Pět tipů pro plánování úkolů

Posted by Daniel Gamrot |13 Srp 18 | 0 comments

Pět tipů pro plánování úkolů

Napadlo mě představit vám pro mě několik zásadních tipů pro plánování úkolů a aktivit. Toto téma řešíme na všech školeních osobní produktivity, kdy s účastníky neustále hledáme prostor pro zlepšení a zefektivnění jejich každodenních činností. Také jsem se nechal (zcela dobrovolně a s radostí) vyprovokovat knihou Daniela Pinka s názvem Kdy, kterou vydalo nakladatelství Jan Melvil Publishing. Ta se mimo jiné zaměřuje právě na plánování aktivit a na optimální rozložení činností během dne. Nepopisuje to, jak věci dělat, ale spíš ukazuje na to, kdy je dělat. Kdy je nejlepší čas pustit se do té které aktivity nebo úkolu.

V mnoha tématech se s autorem potkáváme a řada věcí, které v knize zmiňuje, jsou perfektně funkční. Ostatně, dle jeho slov staví na stovkách experimentů a studií. Dozvíte se v ní například informace o analýze nálady na sociálních sítích podle použitých emojis nebo to, kdy je nejvhodnější doba pro lékařský zákrok či operaci z důvodu nižší pravděpodobnosti pochybení. Kniha je skutečně plná zajímavých tipů a příkladů a čte se velmi snadno. Za naprosto skvělou věc považuji Manuál krotitele času, který uzavírá každou z kapitol a je plný tipů a dalších kroků, do kterých se můžete okamžitě pustit. Knihu jednoduše opouštíte s tím, že máte vytvořený seznam konkrétních dalších kroků a můžete si načasovat jejich plnění.

V textu níže se zaměřím na dvě zajímavá oblasti – jak najít nejvhodnější čas pro konkrétní pracovní nebo třeba osobní činnosti a jak napumpovat a udržet motivaci pro okamžiky, kdy sice máte super plán, ale ani za mák se vám nechce to jeho realizace a raději pak utíkáte k méně důležité práci nebo prokrastinaci.

To vše jsem rozdělil do pěti pro mě zásadních bodů:

  1. Plánování podle cirkadiánních rytmů
  2. Obnova sil pro udržení energie
  3. Představa o nejhorším výsledku
  4. Motivace v průběhu řešení
  5. Vytvoření plusů pro pozdější mínusy

 

Pojďme na to, tady je mých pět tipů.

1. Plánujte podle cirkadiánních rytmů

První tip je asi nejnáročnější na přípravu, ale ve finále vede k pozoruhodným výsledkům. Určitě jste již slyšeli o cirkadiánních rytmech, jakýchsi vnitřních hodinách, které ovlivňují to, jak během dne fungujete a jak se cítíte. Řada lidí na ně nebere ohled a plánuje práci nahodile bez ohledu na to, jak je jejich tělo nastaveno.

Zásadní zlom nastává ve chvíli, kdy pochopíte své tělo a sehrajete se s ním. Pravděpodobně tušíte, kdy jste nejvýkonnější, nejbdělejší, kdy vám to nejlépe myslí nebo kdy přicházíte na zajímavé nápady. Pokud ano, je to super a můžete se pustit do plánování. Pokud ovšem ne, doporučuji udělat si drobnou analýzu vašeho dne.

S klienty používáme jednoduchou Google tabulku, která nám v tom pomáhá. S její pomocí si pravidelně v hodinových intervalech značíme hodnoty na stupnici od jedné do deseti. Mapovat můžete téměř cokoliv, na začátku doporučuji zaměřit se na fyzickou energii a duševní bdělost. Jsou to dvě základní proměnné, které poté můžete zužitkovat při denním nebo týdenním plánování aktivit.

Cirkadiální rytmy v Google Tabulce

Budete-li se zapisování věnovat řekněme týden, narazíte pravděpodobně na tři základní období dne – výkonnostní špičku, propad a lapení druhého dechu, a to právě na základě vašich vnitřních hodin. Jakmile budete mít analýzu hotovou, zkuste jako další krok udělat to, že si naplánujete nejdůležitější úkol do nejvýkonnějších období. A jednodušší úkoly, jako třeba e-mailovou komunikaci nebo prosté rutinní úkoly, si necháte na období propadu. Pozorujte a uvědomujte si rozdíly oproti dnům, kdy to tak neuděláte. Věřím, že si jich velmi snadno všimnete.

2. Obnovujte síly pro udržení energie

Můj druhý tip se týká udržení energie během dne. Hodně se nám s klienty osvědčilo plánování nejen práce, ale také pravidelných přestávek pro obnovu sil. Když jsme pozorovali nejproduktivnější lidi na různých pracovních pozicích, zjistili jsme, že si dělají pravidelnou přestávku v rozsahu kolem deseti minut každých cca 50-60 minut. Rozhodně se nejedná o dogmatický čas, přizpůsobit si jej můžete podle vlastních preferencí.

Zkuste zařadit i vy pravidelné přestávky do svého harmonogramu, nechte se na ně upozorňovat. Využít můžete připomínky v telefonu, které vám každou hodinu dají vědět, že je čas dát si na chvíli pauzu. Vliv na výkon během dne je dost zásadní. Doporučuji pauzu vyplnit skutečnou relaxací – projděte se, uvařte si kávu nebo čaj, doplňte vodu nebo se jen myšlenkami odprostěte od aktuální pracovní náplně. Odpočívejte v pohybu, pokud to jde, tak na čerstvém vzduchu a na sluníčku.

Nepropadněte kouzlu přestávek, které prožijete na sociálních sítích a kontrolou zpráv. Užijte si tu chvilku, kdy skutečně nemusíte myslet na práci. Vaše tělo se vám odvděčí udržitelnějším výkonem.

3. Představte si nejhorší možný výsledek

Třetí tip – zkuste při přípravách a plánování delších či složitějších projektů postupovat od konce. Daniel Pink ve své knize doporučuje udělat si před startem tzv. premortem analýzu. Jinými slovy – analýzu toho, jak to bude vypadat, když vše dopadne co možná nejhůře to jde. Jedná se o poměrně jednoduchou metodu, jak přijít na to, co vše se může pokazit a nastavit další kroky pro prevenci.

Osobně dělám vždy na začátku školení nebo psaní self-brainstorming na toto téma. Vezmu si xMind, nástroj pro myšlenkové mapy, a postupně do něj zaznamenávám to, co může být v budoucnu špatně. Myšlenkové mapy mi zásadně pomáhají v co nejpečlivější syntéze velkého problému na malé kousky. Jakmile dokončím tuto etapu, přemýšlím, jak potenciálním problémům předcházet. Co mohu udělat pro to, aby nenastaly. A pustím se do práce na jejich odstraňování.

4. Motivujte se v průběhu řešení

Čtvrtý tip se týká průběžné motivace v průběhu trvání projektu. Možná si sami uvědomujete, že motivace a nasazení během práce na dlouhodobější aktivitě klesá zhruba v polovině výkonnost, a to jak vaše, tak vašeho týmu. Abych motivaci co nejvíce nabudil, snažím se vždy optimálně kouskovat práci na dílčí kroky, které si mohu odškrtávat jako hotové, jakmile je dokončím. Nemám ve svém úkolovníku jediný úkol – napsat tento článek. Místo toho jsem zvolil dílčí kroky, jako připravit kostru článku, připravit hlavní myšlenky, sepsat klíčové věci, které chci sdělit, rezervovat si čas, napsat koncept, upravit článek, publikovat jej na blogu… A tak dále.

Ve chvíli, kdy je větší úkol takto rozsekaný, mohu se denně věnovat jednomu drobnému úkolu, který mi nesebere tolik energie, lépe se na něj soustředí a minimalizuji odkládání. Navíc roste má motivace tím, že vidím, jak práce postupně ubývá. Možná znáte tuto techniku pod zažitým pojmem “porcování slona” nebo “salámová metoda”. A ta analogie je více než jasná – štangli salámu sníte nejlépe tak, že ji nařežete na drobné plátky.

5. Vytvořte si plusy pro pozdější mínusy

Poslední tip se plánování dotýká pouze okrajově, ale má na něj pro mě zásadní význam. Jedná se o vytvoření zásobníku pozitivní energie pro okamžiky, kdy se vám moc nedaří a je těžké udržet motivaci a nasazení. Pro tyto účely používán Deník úspěchů. Na každý den mám naplánovaný rutinní úkol, který zahrnuje zaznamenání tří úspěchů dne do speciálního Google Dokumentu.

Do deníku píši cokoliv, na co jsem v daný den pyšný, ať už se to týká práce nebo osobního života. Většinou jsou to tři položky, které klidně obohatím kresbou nebo fotografií pro ještě lepší zafixování vzpomínky. Jednak mi to pomáhá uvědomit si, že jsem daný den prožil skutečně dobře. Navíc se k deníku vracím ve chvíli, kdy se ne úplně daří a mám náladu pod psa. Pročítání pozitivních zážitků ve mě probouzí vzpomínky na ty “skvělé” věci a úspěchy. A ač je to někdy neuvěřitelné, dokáže mě krásně nakopnout k dalším aktivitách a zredukovat negativní energii na minimum.

Tohle byly mé tipy pro lepší plánování. Vybíral jsem je tak, ať alespoň částečně korespondují s knihou Kdy a mám je odzkoušené nejen na sobě, ale také s řadou lidí, se kterými jsem spolupracoval nebo spolupracuji. Pokud se chcete v plánování a dotahování věcí skutečně posunout, doporučuji přečíst si knihu Kdy, určitě to bude super startovní krok. Jednoduše si z ní nebo z bodů, které jsem uváděl já, vezměte maximálně tři tipy, a začněte na nich pracovat.

Použijte metodu porcování slona a dílčích cílů. Udělejte každý den alespoň drobný další krok a pracujte na tom, abyste vaše plány dotahovali do úspěšného konce. Každý drobný krok ovlivní vaši budoucnost. Budu rád, když mi dáte v komentářích vědět, jaké jsou právě vaše tipy pro efektivní plánování, co vám funguje a třeba i to, co nezabralo.


Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Starší příspěvky:
Delegování práce v online světě
Delegujte práci nejen v práci

Během 84000 vteřin, které máte během dne, zvládnete určité množství úkolů. Efektivitu můžete zvýšit mnoha způsoby - zlepšováním se v

Zavřít