Nejen metoda GTD, ale také další přístupy k osobnímu time managementu zmiňují populární pravidlo 2 minut. Jeho nasazení zdá se býti jednoduchým krokem, který slibuje větší množství splněných úkolů. Ano, toto může být pravda, pokud se pravidlo 2 minut aplikuje správně. Bohužel jsem v za poslední dva roky viděl spousty špatných implementací, které mě vedly k sepsání tohoto příspěvku.

Definice pravidla 2 minut

Snažím-li se od někoho získat definici pravidla 2 minut, většinou získám odpověď ve stylu „Neodkládej úkoly, které ti zaberou méně než 2 minuty, a proveď je okamžitě.“ Je to v pořádku? Ano i ne. Co se stane ve chvíli, kdy během práce na prioritním úkolu dostanu z vnějšího světa podnět, který se jeví jako proveditelná věc a snad bude trvat i méně než dvě minuty, a já se do ní pustím?

Ztráta koncentrace

Denně se necháváme rušit vnějšími i vnitřními vlivy. Zvyšování osobní produktivity si mnoho lidí představuje jako budování systému, kontrolních seznamů, instalaci aplikací apod. Málokdo však na přední příčky žebříčku nutných změn řadí zlepšení soustředění. A právě soustředění významně narušíme v okamžiku, kdy se začneme plně věnovat nahodilému podnětu, aniž bychom přehodnotili jeho důležitost. V tuto chvíli měníme stabilní pozici a stává se z nás „nedobrovolný hasič požárů“. Okamžitě odpovídáme na SMS zprávy, zvedáme hovory, i když nemusíme, reagujeme okamžitým zahájením práce na myšlence, která se zrovna zrodila. Toto si můžeme dovolit pouze v případě, kdy jsme vědomě v roli „dobrovolného hasiče“. Tedy ve chvíli, kdy máme za úkol všechna tato vyrušení okamžitě řešit (příkladem může být pracovník klientské podpory, který v tomto režimu přetrvává téměř celou svou pracovní dobu).

Správná reakce

Jak tedy správně reagovat? Je to prosté:

• Přijde „vyrušení“.
• Já přehodnotím priority – je to skutečně tak důležité, abych tomu skutečně ihned věnoval pozornost?
  • ANO – věnuji se vyrušení.
  • NE – vyrušení si zapíši do vstupní schránky (aplikace, papír…) a pokračuji v rozpracovaném úkolu. Pro lepší přehled o zapisování doporučuji můj článek o zaznamenávání záležitostí.

Krátké rozptýlení, které vyhodnocení vyrušení a jeho okamžitý zápis do vstupní schránky vyvolalo, odvede mou pozornost jen na několik vteřin. Jsem okamžitě schopný vrátit se do stavu plného soustředění na prioritnější úkol.

Kdy pravidlo 2 minut aplikovat

A teď se ptáte – kdy tedy pravidlo použít? Odpověď je – pouze ve chvíli, kdy zpracovávám vstupní schránku. Tento krok nastává v mém případě jednou denně (ve večerních hodinách při denní revizi), nebráním se však vícenásobnému zpracování vstupní schránky během dne za předpokladu, že vás nízká frekvence zpracovávání stresuje a chcete mít situaci více pod kontrolou. Jakmile tedy čistíte svou vstupní schránku, proveďte úkoly, které můžete udělat do dvou minut, ihned. Neodkládejte úkoly na později, ale skutečně se do nich pusťte – zajistíte tak posun v projektu nebo činnosti, které se to týká.

Z drobných vyrušení udělejte „komáry“

Jak jsem uváděl, provádím zpracování schránky jen jednou denně, což přináší drobná úskalí právě v souvislosti s dvouminutovými úkoly – například některé krátké telefonáty večer řešit nebudu. Proto si z těchto drobných aktivit sestavuji balíček o celkovém rozsahu maximálně 30 minut, který si naplánuji na úvodní část druhého dne. Nazval jsem jej pracovně „komáři“ – drobné úkoly, které „obtěžují“ v mém systému, jejich provedení není náročné a posouvají projekty dopředu. Je to skvělý zahřívací program vašeho pracovního dne, kdy se rozcvičíte na následující prioritní důležité úkoly. Podobně jako u badmintonové nebo volejbalové rozcvičky mám tak jistotu, že budu připraven.

Nezapomeňte škrtat

Navzdory tomu, že vám mohou připadat dvě minuty jako krátký okamžik a tedy není viditelný důvod, proč všechny takové úkoly neprovést, nezapomeňte na to, že než zařadíte takové úkol mezi ty, na kterých budete pracovat, je skvělým návykem zeptat se sám sebe: „Proč se do toho mám vůbec pouštět?“ Ano – škrtejte i dvouminutové úkoly. První krok by měla být eliminace zbytečných akcí a to včetně drobných úkolů. Osvojením tohoto pravidla získáte další čas na smysluplnější úkoly.

A nakonec výzva – používáte snad pravidlo 2 minut jinak? Napište mi svůj postup.