Produktivní minimum pro e-maily v MS Outlook

Posted by Daniel Gamrot |05 Led 16 | 32 komentářů

Produktivní minimum pro e-maily v MS Outlook

Ve svých článcích Jak pracuji s e-maily a Povyšte Gmail na našlapaný komunikační nástroj jsem několikrát zmíníl, že jako nativního e-mailového klienta používám webové rozhraní Gmail. Je to jednoduše velmi kvalitní klient, který mi navíc umožňuje rozšířit prostředí a funkce díky hromadě dostupných doplňků. A tak se vám nadpis tohoto článku může zdát poněkud… Zvláštní?

Ano, hledám v posledních dnech také jednoduché, ale funkční nastavení aplikace MS Outlook. Hlavně na firemních školeních osobní produktivity a workshopech o efektnivní e-mailové komunikaci se setkávám s tím, že ačkoliv je Outlook v mnoha případech hlavním pracovním nástrojem, účastníci jej umí používat pouze na nejzákladnější úrovni. Vím, že najdete-li si chvilku času na studium funkcí a možností, můžete si díky němu zpříjemnit chvíle trávené e-mailovou komunikací a výrazně zvýšit svou osobní produktivitu. Hodně lidí jej odsuzuje, neboť se jedná o poměrně mocný a na první pohled složitý nástroj. A ano, je – v tom je jeho síla i slabina. Je velmi těžké popsat nadšení a pozitivní reakce každého, komu ukážu, co všechno Outlook umí.

Dost bylo úvodu. Co vás čeká v následujících odstavcích? Popíši, jak jsem si přizpůsobil Outlook pro rychlejší a přehlednější správu e-mailové komunikace. Část z tipů, které si pročtete, prezentuji také na svých školeních – získáte tak během pár minut část z toho, co skutečně funguje – ověřeno v praxi ve firmách i u jednotlivců. Jakmile toto nastavení vyzkoušíte, zjistíte, že čas trávený organizací e-mailů můžete zkrátit klidně na polovinu.

Otevřete si svůj Outlook a pojďte si jej nastavit se mnou. Bude to chtít trošku času, ale věřte mi – rychle se vám to vrátí (obzvláště, pokud jste s nastavením Outlooku ještě nekoketovali). Všechny příklady jsou uvedeny na verzi 2016, nicméně jsou snadno přenositelné i na starší verze. Pokud byste si s některými nastaveními nevěděli rady, napište do komentářů, pomohu vám.

Buďte pánem, ne otrokem

Pojďme na první základní opatření. Nepracujete-li na oddělení podpory a nemusíte na každý e-mail reagovat do několika minut, vypněte si upozornění na příchozí e-maily. Outlook je jedním z nejlepších nástrojů pro vyrušování – umí hned tři upozornění na jeden e-mail. Tak mu to zakažte! Proveďte základní opatření – přestaňte reagovat na to, že se vám zrovna teď někdo pokusil sepsat své myšlenky do e-mailu a Outlook má obrovskou touhu informovat vás o tom.

Jak na to? Běžte do sekce Možnosti > Pošta, kde najdete sekci Doručení zprávy. Mé doporučení? Vše vypněte.

Samozřejmě se může stát, že chcete eliminovat 90% všech vyrušení, nicméně je pro vás důležité sledovat např. upozornění od určitého člověka (případně varovná automatická upozornění z různých systémů). I toho o můžete docílit – prostřednictvím pravidel a upozornění.

Jak na to? Běžte do sekce Spravovat pravidla a upozornění, kde klikněte na Nové pravidlo.

 

Zvolte Použít pravidlo pro přijaté zprávy a klikněte na Další >.

Zvolte od: osoby nebo veřejná skupina a ve spodní části klikněte na odkaz, kde nastavíte všechny kontakty, od kterých si přejete dostávat upozornění. Pokračujte kliknutím na Další >.

Nastavte zastavit zpracování více pravidel a zobrazit upozornění na ploše a klikněte na Další >.

V dalším okně můžete nastavit výjimky. Nastavení nechám na vašem uvážení.

V posledním okně pojmenujte pravidlo, aplikujte jej na všechny účty a uložte přes Dokončit.

Vytvoření nového pravidla jen potvrďte kliknutím na OK.

Rovněž zvažte, můžete-li si to dovolit, že aktivujete offline režim po většinu dne. Outlook bude standardně fungovat, jen vám nebudou chodit nové e-maily nebo poznámky. Bude se chovat podobně, jako když jste odpojeni od intenetu – jeho offline funkcí budete moci bez problémů využívat. Hodí se to třeba kvůli správě kalendáře, kontaktům, vyhledávání v historii e-mailů apod.

Jak na to? Běžte do záložky Posílání a příjem a klikněte na Pracovat offline.

A teď trošku sumarizace. V čem vám tato opatření pomohou? Správně – prostě potlačíte vyrušení, kterých už tak máte během dne až až. Samozřejmě nikdy neeliminujete všechna, nicméně proč se nezbavit alespoň těch, která můžete ovlivnit? Tak s chutí do toho – udělejte z Outlooku svého „služebníka“.

Klávesové zkratky

Rozhodně stojí za to naučit se také základní klávesové zkratky. Ušetří vám z každé akce cca 1 vteřinu, což na první pohled není mnoho, nicméně věřte, že za rok to dělá pěkných pár hodin.

Pro začátek postačí, když se zaměříte na ty, které spouští nejpoužívanější akce. Vybral jsem pro vás tyto:

Reakce na e-maily

  • CTRL+SHIFT+M – nový e-mail
  • CTRL+R – odpovědět
  • CTRL+SHIFT+R – odpovědět všem
  • CTRL+F – přeposlání e-mailu

Vyplnění adresáta, CC a BCC

  • ALT+U – přidání adresáta do pole „Komu“
  • ALT+I – přidání adresáta do „Kopie“
  • ALT+K – přidání adresáta do „Skryté kopie“

 

Odesíláte-li e-mail, neklikejte na Odeslat, ale naučte se CTLR+ENTER.

Podobných klávesových zkratek je samozřejmě spousta. Většinu z nich najdete na speciální webové stránce věnované právě klávesovým zkratkám pro Outlook. Jakmile si osvojíte ty uvedené výše a začnete je používat zcela automaticky a bez váhání, rozhlédněte se po dalších. Opět se zaměřte na ty akce, které se ve vašem případě nejčastěji opakují.

Příprava prostředí

Notifikace máte vypnuty (případně adekvátně nastaveny), již víte, že pro produktivní využívání Outlooku je fajn znát základní klávesové zkratky. Pojďme se nyní pustit do přípravy prostředí, díky kterému bude zpracování e-mailů mnohem efektivnější.

Vytvoření základních složek

Spousta uživatelů MS Outlook se dříve nebo později dostane k rozhodování, kolik složek si vlastně vytvořit a jaké by to měly být. Jsem v tomto poměrně striktní a jsem přesvědčen o tom, že téměř každému vystačí pár složek rozdělených podle stavu zprávy. Vyzkoušejte mou strukturu a zkuste si položit otázku, zda ta vaše není až příliš komplikovaná a nezdržuje vás v práci (uznávám, že výjimky se určitě najdou). Jak struktura vypadá?

  • složka Doručená pošta – pro nově příchozí zprávy
  • složka Vyřešit – pro zprávy, na které chcete odpovědět v čase, který k tomu máte určený (většinou odpovídám na konci pracovního dne nebo na konci týdne – blíže to popíši v sekci o třídění pošty)
  • složka Přečíst – pro zprávy, které chcete přečíst, a jsou delší nebo se na ně potřebujete soustředit
  • složka Archivováno – pro zprávy, které aktuálně nepotřebujete, ale mohou se vám hodit pro dohledání informací z minulosti; v Gmail účtu mám pro tento účel automaticky vytvořenou složku Všechny zprávy
  • složka Odstraněná pošta – pro zprávy, které již nepotřebujete

Složky máte, dále doporučuji vytvořit si barevné kategorie, které budeme používat u složky Vyřešit. Kategorie budou označovat prioritu zprávy. V mém případě takto rozděluji zprávy podle toho, kdy na ně chci odpovědět.

  • kategorie .Urgentní – pro odpovědi do 24h
  • kategorie .Co nejdříve – pro odpovědi do konce pracovního týdne


Jak na to? Klikněte v záložce Domů na Zařadit do kategorií a Všechny kategorie.

Zde si vytvořte dvě nové kategorie, které uvádím v popisu – .Urgentní a .Co nejdříve – barvy si nastavte dle libosti a uložte kliknutím na OK.

Nastavení složek a kategorií jsme zvládli. A protože je přesouvání myší a jednotlivé označování zpráv poměrně zdlouhavé, pohrajeme si ještě trošku s tzv. Rychlými kroky a každému z nich přiřadíme klávesovou zkratku. Rychlé kroky jsou funkcí Outlooku, díky které můžete jedním kliknutím (případně definovanou klávesovou zkratkou) zařídit, že zprávu označíte jako přečtenou, přiřadíte jí kategorii (např. .Urgentní) a zároveň ji přesunete do požadované složky (např. Vyřešit). Jaké rychlé kroky doporučuji nastavit?

  • rychlý krok Vyřešit – urgentní – složka:Vyřešit + kategorie:.Urgentní + označit jako přečtené
  • rychlý krok Vyřešit – co nejdříve – složka:Vyřešit + kategorie:.Jakmile to bude možné + označit jako přečtené
  • rychlý krok Přečíst – složka:Přečíst + označit jako přečtené
  • rychlý krok Archivovat – složka:Archiv + odebrat všechny kategorie + označit jako přečtené

Jak na to? V záložce Domů klikněte v sekci Rychlé kroky na Vytvořit nový.

Nastavte si rychlý krok podle obrázku. Vyplňte název, vyberte akce (přesunutí do složky Vyřešit, přiřazení kategorie .Urgentní a označení zprávy jako přečtené. Nezapomeňte také vybrat klávesovou zkratku pro rychlejší zpracování pošty. U ostatních rychlých kroků postup opakujte, jen volte vhodné nastavení, viz obrázky

 
 
 
 

Výsledné nastavení rychlých kroků vypadá takto.

Možná vám nevyhovuje pořadí kroků, proto jej změňte. Klikněte na šipku dolů a poté na Spravovat rychlé kroky, kde si můžete pořadí prostřednictvím šipek libovolně měnit.

 

Pokud vám nevyhovují standardní ikonky, klikněte u pravidla, kde ji chcete změnit, na Upravit a poté na ikonku. Vyberte si z nabídky nebo zvolte libovolnou vlastní.

Výsledné nastavení pak vypadá takto.

Jak se strukturou a nastavením pracovat

Nastavení, která můžete v Outlooku realizovat, je mnoho. Výše popsané je skvělý základ pro rychlé zpracování a přehlednou organizaci e-mailových zpráv. Pojďme si nyní říct, jak s ní pracovat. Doporučuji dodržovat tento postup:

  1. Mějte harmonogram pro kontrolu a odpovědi na e-maily = neřešte je nahodile, jak vás napadne. Tím, že vypnete upozornění na příchozí e-maily nebo se přepnete do offline režimu, odstraníte některé podněty, které vás neustále nutí koukat do doručené pošty.
  2. Nacvičte si a používejte pravidlo 4D pro zpracování příchozí pošty

    • Odstraňte (Delete) během zpracování vše, co nebudete potřebovat – newslettery, informační zprávy… Cokoliv.
    • Odpovězte (Do) na všechny e-maily, u kterých vám sepsání odpovědi a odeslání zabere méně než 2 minuty. Pokud chci, aby mi adresát odpověděl a chci si to pohlídat, použiji kategorii Čekám na ve svém Todoistu (viz další bod o Delegování).
    • Delegujte (Delegate) e-maily, které nepatří vám. Jednoduše je přepošlete (pamatujete si ještě klávesovou zkratku?) na zodpovědnou osobu. Pokud si chcete pohlídat, že vám zodpovědná osoba pošle odpověď, mám na to jeden trik – používám složku Čekám na v mém úkolovníčku Todoist, o kterém jsem psal před nedávnem v článku Todoist: Úkoly a projekty pod kontrolou. Jak to funguje? Jednoduše do skryté kopie odeslaného e-mailu vložím speciální adresu, kterou mi Todoist vygeneroval pro můj Inbox projekt. Jakmile e-mail odešlu, vytvoří se právě v Inboxu úkol, který se jmenuje stejně jako předmět e-mailu a do poznámky se zkopíruje jeho obsah. V rámci denní revize pak nastavím novému úkolu zodpovědnou osobu, patřičné štítky a termín, kdy chci zkontrolovat doručení odpovědi. Pokud zodpovědná osoba neodpoví, zahájím fázi urgování.
    • Odložte (Defer) do složky Vyřešit, pokud nemůžete provést ani jeden ze tří předchozích kroků. K odložení slouží právě rychlé kroky, které jsme si nastavili v jedné z předchozích částí článku. Vyřešit – urgentní (klávesová zkratka CTRL+SHIFT+1) používám u těch zpráv, na které chci odpovědět do 24 hodin. Ne vždy se to povede, ale dbám na to. Vyřešit – co nejdříve (klávesová zkratka CTRL+SHIFT+2) pak dávám těm zprávám, které počkají do konce týdne. Na e-mail, které jsou označeny kategorií .Urgentní pak odpovídám na konci každého dne, na ty s kategorií .Co nejdříve pak většinou na konci pracovního týdne. Zprávy, u kterých nevím, zda na ně budu odpovídat, ale ještě jsem je nepřečetl, přesunuji přes rychlý krok Přečíst (klávesová zkratka CTRL+SHIFT+3) do stejnojmenné složky. Procházím je vždy jednou denně.
  3. Udržujte Zero Inbox – mějte v Doručené poště pouze ty zprávy, které jste ještě neotevřeli. Zamezíte tak neustálému procházení e-mailů a přemýšlení o tom, na co všechno jste zapomněli, když se potřebujete soustředit na práci.

 

Pokud nechcete e-mail odstranit, vyřešit do 2 minut, delegovat ani odložit, přesuňte jej do Archivu (rychlý krok Archivovat – klávesová zkratka CTLR+SHIFT+4). Ne, většinou nepotřebujete archivovat e-maily ve více složkách a vystačíte si s touto jedinou. Proč? Protože je i tak dokážete velmi rychle najít a právě zbytečnou organizací ztrácíte velmi často cenné vteřiny.

Hledáme e-maily

Chápu, že hledat v Outlooku asi umíte. Co však víte o syntaxi, kterou Outlook pro vyhledávání nabízí? Právě z toho důvodu, že má Outlook skutečně skvělé vyhledávací nástroje, není nutné poštu složitě třídit a organizovat. Vystačíme si s jedinou složkou Archivovat, případně se složkou, ve které se nám hromadí odeslané zprávy.

Doporučuji naučit se pro zahájení hledání používat klávesovou zkratku CTRL+E. Díky ní skočíte během krátkého okamžiku do pole, ve kterém již stačí jen zadat ten správný vyhledávací dotaz. Klidně však použijte klikací metodu (panel hledání se vám zobrazí poté, co skočíte do pole hledání).

Pokud přece jen máte podobnou zálibu jako já a chcete z hledání skutečně vytěžit co nejvíce, doporučuji nastudovat alespoň základní formát dotazů.

  • Outlook školení – najde e-maily, které obsahují kdekoliv slova „Outlook“ nebo „školení“
  • „Outlook školení“ – najde e-maily, které obsahují kdekoliv přesné slovní spojení „Outlook školení“;
  • Outlook AND školení – najde e-maily, které obsahují kdekoliv v textu nebo předmětu jako slovo „Outlook“, tak slovo „školení“

 

Víte co? Základ máte připravený! Je funkční a ověřený. Naprosto chápu, že každý z vás má již systém vlastní, kterému věří a funguje mu. Tak se jej držte a obohaťte jej o některé z prvků, které jsem popisoval.

Implementovali jste alespoň jednu změnu popsanou v článku? Pokud ano, napište mi do komentářů která to byla. A klidně připište, zda byste stáli i o další tipy pro nastavení Outlooku.

 


  • boobac

    Děkuji za článek. Kolem Outlooku chodím, ale zatím jsem mu plně nepřišel na chuť takže jsem tipy v článku zatím nepoužil. Jeden z problémů je, že nebere systémové kontakty a kalendář. Dal by se Outlook na OS X nějak nastavit, aby jako adresář a kalendář bral data z icloud (nebo ze systému) na místo svého integrovaného? Nechci mít několik databází kontaktů, kalendářů atd. i kvůli synchronizaci s iPhone.. Díky.

    • Rádo se stalo. Bohužel to podle vyjádření na https://support.office.com/en-us/article/Is-Outlook-2016-for-Mac-compatible-with-Apple-iCloud-c9c67e41-274f-4527-ae5e-ea1003d89fc5 standardní cestou nejde, alternativy jsem nezkoušel.

      • boobac

        Díky za odpověď. Toho jsem se bál, trochu jsem už hledal a řešení jsem nenašel. Je to pro mě tak nepohodlné, že nechám Outlook zatím Outlookem a budu používat něco jiného. Co se týká článku, líbí se mi složky „vyřešit“ a „přečíst“, to asi zkusím zavést i u sebe.

        • Vyzkoušejte, fakt to funguje. Je to jednoduché, ale asi i právě proto funkční.

          • Petra Kotková

            Dobrý večer Dane, chápu dobře tedy to, pokud si nastavím v outlooku off-line – bude to pro mne znamenat, že mi nebudou během doby na kterou to odstavím chodit emaily příchozí, ale odesílat mohu normálně?

          • I takto se to dá nastavit. Popisek k tomu, aby to takto fungovalo, ale nikde nemám. Je to fajn podnět, děkuji.

          • Petra Kotková

            Zdravím, a můžete ho zde přidat příp. mi tedy poslat? Raději bych to viděla na osobní setkání ve Vivě?

          • Až bude, tak ano. Do Vivy cestu nemám, ale klidně od října dál v centru Ostravy. Dejte vědět na e-mail a domluvíme se.

          • Petra Kotková

            Danieli, dá se úprava rychlých kroků a vytvoření základních složek vlastně vůbec provést, pokud mám za x let nastaveno XYZ složek, do kterých stejně přesouvám ručně, nebo pravidla mi nefungují – prostě to neumím?ˇJak to mám provést, nebudu mít v outlooku ještě větší chaos, kdybych to chtěla provést. děkuji za odpověď

          • K čemu složky používáte? V čem Vám pomáhají?

          • Petra Kotková

            Za ty roky mi vedou v většímu a většímu chaosu, ale nevím, jak to udělat teď, když začnu používat to vaše- to se mi mooc líbí, já o tom vím samozřejmě dlouho, ale teď se hrnec naplnil, nicméně o některé emaily nechci přijít, ale zároveň chci složky porušit a nechat jen to vaše, ale nevím, jak se to hromadně anebo vůbec dá udělat? Poradíte mi?

            JInak složky mi pomáhají jen v tom, že přesně když vím, že jdu hledat konkrétní osobu, najedu do složky, ale stejně v X miliónech hledám, takže v podstatě jsou k h…. díky

          • Doporučuji naučit se pořádně vyhledávat, případně používat alespoň Search Folders. Outlook má od verze 2010 fakt dobré vyhledávání.

            Jinak ta migrace na jednu složku je jednoduchá – vytvořte si a vše do ní přesuňte. Původní, nyní již prázdné, složky poté můžete smazat.

          • Petra Kotková

            Danieli, dnešní dopoledne jsem strávila touto prací, akorát se hloupě zeptám, vše jsem přesouvala ručně pomocí „ctrl“, aby to netrvalo příšerně dlouho, nicméně asi nato existuje i jiná rychlejší metoda nebo jsem to dělala správně?

            Prosím ještě o odpověď:
            když takto pojedu dle vašich návodů, což již zkouším, když si dám do vyřešit, kde mám kategorii urgentně, příp. do týdne, tak když pak např. odepíšu na email, tak ten email po odpovědi dotyčnému hodíte do „archivováno“ pomocí zkratek, ano? A ta barevná kategorie tam zůstává např. modrá či červená barva? nebo mám něco špatně nastaveno? Trochu mi to ztrácí pak smysl nebo se pletu?

          • Tak postupně:
            – V podstatě se dají “vyhledat” všechny e-maily a hromadně (CTRL+A) přesunout do jedné složky.
            – Když na e-mail ve Vyřešit odpovím, dávám ho přes funkci Rychlé kroky do složky Archiv. Rychlý krok “Archivace” kromě přesunu obsahuje akci odebrání všech kategorií.
            – Zkratkami myslíte Rychlé kroky? Nebo něco jiného?
            – Wunderlist – nevím, co znamená podsvíceně šedě:)
            – Pro sloučení Google a Outlooku je asi nejlepší rozšíření GSuite for Outlook.

          • Petra Kotková

            Danieli, už funguje dávání dle rychlého kroku – (jsem „pako“ volila jsem čísla z numerické klávesnice, ne nad písmeny a jsme doma- to by vás nenapadlo, co?)
            archivace mi automaticky neodebírá „kategorie“ – modrý, červený štítek? A opět mluvíme oba o stejné složce vytvořené „archivováno“ ne o „Archive“, který je v outlook daný od Microsoftu? Ale i tuto možnost jsem zkoušela a nefunguje????
            zkratkami jsem myslela rychlé kroky – už to tedy funguje – čísla nad pís….
            wunderlist jsem už také rozjela, ale šedě podsvícený – prostě ho něšlo otevřít, ale v outlooku se mi ukazoval- už uděláno- teď ho budu testovat.
            rozšíření GSuite for Outlook – doporučujete mi tedy si stáhnout? Můžete mi přesně ve zkratce napsat, co to vše umí? Je to jako „doodle“?

            Danieli, prosím jaký je největší rozdíl mezi Wunderlistem a Todoist? Kromě toho, že todoist je v angličtině?

            Jsem Osvč a opravdu dělám změny v mnoha věcech, hlavně potřebuji víc a víc zlepšit svou produktivitu tak jako každý, ale důležité je zavést do praxe a ne pořád něco testovat, vás již sleduji dlouhou dobu a to, co děláte se mi líbí. Takže bych to potřebovala určitě dobře donastavit a začít v tom pracovat. Věcí, co člověk musí vše dělat a pamatovat si v dnešní době je šíleně moct, navíc mám prozatím 2 zaměstnání, které do konce snad června 2017 změním na jedno. díky za spolupráci

          • Krásné odpoledne,

            moc rád bych pomohl, ale toto už je opravdu více než jen diskuze pod článkem:) Pokud chcete, domluvme se na Skype nebo Hangout konzultaci, případně se potkejme osobně v říjnu či později.

            Všechny body jsou určitě řešitelné.

          • Petra Kotková

            Zdravím, ráda se sejdu. Dříve nemáte kdy na osobní schůzku? Na skypu kdykoli? PK

          • Napište mi, prosím, na daniel@gamrot.cz. Domluvíme se. Osobně dříve nemohu, jsem do konce září v Asii.

    • Zdenek Malinsky

      Jediný (asi) důvod, proč Outlook na OS X používat se jmenuje MS Exchange Server. Sám jsem to používal v době, kdy jsem ještě neměl Mobile Me (iCloud byl až později), nejprve na iPhone, pak iPadu a posléze i na MacBooku – pošta, kontakty, kalendář úkoly. Dokonce to s iOS pracovalo rychleji a spolehlivěji než s PocketPC/Windows Mobile (později Windows Phone) mob.zařízeními (vše mobilní OS od MS). Exchange Server je fajn, ale pokud se ti za něj nechce platit, nemáš svůj nebo nemusíš mít (firma) a nemusíš o mailu vědět do 2 sekund, co dojde do schránky, asi bych se na předražené Office pro Mac vykašlal a používal jen i Cloud a defaultní aplikace.

      • boobac

        Já kvůli práci musím používat Office, takže mám Outlook „v ceně“. Kvůli Outlooku bych celý Office balík určitě nekupoval..

        • Zdenek Malinsky

          OK. Pokud máte i Exchange Server, používej ho, je to bájo (tady se má Apple ještě dost co učit). Buď na něm měj oboje nebo na něm nech pracovní věci a na soukromé používej iCloud. Záleží na zvyku, potřebě. Ještě jsem si vzpomněl, že Outlook (na win office 2007 nebo 2010) s iOS tak nějak syncovat šel, ale nějak přes iTunes a snad jen pŕes kabel, ale to už je fakt dlouho.

  • Honza Svasek 

    Dobrý den, Dane,
    v rámci antiprokrastinace jsem pracovní email vyhodil jak z nativního klienta na iOS, tak i na MAC. O co mi ale jde, používat outlook stejně na obou platformách. Momentálně aplikuji Zero Inbox – to na iOS jde hravě, tažení doprava si můžu email naplánovat na jiný čas, jaký postup byste doporučoval na macu? Reminder zde sice je, ale stejně se mi pak drží v Inboxu. Použití pravidel? Kategorií?

    • Honzo, za mě by byl princip stejný – doporučuji neodkládat jej SW způsobem a přemýšlet spíš nad tím, jak dostat jeden e-mail na oči ideálně jen jedno (případně dvakrát).

      Můj systém – pokud přijde do Inboxu a já jej chci vyřešit později, přesunuji do složky „Vyřešit“. K té se vracím jednou denně – na konci dne, když už mám hotovo a pracuji na komunikaci. Snažím se reagovat skutečně co nejdříve 24-48h). Pokud jde o e-mail, který nevyžaduje rychlou odpověď (např. různé přihlášky na kurzy a školení apod.), dávám mu příznak pro zpracování na konci týdne.

      Naplánování si e-mailu na jiný čas má podle mě jedno úskalí – e-mail Vás opět vyruší ve chvíli, kdy se to nemusí hodit. Ke složkám přistupujete ve chvíli, kdy chcete, což je velká výhoda. Implementovali jsme tento postup u hodně uživatelů a skutečně málokdy se setkám s tím, že by někomu nevyhovoval (samozřejmě se výjimky najdou).

  • Jakub P

    Jediná věc co mi na Outlooku vadí je, že nativně nepodporuje CardDAV a CalDAV a tudíž neumožňuje synchronizaci a zálohu kontaktů, kalendářů a události s jinými servery, ať už jde o Gmail, iCloud nebo náš firemní server Zimbra. Na toto používám EVO Collaborator doplňek (existuje několik podobných prográmků, ale nakonec jsem skončil u tohoto), který vše toto zvládá. http://pocitace-a-internet.blogspot.com/2015/10/jak-na-synchronizaci-kontaktu-carddav.html

  • Tonda Halla

    Rád se nechávám inspirovat, zrovna bojuji s e-maily a časovou náročností, možná i závislostí… :-)
    Rozhoupalo mě to začít zkoušet Outlook (doteď jsem měl Postbox). Možností a nastavení celkem požehnaně, ale takové zásadní věci jako označit barvou (kategorií) zprávy přes IMAP, archivace dle nastavení IMAP (webmail sám vytváří složky s členěním (např: Archive/2016/03) atd… mě opakovaně nutí Outlook zahazovat a vracet se zpátky. Velmi mě zaujaly Rychlé kroky, více kroků jedním klikem, to je fakt super! Ale jak jsem řekl, Outlook vypadá nepoužitelně…
    Ale konečně konektétní dotaz – jak pracuješ s více schránkami, s více účty? Tutéž rutinu provádíš u každé? Nebo se e-maily přeposílají až skončí v jedné centrální schránce? Přemýšlím jak na to, pracuji totiž pro více organizací (které jsou náplní práce zcela odlišné) a všude mám samostatný pracovní e-mail… Nějaký efektivní tip? :-)
    Díky za články!

  • Pingback: Produktivně s Gmailem - Daniel Gamrot()

  • Martin Kuchař

    Ahoj Danieli,

    díky za super článek. Od tohoto týdne pracuji ve firmě, kde jsme komplet po Microsoftem, tedy jak Exchange, tak ActiveDirectory atd. Tedy mám jako mail klient Outlook případně jeho web rozhraní pod Office 365.

    Nicméně jsem dnes dlouho zápasil s tím, jak se odprostit od zažité práce pod Google Apps a tento článek mi otevřel oči a přidal nový pohled na věc. Složky jsem si nastavil a začínám se v Outlooku konečně rozumně orientovat včetně priorit a organizace.

    Ještě vyzkouším náhradu Trello za Todoist – líbí se mi možnost automatické tvorby notifikace skrze skrytou kopii, to je perfektní. Doteď jsem používal štítkování „Čekám na odpověď“, ale to s sebou neslo i kontrolu dané složky, což mi nevyhovovalo.

    Těším se na další podobné tipy!

    • Ahoj Martine,

      jsem rád, že jsem mohl pomoci. Stále beru Outlook jako nástroj, se kterým lze pracovat efektivně, když víš, jak na to. Před dvěma lety jsme začali v několika společnost měřit rozdíly v době, po kterou lidé čtou, zpracovávají a píší e-maily, před a po konzultacích a školeních a ty výsledky jsou super👍

      Kdybych mohl ještě jakkoliv pomoci, napiš.

      Měj se hezky.

      • Martin Kuchař

        Jo začínám v tom vidět smysl. Udělal jsem si ještě podobnou zkratku CTRL+SHIFT+5 na přesun do složky „čekám na odpověď“ a dávám si denně k úkolu na práci s emaily bod na projití čekajících odpovědí.

        Todoist mi nějak nesedl (tedy nemám tu možnost automatického úkolu skrze skrytou kopii) a jedu v Trellu ve kterém si přetahuji úkoly z různých sloupců do sloupce „Vyřeším dnes“ a chystám si to na konci dne předcházejícího. Jak je hotovo, dopíšu výsledek nebo poznámku a uzavřu. Případně vytvořím navazující úkol a zařadím zpět do sloupce kde byl, pokud na něco čekám apod. Po dnešku jsem viděl velký posun kupředu.

        Pokud máš další podobné tipy, sem s tím – budu jen rád :) Například na školení nebo podobné nástroje, které jste měřili, jak píšeš.

        • Super👍 Tipů mám spousty, na všechny články asi nemá smysl odkazovat, najdeš je tady na blogu nebo obecně přes Google vyhledávání (viz třeba článek pro portál Na volné noze). Školení jsou téměř jen ve firmách v rámci rozvojových programů.

  • Ivo

    Hledám možnost uvést do pravidel k přesunu mailů celou skupinu dle domény, nejen jeden nebo pár konkrétních odesílatelů, tj. např. @microsoft.com. Ale takto zadaní odesílatelé nefungují…

    • A co konkrétně nefunguje? V pravidlech, nastaveních zobrazení i filtrech mám v odesílateli uvedeno „@doména.com“ a vše běží. Před chvílí jsem to ještě prověřoval. Jak máte pravidlo nastaveno?

Starší příspěvky:
Nejoblíbenější články roku 2015

Ačkoliv jsem měl trošku obavy, že mi v loňském roce nezůstane až tak moc času na psaní, opak byl pravdou.

Zavřít