Povyšte Gmail na našlapaný komunikační nástroj

Posted by Daniel Gamrot |26 Dub 15 | 15 komentářů

Povyšte Gmail na našlapaný komunikační nástroj

E-mail je pro mě hlavním komunikačním nástrojem. Jelikož jsem během dne těžko k zastižení na telefonu, odkazuji lidi raději na e-maily (nebo konkrétní hodinu, kdy se můžeme telefonicky spojit). Podobně jako spousta dalších uživatelů jsem i já začínal před lety objevováním světa elektronických psaníček prostřednictvím služeb Post, Atlas, Centrum nebo Seznam. Postupně jsem však zakotvil u schránky Gmail, kterou dnes provozuji na Google Apps. O mých e-mailových návycích jsem se rozepsal v populárním článku Jak pracuji s e-maily na blogu. Článek, jak jsem po pár měsících zjistil, inspiroval spoustu lidí ke zjednodušení práce. E-mailovou komunikaci probíráme také na mém GTD školení a já se každý týden přesvědčuji o tom, že jde o téma, která je potřeba řešit.

Jednoduché a funkčně velmi silné webové prostředí Gmail má vše, co potřebuji. Oproti desktopovým aplikacím je lehké, svižné a s možností velmi rychlého vyhledávání. A potom přichází ještě jedna velmi důležitá vlastnost – možnost rozšíření doplňky, které můžete propojit s Gmailem a umožní vám posunout e-mailovou komunikaci o třídu výš. A právě toto může být jeden z krůčků, který podniknete na cestě za efektivnější e-mailovou komunikací.

Rád bych vám dnes představil některé z nich – konkrétně ty, které dnes využívám pro efektivnější práci s e-mailem, jeden, který mě zaujal v popisu a hodnocení a potom ještě CRM Streak, jež bych rád vyzkoušel v budoucnu (budu rád, když mi napíšete, máte-li s ním zkušenosti, jak jste spokojeni). Určitě si všimnete, že v mém seznamu chybí některé velmi populární služby, jakými jsou Boomerang for Gmail, Assistant.to a další. Důvod je prostý – ani po pečlivějším zkoumání jsem jim na chuť nepřišel nebo je prostě nevyužiji.

Gmail Offline – řešte e-maily i bez připojení k internetu

Již dávno není aktuální pravidlo, že s Gmail schránkou bez internetu pracovat nelze. Gmail Offline nedělá nic jiného, než že zpřístupní vaše zprávy navzdory nepřítomnosti internetu a stejně tak vám umožní je tvořit.

Gmail Offline

Gmelius – nastavte si prostředí podle sebe

Gmelius umožní konfigurovat vzhled a chování Gmail prostředí tak, jak vám nejvíce vyhovuje. Umí skrýt hlavičky i patičky, odstranit reklamy či posuvníky, rozbalit celý seznam štítků a nabízí spoustu dalších vychytávek.

Gmelius

KeyRocket for Gmail – učte se za pochodu

Službu možná znáte jako nástroj, který vás během používání kancelářských aplikací učí zefektivnit práci s nimi. Podobné možnosti má také v prostředí Gmail, kdy vám postupně odhaluje náměty na rychlejší práci s e-maily. Rozhodně si KeyRocket nainstalujte, jedná se totiž o jednoduchou a nenásilnou formu zlepšování práce s denně využívaným nástrojem.

KeyRocket pro Gmail

Batched Inbox – nechte si posílat e-maily v dávkách

Chcete nerušeně odpovědět na všechny e-maily a máte, stejně jako já, při příchodu jakékoliv nové zprávy do doručené pošty a s narůstajícím číslem 1, 2, 3… (nepřečtené zprávy) nutkání podívat se co se děje? Vyřeší to za vás Batched Inbox. Služba má za úkol dát vám prostor pro řešení e-mailů a v intervalech (hodinových nebo denních) vám doručí všechnu poštu naráz. Já mám například nastaveno zasílání vždy v 17h, kdy na mě vypadne těch 50-100 e-mailů a já vím, že se jim večer budu věnovat. Pokud byste však skutečně potřebovali některý z e-mailů ihned (různé potvrzení o zakoupení jízdenek, hotelů, potvrzení založení online účtů a podobně), není problém kdykoliv navštívit skrytý štítek BatchedInbox a potřebný e-mail z něj vylovit.

Batched Inbox

Rapportive – propojte se s klienty

Naprostá povinnost pro online sociálně pozitivní lidi s offline dopadem. Po jeho instalaci doplní stávající prostředí také lišta v pravé části, která vám zprostředkuje informace o kontaktu a rovnou nabídne například propojení na LinkedIn (ano, včetně možnosti vepsání vlastní zprávy), zobrazí společné kontakty, umožní nahlédnout i na další identifikační kontaktní údaje. Skvělé pro úvodní zobrazení informací o odesílateli, pokud jej neznáte.

Rapportive

Evernote Web Clipper – ukládejte e-maily do Evernote

Tento skvělý doplněk jsem již několikrát vychvaloval na našem portálu LifeNotes a stále jej považuji za povinnou součást každé instalace Evernote, který se tématem Evernote zabývá. O co tedy ve zkratce jde? Web Clipper je doplněk, který slouží primárně k ukládání webových výstřižků. Má však také jednu doplňkovou funkci a tou je možnost velmi rychle a jednoduše uložit vybrané zprávy z e-mailové konverzace během několika vteřin do Evernote. K čemu to je dobré? Pošle-li vám někdo popis, instrukce, dokument či smlouvu do e-mailu, stejně jako když chcete do Evernote jednoduše vložit potvrzení o ubytování, letenkách nebo jízdenkách, je Web Clipper pomocníkem, který vám ušetří čas (a někdy i energii) – stačí pár kliknutí a obsah máte jako poznámku ve svém archivačním systému.

Evernote Web Clipper

Unroll.me – pryč s nechtěnými e-maily

Základem práce s e-mailovou komunikací je eliminovat e-mailovou komunikaci, která vás nezajímá. Prvním krokem může být služba Unroll.me, díky které se můžete během několika vteřin odhlásit z desítek (či stovek) nechtěně odebíraných newsletterů. Jistě uznáte, že odhlašovat se postupně z každého z nich je nesmyslné a neefektivní, proto nabízí Unroll.me skupinové odhlášení – jen se připojíte ke svému účtu, patřičně označíte, co vás již nezajímá, a o zbytek se již postará Unroll.me.

Unroll.me

MailTrack – sledujte odeslané e-maily

Znáte to – pošlete někomu e-mail a čekáte na odpověď, která ani po měsíci nepřichází. Zavoláte a ptáte se, co se děje, zda e-mail dorazil v pořádku. A adresát odpoví, že žádný e-mail nedostal. Stát se to samozřejmě může (jaká je však pravděpodobnost)? MailTrack odhalí, jak to ve skutečnosti bylo – umožňuje totiž sledovat cestu e-mailu, doručení do schránky, stejně jako to, zda jej dotyčný přečetl či nikoliv. A dokonce kdy konkrétně si jej přečetl (pokud si jej přečetl).

MailTrack

Gmail Meter – měřím, měříš, měříme

Čím více e-mailů pošlete, tím více jich dostanete. Jaký je však tento poměr? Ukáže vám to v pravidelných reportech Gmail Meter, který vám bude pravidelně zasílat nejen informace o přijatých a odeslaných e-mailech, ale také nejčastější odesílatele (můžete si to s nimi vyříkat nebo se na ně soustředit ve chvíli, kdy skutečně přehlcují vaši e-mailovou schránku), dny, kdy vám e-mailových zpráv přijde nejvíce, stejně jako konkrétní hodiny, kdy se růst ukazatele počtu nově příchozích zpráv téměř nezastaví. Gmail Meter je perfektní služba pro analýzu e-mailové komunikace a velmi často ji používám s klienty a účastníky školení, kteří mají pocit, že právě e-mail je jednou z jejich největších brzd.

Gmail Meter

Find Big Mails – jak na žrouty e-mailového místa

Když už jsme u toho čištění e-mailové schránky, rozhodně bych se rád zmínil také o službě Find Big Mails, která by měla najít e-maily, které vám užírají nejvíce prostoru. Službu jsem doteď nevyzkoušel, neboť s tím až tak velký problém nemám a po registraci mi bylo nabídnuto, že pokud ji chci využívat, budu muset nabídnout nějaký ten dolar na oplátku.

Find Big Mail

A proto má otázka zní – zkoušeli jste někdo tuto službu? Případně znáte nějaký alternativní postup, jak získat podobný výsledek?

Streak – CRM uvnitř Gmail

Už jste slyšeli o Streak? Myšlenka, že bych svůj systém, ve kterém eviduji komunikaci, přeměnil na CRM systém, je pro mě velmi lákavá. Již dva měsíce pracuji s Insightly a stále si nemohu zvyknout na to, že mám “další nástroj”. Věřím, že Streak by mohl mou situaci rozlousknout – e-mailovou schránku totiž navštěvuji denně a věřím, že bych tak odboural tento blok. Pokud se mi to podaří, určitě se můžete těšit na recenzi. Máte s ním zkušenosti? Dejte mi určitě vědět.

Streak for Gmail


15 comments

  1. Zaujalo mě rozšíření Gmail Offline. Nebyla by nějaká aplikace na tablet s Androidem na podobném principu? Při vyhledávání klíčového slova offline jsem nic nenašla, ale třeba někdo něco používáte… Díky za tipy.

      1. Myslíš – zobrazovat Gmail v prohlížeči tabletu? Stejně nemůže pracovat offline. Nebo ano? Protože aplikace (speciální od Google pro Gmail) mi tohle nenabízí, nebo blbě hledám ;)
        Líbilo by se mi, kdybych si v tabletu mohla zobrazit emaily, odpovědět na ně a odešlou se, až když se připojím k wifi.

        1. Měl jsem za to, že když nainstaluješ aplikaci od Google (Gmail), tak má i offline. Už jsem s ní dlouho nepracoval.

          Každopádně Mailbox mi prohledává i offline zprávy. A je to dlouhou dobu mnou nejoblíbenější multiplatformní klient pro e-maily na mobilních zařízeních (v omezeném, ale dostačujícím množství.

          1. Dobrý den, outlook off-line neumí, že? Snažím se přejít na G-mail, ale stále se mi nedaří, táhne mě to do dělání složek- zvyk z outlooku, což je na prd….někde jsem u vás četla pouze 4 složky a vystačíte si? Je to tak?

          2. Pěkný den i Vám, “offline” myslíte ve smyslu ukládání pošty nebo přepnutí do stavu, kdy se nebude doručovat/odesílat pošta?

            Složky jsou hodně subjektivní, záleží na tom, na co je využíváte. Pro mě jsou zbytečné, pouze zdržují (podobně jako naprostou většinu lidí). Stačí vědět, co hledám, a v Google Emailu i MS Outlooku to najdu přes fulltextové vyhledávání, je to tak rychlejší a pohodlnější.

    1. Dobrý den, použitelné to je, myslím si, že má i svou kvalitu, nicméně jsem zůstal u Insightly. Ve Streak jsem se občas mírně ztrácel, ale za to může minimální praxe. S trochou času by to určitě šlo lépe.

  2. Dobrý den Danieli, jakou máte zkušenost s MailTrackem, když posíláte mail několika lidem zároveň? Je rozepsáno, kdo to již četl a kdo ještě ne? Nebo jak to funguje? Děkuji

    1. Evelíno, MailTrack ve verzi zdarma, kterou používám já, pouze ukáže, že byla zpráva přečtena. Pro funkci, kterou popisujete, je potřeba provést placený upgrade (cena je $4 za měsíční provoz).

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Starší příspěvky:
Automatizace s IFTTT
Automatizace práce prostřednictvím IFTTT

Včera jsem se zúčasnil akce Mobilní firma, kterou spolupořádal Know How Klub. Moc mě potěšila nabídka na uspořádání čtyř krátkých workshopů

Zavřít