Můj GTD systém fungoval již krátce po zavedení velmi dobře. Pomáhal mi vždy udržet přehled o vlastních závazcích, stejně jako o delegované práci nebo dlouhodobějších záměrech. Vybudování systému je jedna věc, tou další, velmi důležitou, jsou návyky, které jej opečovávají. A díky kterým udržíte kontrolu nad svým pracovním i osobním životem.
Jedním z nejdůležitějších návyků je pro mě denní revize. Aktivita, kterou pilujeme často také na mých GTD školeních a její výsledná podoba se u účastníků různí. Já si svůj rituál, během kterého dochází k rychlé stabilizaci na konci každého dne, v níže popsané podobě vybudoval před třemi lety. V čem mi pomáhá a jak probíhá? Čtěte dál.
Přínosy
Proč se vůbec denní revizí zabývám a z jakého důvodu jí věnuji samostatný článek? Je to jedna z nejdůležitějších pracovních aktivit na konci každého dne, která mi dává prostor pro klidné spaní a zároveň zajišťuje efektivní probuzení. Nehledě na to, že udržuje můj GTD systém „v kondici“ a poměrně slušně uklizený. Z krátkodobého hlediska mám díky ní pořádek také v hlavě a vytváří pilíř, o který se denně mohu opřít.
Průběh denní revize
Denní revize mi zabere zhruba 10 minut na konci pracovní části každého dne. Samozřejmě jsou názory na to, zda ji provádět ještě ten den večer nebo na začátku dne druhého, různé. Já vyzkoušel obě varianty a přišel na to, že mi večerní fáze vyhovuje více. Většinou se do ní pouštím, jakmile mám v daném dni “vše hotovo” a jsem připravený odložit práci. Doporučuji vám vyzkoušet si obě varianty a vybrat si tu, která bude přínosnější.
Jak při denní revizi postupuji? Není to nic složitého.
1. Vyčištění inboxů
Denně zpracuji a roztřídím všechny záležitosti, které se ke mě dostanou – respektive dostanou se do mých Inboxů. O tom, jak tento návyk praktikuji, jsem se rozepsal v jednom z posledních článků o zaznamenávání. Co to prakticky znamená? Projdu všechny své vstupní schránky v Todoist, Evernote, Hangout nebo SMS zprávách i papírových zápisnících a čistím je do doby, než v nich nezůstane jediná položka nezpracovaná. Krok číslo jedna je proškrtání záležitostí, které ztratily na významu nebo jsou již dokončené bez jakéhokoliv mého zapojení. Ty položky, které zůstaly a které mohu během denní revize provést za pár desítek vteřin, udělám ihned (viz můj článek o aplikaci pravidla 2 minut), ostatní roztřídím do seznamů s úkoly, projekty nebo záměry. S každou s položek nějak naložím – ve vstupní schránce nesmí zůstat.
Jedním z nejtěžších kroků, který u svých studentů sebeorganizace registruji, je skutečně vypilovat z těchto aktivit návyk. Důležité je začít – do diáře nastavit událost, která se bude opakovat pravidelně každý den ve stejný čas. Určitě nastavte také upomínku (nebo dvě). A neodkládejte ji, pokud nemusíte. Po pár týdnech se pro vás stane samozřejmostí. A po pár měsících si bez ní závěr (nebo začátek) dne představíte jen stěží.
2. Rekapitulace dne
Co se stalo za posledních cca 12 hodin? Plynou z toho nějaké další kroky? Postupně procházím události v Google kalendáři – schůzky, školení, setkání, telefonáty… A u každé z nich se na chvíli zastavím a přemýšlím o jejich průběhu. Občas mě napadne nějaký další krok, který zaznamenám a ihned zpracuji a zatřídím do systému. Stejně tak postupuji se seznamem dnes provedených úkolů – proletím jej očima a ujistím se, že jsem po jejich dokončení zapsal další krok, pokud existuje. Pomáhá mi to udržet jistotu, že jsem na nic nezapomněl.
3. Denní plán
Co rozhodně nesmí na konci každého dne chybět je pohled do nejbližší budoucnosti – k dalšímu dní. Z týdenní revize mám stanoveny nejdůležitější úkoly, do kterých se v úvodní části pustím. Denně však definuji i ty úkoly, které nejsou na žebříčku priorit až tak vysoko. Můj následující den bývá zpravidla naplánován tak, že 50% volného času chci věnovat nejdůležitějším úkolům. Zbylých 50% jsou pak ty, které mohu, ale nemusím stihnout (neprioritní, o kterých jsem psal výše).
Jak si tyto plánované aktivity zapisuji? Využívám funkce aplikace Todoist – vlaječky, které standardně označují prioritu. Jako Priorita 1 jsou označeny ty nejdůležitější úkoly, které jsou pro mě ten den povinné. Prioritou 2 jsou pak denní úkoly, které stihnout chci, ale pokud budou z denního plánu vytlačeny jinou (důležitější) činností, nic se nestane.
4. Vizualizace zítřka
Vyčistil jsem vstupní schránky, prošel dokončené denní úkoly, stanovil si plán pro následující den. V podstatě mám hotovo, že? Ne tak docela. Poslední fází mé denní revize je představa o zítřku. Na základě denního plánu, událostí a dalších aktivit, které jsem se zavázal splnit, si představím, jak tyto aktivity dopadnou – představuji si výsledek. “Fenomenální” výsledek. S čím budu odcházet ze schůzek, když dopadnou podle očekávání a přípravy? Jak bude vypadat tým na konci školení? A když budu revidovat zítřejší den, jak se chci cítit?
Je to návyk = někdy dřina
Budu se opakovat – stejně jako každý jiný návyk je také denní revize, byť se jedná o prostou a krátkou aktivitu, otázkou motivace a tvrdé práce. Co mi pomohlo k tomu, aby se tato revize stala přirozenou součástí mého dne? Věřte mi, že stejně jako vy, pokud podobný rituál neprovádíte, jsem ani já nevěřil v pozitivní dopady na kontrolu, klid, jistotu a efektivitu práce. Rozhodně ne ihned. Ale věděl jsem, že pokud tento princip nevyzkouším, budu jen těžko posuzovat funkčnost.
Zapsal jsem si tedy návyk do diáře (tehdy papírového, kterému samozřejmě chyběly připomínky), dal mu pevný čas (který se v průběhu pilování měnil), doplnil jej také do kontrolního seznamu, který jsem měl v podobě tapety na ploše počítače a pustil se do toho. Párkrát jsem selhal. Ale nakonec se ukázalo, že udělat si z denní revize součást své sebeorganizace byl jeden z velmi důležitých kroků.