovi na číslo +420 XXXXXXXXX“ je pro mě jednoznačně úkol. Nastavil jsem si tedy IFTTT tak, aby při každém nepřijatém hovoru poslalo e-mail na již zmíněnou adresu me@wunderlist.com, díky čemuž dojde ke vzniku úkolu v mé vstupní schránce. Efekt je větší, než se na první pohled může zdát – eliminoval jsem další vstupní schránku (seznam nepřijatých hovorů), čímž jsem si v rámci svého GTD systému zjednodušil každodenní práci. Rozhodně doporučuji, užívám si to každý den.

Další kroky

Na internetu najdete řadu receptů, kterými se můžete inspirovat. Jednodoznačně doporučuji projít si také galerii v sekci Browse na stránkách IFTTT. Nejkrásnější na tom všem je, že nepotřebujete umět programovat, nepotřebujete žádné speciální IT schopnosti, nepotřebujete na celou konfiguraci systému automatizace ani moc času. Pokud víte, co chcete, zvládnete jeden recept za 1-2 minuty. A může skutečně ušetřit hromadu času.

Užijte si svého nového parťáka!