Lepší rozhodování díky GTD kontextům

Posted by Daniel Gamrot |15 Pro 14 | 5 comments

Lepší rozhodování díky GTD kontextům

Metoda GTD přináší do naší sebeorganizace několik námětů na změnu pohledu provádění pracovních či osobních úkolů. Jedním z nejčastějších “překvapení” jsou kontexty. Jedná se o atribut úkolu, kterým definujeme, za jakých podmínek jej mohu provést. Obecně kontexty pomáhají v jednodušším rozhodování o tom, do čeho se v budoucnu nebo právě teď pustím, a to díky eliminaci těch úkolů, které jsou v současnosti nerealizovatelné. Nemusím tak procházet dlouhý seznam, ale právě díky kontextům zobrazím skutečně jen ty aktivity, které jsou v danou chvíli relevantní. Výsledkem je, že zvyšuji pravděpodobnost výběru toho skutečně správného úkolu v daný okamžik. Účastníci mých firemních i veřejných seminářů se téměř vždy pídí po tom, jak s kontexty pracuji já (každý z GTD praktikujících lidí má svůj více nebo méně odlišný přístup), případně zda nemám tento postup někde sepsán. Neměl jsem, ale nyní tedy sepisuji a věřím, že přijde k užitku.

Správná věc ve správný čas

Skupiny kontextů

Kontexty v GTDKaždý z úkolů. které mám ve svém GTD systému zavedený a je na seznamu činností, které chci v nejbližší době provést, spadá do jedné z následujících skupin kontextů. Jedná se o jakousi nadřazenou kategorií (nijak si je v úkolovníku neoznačuji, výčet uvádím jen pro přehled).

  • MÍSTO, na kterém musím být, abych se do úkolu mohl ponořit,
  • NÁSTROJ, který potřebuji k provedení nebo
  • OSOBA, s níž musím být v daném okamžiku v kontaktu.

Úkoly získávají kontext ve chvíli, kdy je přemisťuji ze vstupní schránky (inboxu) do seznamu akčních kroků. Nejběžněji se tak jedná o okamžik, kdy během pravidelné denní revize zpracovávám tuto schránku. Jaké konkrétí kontexty v nadřazených kategoriích mám a jak je přiřazuji?

Místo

Skupina popisující lokalitu zahrnuje tři typy kontextů – Doma, Pochůzky a Město.

Kontext Doma dávám ve chvíli, kdy splnění úkolu vyžaduje mou přítomnost v mém bytě v Ostravě. Úkoly “Roztřídit nepořádek ve sklepě”, případně “Navrtat obraz do ložnice” jsou, myslím si, jednoznačné příklady.

Mezi Pochůzky padají úkoly, které mohu splnit ve chvíli, kdy nasednu do auta nebo MHD v Ostravě a vyrazím z jakéhokoliv důvodu do ulic. “Koupit krabice pro úklid sklepa” nebo “Navštívit poštu a vyzvednout zásilky” jsou úkoly, které spadají pod tento velmi užitečný kontext (jak jej využívám, popíšu v dalších odstavcích).

Příznak Město se týká všech úkolů, které chci splnit mimo Ostravu. “Praha: Zajít s XY na kávu a probrat spolupráci v roce 2015” a “Brno: Vyzkoušet kávu v kavárně ABC” atd.

Nástroj

Mezi nástroje, které používám, řadím – Počítač, E-mail a Telefon.

Ve chvíli, kdy potřebuji ke zpracování úkolu počítač, přeřadím úkol do tohoto seznamu. Pravděpodobně nemusím ani naznačovat, že úkoly “Sepsat nabídku pro společnost XY” nebo “Komentovat příspěvek na blogu danielgamrot.cz” jsou úkoly tohoto typu.

Protože rád řeším e-maily v dávkách, mám pro tento typ úkolů vyhrazen speciální kontext E-mail. Odkládám pod něj ty úkoly, které vyžadují návštěvu e-mailové schránky a vytvoření (většinou) stručného e-mailu. Jako příklad mohu uvést “Napsat XY a zjistit, jestli bude naše spolupráce pokračovat i v roce 2015” nebo opakovaný úkol “Odpovědět na e-maily”.

Telefon je zase kategorie úkolů, které obslouží můj smartphone. “Zavolat panu XY a revidovat postupy v GTD” nebo “Zavolat do e-shopu ABC ohledně domluvy na předání zboží” jsou úkoly, které vyžadují mobilní telefon při ruce.

Osoba

Kategorie, která se již dále nečlení – označuji ji jako Agenda. Ve chvíli, kdy chci projít s daným člověkem nebo společností cokoliv osobně (na poradě, jednání, u kávy), přesunu daný úkol do tohoto seznamu s prefixem dané osoby. “Jan Novák: Vyjednat podpis smlouvy na rok 2015” nebo “Pavel Karas: Domluvit se na prodloužení domény” jsou poměrně jasnými příklady.

Kontexty v GTD myšlenková mapa

Jak dále s kontexty pracuji

Zařazením úkolů do kontextových seznamů však práce samozřejmě nekončí (ona vlastně ještě ani nezačala). Důležité je s kontexty, respektive s úkoly následně také pracovat. Konkrétní práce s danými kontexty pak v mém případě probíhá jednak ve fázi plánování týdne (během týdenní revize), ale v podstatě také kdykoliv během pracovního nasazení.

  • DOMA – procházím jej při plánování týdne a jsou-li zde nějaké “domácí úkoly”, specifikuji volný čas, kdy jsem doma, a úkol si poznačím tak, aby se mi objevil v seznamu denních úkolů. Kontext však využiji i v případě, kdy se nečekaně objevím doma a vím, že z pracovní agendy již mám všechny činnosti vyčerpány.
  • POCHŮZKY – stejně, jako kontext Doma, procházím při týdenním plánování kontext Pochůzky. Postup je v tomto případě analogický, jen přemýšlím o svých “výletech” mimo byt a zahrnu do nich i aktivity spojené s tímto seznamem. Jakmile jsem kdekoliv na pochůzkách a mám ještě pár minut či hodin volno, otevřu kontext rovnou v terénu a zjišťuji, zda zde není činnost, kterou bych mohl provést.
  • MĚSTO – toto je velmi důležitá část mého dlouhodobějšího plánování. Úkolů v kontextu Město mám větší množství a jakmile mám domluvené školení nebo implementaci v konkrétním městě, nahlédnu to tohoto seznamu a snažím se domluvit si schůzky nebo návštěvy s tímto městem spojené. Při mém velkém cestovním zatížení mi velmi pomáhá. Také pokud jsem již na místě a dojde například k tomu, že mi odpadne schůzka, nahlédnu do seznamu Město a zkoumám, zda není úkol, který bych rád v tomto městě splnil.
  • POČÍTAČ – pro práci na počítači mám vždy vyhrazen konkrétní časový blok v kalendáři. Do daného bloku pak přichází při týdenním plánování úkoly, které vyžadují tento nástroj. Kontext navštěvuji společně s dalšími také v případě, kdy mám volný časový blok a chci jej věnovat práci (buď jsem zvládl svou naplánovanou část dne rychleji nebo mi například odpadla schůzka).
  • E-MAIL – vždy, když se pustím do vyřizování e-mailové korespondence (2x denně), otevřu také tento kontext a kromě odpovědí na e-maily sepisuji také ty plánované.
  • TELEFON – využívám nejčastěji při přesunech z místa na místo, kdy vyplňuji čas telefonováním s klienty, kamarády nebo rodinou. Otevřu seznam a vyřídím jeden hovor za druhým. Většinou jindy netelefonuji právě z toho důvodu, že při přesunech mám dostatek času na obvolání všech. Výjimku tvoří hovory, na které se potřebuji plně soustředit a dělat si poznámky. Takové si plánuji v rámci denní revize na chvíle, kdy budu moci nerušeně telefonovat.
  • OSOBA – před schůzkou či telefonátem konkrétní osobě otevřu tento seznam a zvýrazním činnosti, které bych rád s tímto člověkem prošel. Používám jej hlavně jako jeden ze zdrojů, který mi výtečně slouží při přípravě jednání. Raději řeším s lidmi více věcí najednou, než abych je zahrnoval řadou drobností dlouhodobě.

Kontext není vše

Práce s kontexty dává člověku k dispozici velmi užitečný filtr, který zjednodušuje plánování i rozhodování ve chvíli, kdy zvažujeme, do kterého úkolu “nad plán” se zrovna teď pustit. Není to však jediné rozhodovací kritérium, ale spíš jeden ze základních filtrů. V případě, kdy se rozhoduji o tom, do kterého z úkolů se pustit, přijdou na řadu také další kritéria:

  • čas, který mám k dispozici
  • kolik mám na to energie
  • jak velký má pro mě úkol smysl a čeho díky němu dosáhnu (práce s GTD perspektivou)

Tři výše zmíněné podmínky jsou pro lepší efektivitu mé práce klíčové. Spousta lidí používá nejrůznější štítky či jiná označení také pro ně, já si až dodnes vystačil s rychlým úsudkem nad seznamem úkolů, které vyfiltruji podle kontextu. Uznávám, že je to dáno také tím, že se v seznamu úkolů snažím držet skutečně ty nejklíčovější aktivity, kterých dnes není mnoho (hodně věcí jsem eliminoval a věnuji naprostou většinu času jen těm nejdůležitějším projektům a záměrům).

Způsob práce s kontexty, který uvádím výše, rozhodně není stoprocentně v souladu s GTD postupy a není aplikovatelný na všechny pracovní pozice či osobní role. Všímám si však, že nejednomu z mých klientů velmi dobře funguje a často díky němu získá zcela jiný pohled na přístup k provádění smysluplných činností. Určitě uvítám komentáře a náměty, jak pracujete s kontexty vy. A pokud se sejde větší balíček takovýchto připomínek, rád je zahrnu do svého článku, případně pokračování.


  • Pingback: Lepší rozhodování díky GTD kontextům | Mít vše hotovo.cz()

  • http://www.robertvlach.cz/ Robert Vlach

    Dane díky za zajímavý článek! Není mi z něj nicméně jasné, v čem a jak jednotlivé kontexty eviduješ? Předem díky za upřesnění, Robert

    • http://danielgamrot.cz/ Daniel Gamrot

      Používám seznamy ve Wunderlistu, který mám jako primární úkolovník. Zde mám seznamy @počítač, @e-mail, @pochůzky a další. Kontext přiřazuji ve chvíli, kdy čistím inbox – přetáhnu úkol do daného seznamu a je hotovo.

  • Miro

    Chcel by som sa ta opytat, este len zacinam s GTD. Mohli by ste mi poradit, stale nemam vybrany nastroj (aplikaciu). Vacsinou zliham na tom, ze mam potrebu vacsine uloh pridat viac ako jeden kontext ale to nieje mozne uz z metody ako takej. Ako rozlisujete priklad, ak mate poslat email osobny alebo pracovny, to iste telefonat a vela dalsich veci. Pride mi logicke ze ked mam poslat mail konkretnej osobe tak chcem mat tontext aj mail aj danu osobu.
    Ako to rozlisujete prosim?
    Dakujem za odpoved

    • http://danielgamrot.cz/ Daniel Gamrot

      Pěkný den,

      tak možnosti jsou dvě – buď nějaký nástroj, který umožňuje štítkování a přiřazení více štítků (Doit.im, Todoist, …), případně vytvořit podkontexty, např. „E-mail práce“, „E-mail osobní“ apod. Já mám osobní i pracovní e-maily na jedné hromádce, ale to vychází z povahy mé práce a rozumím, že ne každému to vyhovuje.

      Kdyby bylo potřeba ještě něco, určitě dejte vědět.

Starší příspěvky:
Pozvánka na workshop Byznysklubu - myšlenkové mapy
Trénink mind maps v Byznysklubu

Mám rád nenápadné smysluplné projekty. Většinou kolem sebe nedělají moc velký rozruch a výsledek bývá skvělý. Jedním z takových fajn projektů

Zavřít