Weby zaměřené na osobní produktivitu, time management nebo zefektivnění pracovních postupů jsou dnes prošpikovány nejednou poučkou o nakládání s e-maily. Stává se mi však několikrát do měsíce, že při konzultacích narazím na nezvládnutou práci s denně využívaným komunikačním nástrojem, jakým právě elektronická korespondence je. Nemám na mysli to, že člověk nemá nadefinované složky podle speciálního návodu, že denně nečistí inbox, že… To jsou jistě podstatné, ale ne klíčové věci. Důležitou informací a varovným signálem (kromě čísla 4653 v inboxu) je uživatelovo minimální povědomí o tom, jak vůbec s e-mailem pracuje.

„Občas to proletím…,“ zní často odpověď.

Dnes jsem velmi rád za to, že mě mé předchozí zaměstnání přinutilo zamyslet se nad neefektivním trávením času při práci s elektronickou poštou. Visel jsem nad zprávami někdy i hodiny denně a snažil se myslet na to, že se mi všechny ty odpovědi a procházení konverzací v budoucnu vrátí v podobě kvalitnějšího výstupu z projektu. Naivka. Nechci počítat, kolik e-mailů mé oči denně proletěly (některé e-maily i opakovaně) a kolik bylo mou rukou napsáno, nicméně jisté je, že tento počet by nebyl v žebříčku Top 10, které jsem za poslední rok měl možnost vidět u jiných lidí. „Nestíhám pracovat!“ A kdo by stíhal.

Uvědomil jsem si, že je potřeba s tím začít něco dělat. Procházel jsem desítky návodů, postupů, praktických tipů a doporučení, abych naprostou většinu z nich osekal na ty nejjednodušší kroky a implementoval do vlastních pracovních postupů. A samozřejmě v průběhu následujících let piloval. Dnes mohu s klidným svědomím říci – fungují naprosto výborně. A budu rád, když tyto mé jednoduché kroky, které popisuji níže, budou inspirací pro čtenáře.

Zpočátku jsem se snažil nasadit „projektový přístup“ k e-mailům. Dlouhá řada složek v e-mailovém klientovi, kdy složka = projekt. K tomu další pro návody, skripty, akce a podobně. Naštěstí to netrvalo dlouho a uvědomil jsem si, že rostoucí počet kategorií pro mě není cestou za osvobozením. Učitě vám nechci popisovat, jakým vývojem mé postupy prošly. Raději představím výsledek – to, co mi dodnes funguje – pro stovky, desítky i jednotky e-mailů. Pokud vás tyto řádky budou inspirují nebo k nim budete mít jakoukouliv otázku nebo připomínku, budu moc rád za vyjádření v komentářích k článku. A pokud jste z Ostravy a okolí, přijďte osobně 9. října 2013 v 19h na GTD sraz, jehož tématem bude právě to, jak na e-maily.

Nástroje

První z oblastní, kterou bych rád představil jsou nástroje, které využívám pro zpracování i vytváření zpráv. Nejedná se o nic tak sofistikovaného, jako je Sanebox (jehož kouzlu jsem nikdy nepodlehl), ale spíš jde o prostředí, ve kterém e-maily zpracovávám. Ano, je to důležité. Stejně tak, jako považuji za důležité, jakou aplikaci si zvolíte pro své GTD, tak i e-mailový klient musí být pro uživatele nástrojem, který jej nebude brzdit při „výkonu práce“. Já pracuji se dvěmi nástroji – první z nich je iOS klient Mailbox a druhým webové prostřední pro Gmail.

Mailbox (iOS)

Mailbox je skvělý nástroj pro zpracování e-mailů na platformě iOS, tedy pro iPhone a iPad. Velmi návykové ovládání způsobuje, že se vám do e-mailů tak trochu i chce a jejich řešení zabere o něco méně času a energie. Doporučuji prozkoumat a vyzkoušet – byť propojit jej lze pouze s Gmail účtem. S aplikací Mailbox je svázána má kontrola e-mailů a jejich kategorizace (viz dále), ale také psaní e-mailů

Gmail (web)

Webové prostředí Gmail využívám jen zřídka, ale nezavrhuji jej. Odhadem 10% mé práce s elektronickou poštou se odehrává právě zde. Mimochodem je to také místo, kde kontroluji složku se spamem – pro jistotu, nikdy nevíte, co vám tam zapadne.

Kategorie

Během pilování svého e-mail managementu jsem si zobecnil kategorie, do které nově příchozí položka do inboxu patří. Proč to zmiňuji? Uvědomil jsem si, že e-maily pro mě nejsou ani ve chvíli, kdy mi jich přijde přes stovku denně, takovou komplikací, jakou by se mohly zdát. Ve výsledku to skončilo tak, že jsem si tyto položky rozdělil na

• Informace (informační e-maily, jejichž přečtením získávám povědomí o situaci, ale nepotřebuji jej zakládat)
• Konverzace (rozhovory mezi dvěmi a více lidmi, ať už v jakékoliv fázi)
• Úkoly (e-mail, který má povahu úkolu (ať už jej musím provést já nebo někdo jiný)
• Archivní (cenná informace, která se mi může v budoucnu hodit ať už v rámci nějakého aktivního projektu nebo jako potenciálních úkolů)
• Odpad (smetí)

A rozhodování o nich je pro mě mnohem snažší, když vím, co za položku to vlastně je.

Složky

Důležitým krokem byla samozřejmě také optimalizace složek, které vyplynuly právě z identifikace charakteru příchozích položek. Jak jsem psal na začátku, snažil jsem se nejdříve vytvořit co možná nejdůkladnější strukturu, která bude postihovat snad každý projekt, klienta nebo oblast, ve které mi může být e-mail užitečný. Nesmysl, alespoň v mém případě to přinášelo více zmatku než užitku. Nakonec jsem skončil u pěti kategorií, z nichž pouze dvě jsou mnou vytvořené – a tato struktura mi funguje naprosto skvěle (způsob práce popíšu v další části článku).

• Inbox (místo pro příchozí poštu, kde se e-mail po otevření neohřeje déle než dvě minuty)
• Archiv (složka, která je standardně v Gmail, archivuji všechny zprávy, které nespadnou do poslední kategorie; ale pracuji s nimi opravdu jen minimálně)
• Koš (smetí)
• Přečíst (složka pro e-maily, jejichž čtení mi zabere více než 15 vteřin nebo je nutné projít si je s větší pečlivostí)
• Odpovědět (do této složky přesunuji e-maily, na které potřebuji vytvořit odpověď zabírající více než dvě minuty; pozor – ne vždy se ve finále rozhodnu pro e-mailovou odpověď)

A teď co s tím vším

Máme tedy zvolený nástroj, vytvořené složky a nezbývá než s těmi e-maily konečně něco udělat. Zkusme si to ukázat třeba na příkladu jednoho mého dne. Mám práci s e-maily rozdělenou na dvě fáze – denní a večerní.

Denní fáze

V naprosté většině případů přichází můj první kontakt s e-mailem během cesty do kanceláře (kavárna či Viva Ostrava). V té době již mám hotový minimálně jeden naplánovaný úkol, jsem po snídani, docvičil jsem, mám za sebou také první kávu a několik desítek minut s knihou, kterou mám aktuálně rozečtenou (kdo si teď myslíte, že jsem postižený ranními rituály, tak… ano). Sedím v MHD, v ruce mobil a zapadám tak do party lidí, která cestuje se sklopenou hlavou a palcem na displeji. Nicméně nezkoumám na sociálních sítích, kdo z mých kamarádů se předchozí večer (ne)dokázal poprat s desítkou „panáků“, které před něj kamarádi postavili, ale mám otevřený Mailbox a peru se s várkou nových zpráv v inboxu (přistály za cca 10-12 hodin, kdy jsem do e-mailu nenakoukl). Určit kategorii, do které mi zapadne, pro mě není za ty měsíce stejných postupů téměř žádný problém. Důležité je – jakmile ji otevřu a projdu, musím se rozhodnout, co s ní udělám = nesmí zůstat v inboxu.

Nejdůležitější rozhodnutí dávám na začátek – proleť si zprávu a stanov, zda patří/nepatří do odpadu. Je to smetí? Šup tam s ním. Často je to zřejmé z prvních řádků nebo předmětu e-mailu. Takže výsledná kategorie – Odpad (jinými slovy smažu).

Druhým rozhodnutím je zběžné přezkoumání časové náročnosti a naléhavosti e-mailu. Na první pohled to vidím – proletím očima, dostanu se zlehka do obrazu a posoudím, kolik času a energie mi spolkne jeho zpracování. Je to více než 15 vteřin? Nemá na první pohled charakter „kritického“ nebo „urgentního“ e-mailu? Odkládám tedy do složky k pozdějšímu pročtení – Přečíst. Zabere mi čtení méně než patnáct vteřin, ale odpověď rozhodně více než dvě minuty? Odkládám do složky k pozdější odpovědi – Odpovědět. Rychlé odpovědi (do dvou minut) vytvořím hned v iPhone – většinou se jedná o jednu až dvě věty (mimochodem, už jste narazili na mini-projekt JEN.PETVET.CZ?) a jedná se o e-mailovou konverzaci k projektu, setkání apod.

Může se stát, že mi na první pohled (během patnácti vteřin čtení) vyplyne z e-mailu úkol (jakýkoliv jiný, než „odpověz na e-mail“ nebo „přečti e-mail“) – v tu chvíli přeposílám e-mail do aplikace OmniFocus (ke svému účtu můžete získat e-mailové adresy, na které je možné zasílat zprávy, z nichž se automaticky vytváření úkoly), jež je mým základním nástrojem pro evidenci projektů a úkolů, a e-mail mažu (Odpad).

Tyto jednoduché kroky mi umožňují protřídit potenciálně důležité e-maily od těch, na které se nepotřebuji koncentrovat, a využít chvíle, kdy se na složitější aktivity soustředit nedokážu (třeba právě cesta MHD). Těch chvil je samozřejmě více – obědy, kdy jsem u stolu sám (jak já je nemám rád) a čekání na jídlo, postávání na vlakovém nástupišti nebo ve frontě na poště. Většinou se tak děje maximálně třikrát denně a cílem není vyřešit korespondenci, ale trošku si zamést v inboxu – chci mít čisto a v prachu nalezené věci na správné hromádce.

Večerní fáze

Večerní fáze se tak pro mě stává okamžikem, kdy je mým primárním cílem projít složky Přečíst a Odpovědět (v tomto pořadí). Tato část zabere zhruba třicet minut a prvním cílem je vyčistit složku Přečíst – zcela logicky se jedná o pročtení delších e-mailů a určení jejich významu. Chci s e-mailem něco dělat? Ne? Není pro něj lepšího místa, než jakým je Odpad. Chci na e-mail odpovědět? Ano? Šup s ním do patřičné složky (Odpovědět). Vyplývá z e-mailu nějaký úkol? Ano? Posílám do OmniFocusu a v klientovi mažu nebo archivuji. Je ve zprávě ukryta potenciálně důležitá informace k projektu, návod, zdroje,…? V tom případě posílám do aplikace Evernote (opět podobným způsobem, jakým jsem to udělal u úkolu a OmniFocusu), kde se mi z ní založí v sešitu Inbox nová poznámka, se kterou si pak v rámci denní revize poradím a patřičně ji zařadím.

Jakmile vyčistím složku Přečíst, je na řadě složka Odpovědět. Ta má poměrně jednoznačný charakter – jsou to všechny zprávy, o kterých jsem se rozhodl, že je potřeba na ně reagovat. Takže tak konám a postupuji e-mail po e-mailu a píšu a píšu a …

A co delegování?

Tím, že člověku napíšete e-mail, jej můžete o nějaké věci informovat, ale také na něj můžete delegovat zpracování odpovědi nebo klidně rovnou úkol. V tom případě to pro mě znamená využít opět možnosti OmniFocusu vytvořit ze zaslaného e-mailu úkol v inboxu tohoto nástroje a jednoduše přidám adresu do skryté kopie (BCC). Jak prosté, mám tak přehled o tom, od koho čekám odpověď a nestane se tak, že by mi některé z důležitých aktivit stály delší na zodpovědnosti druhých. Naprosto stejně postupuji v případě vytvoření nové zprávy i u odpovědí na ty stávající.

Závěrem

A to je vše. Nic komplikovaného a pro můj způsob práce naprosto funkční řešení. Fungovalo mi to ve firmě při vedení projektů, funguje mi to i při podnikání. Lidé ve většině případů nečekají na odpověď déle než jeden den, můj inbox se denně vyprazdňuje, komunikace mě nezatěžuje a věnuji se jí jen ve stanovený čas. Chcete-li se mnou probrat (nejen) můj způsob práce s e-maily, přijďte na již zmiňovaný GTD sraz. Rád vás tam uvidím!

Stejně tak pokud chcete přidat vlastní tipy (co se vám osvědčilo a co ne), pište do komentářů pod článkem.