Tipy pro zapisování, které zvýší vaši produktivitu

Posted by Daniel Gamrot |15 Čvn 15 | 7 comments

Tipy pro zapisování, které zvýší vaši produktivitu

Chcete zjistit, jak pracovat produktivněji? Přihlaste se na kurz Osobní produktivita a zjistěte za 250,- Kč na hodinu, jak vám může správné zapisování ještě více pomoci v produktivnější práci. Tím to samozřejmě nekončí – představíme si řadu další tipů z oblasti osobní produktivity, které budete moci ihned aplikovat do praxe.

Jednou ze základních myšlenek metody Getting Things Done (GTD) je zaznamenávání tzv. „záležitostí“ do vstupní schránky neboli Inboxu. Jde o princip v mnoha ohledech delikátní – vybudování funkčních vstupních schránek, jejich údržba a vyprazdňování, stejně jako volba optimálního počtu takových sběrných míst je věc, se kterou se řada začínajících praktikantů při budování systému pere. Pojďme se tedy podívat na to, jak zaznamenávání prakticky uchopit.

Co je „záležitost“

Než se pustíme do samotných schránek, považuji za důležité specifikovat klíčový pojem „záležitost“. Téměř každý z nás si zapisuje věci, ke kterým se chce později vrátit. Úkoly, informace, odkazy na články nebo zajímavé weby… Je toho spousta. Automaticky k nám proudí e-maily, SMS zprávy, nepřijaté hovory. Velmi důležitým milníkem v této oblasti pro mě bylo uvědomění si, že vše, co takto zapisuji, ještě není úkol pro budoucí splnění nebo pročtení a proto jej nechci evidovat ve svých seznamech úkolů. Přijde vám to jako hloupost? David Allen popisuje pojem „záležitost“ takto:

„Cokoliv, co jste vpustili do svého psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází a u čehož jste ještě neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“

Měl jsem často potřebu rozhodovat o příchozích záležitostech okamžitě – vytvářet z nich úkoly, termíny, projekty a další konkrétní aktivity. K čemu to vede? Ve chvíli, kdy k nám taková „záležitost“ přijde, rozptyluje nás. Hlava odstartuje přemýšlení o tom, jak s položkou naložíme, kdy ji uděláme, co to pro nás vlastně znamená apod., což je nežádoucí. Není-li příchozí záležitost skutečně něco, co je potřeba provést neprodleně, nechci se na ni soustředit, ale v ideálním případě bych se rád okamžitě vrátil k aktivitě, kterou jsem až do té doby prováděl (priorita).

MŮJ TIP: U příchozích záležitostí okamžitě zvažte, zda se jedná o něco, co je potřeba upřednostnit před aktuálně prováděným úkolem. Pokud ne, zapište ji do vstupní schránky a vraťte se k ní později. Pokud je příchozí záležitost prioritnější (může se stát), zapište si stav rozpracovaného úkolu, případně krátce další kroky, a přesuňte svou pozornost na nově příchozí záležitost.

Vstupní schránky – manuální

Pokud zjistím, že „záležitost“, která si žádá mou pozornost, není prioritnější, je potřeba ji zaznamenat. V tuto chvíli mám několik možností. Rozhodně doporučuji uložit ji do vstupní schránky tak, aby vám i za pár hodin bylo jasné, o co se jedná. Někdo volí celé věty, já upřednostňuji 3-4 klíčová slova, z nichž jedno ve většině případů bývá sloveso (pomáhá později ve snazší orientaci a vybavování). Jak však záležitost zapsat? Existuje několik variant, které souvisí s lidmi, místem a situací, ve které se nacházím.

Pracuji-li na počítači, volím tu nejjednodušší variantu, kterou je poznamenání do vstupní schránky některé z aplikací specializovaných na evidenci úkolů (ovšem pozor, nezaznamenáváme úkoly, ale záležitosti) – Wunderlist nebo Todoist poslouží určitě i ve vašem případě skvěle. Máte-li jinou aplikaci, kterou používáte a funguje vám, rozhodně po ní sáhněte a nic neměňte. Důležité je neřešit, co se záležitostí provedu, pokud není prioritnější, ale pouze ji zaznamenat tak, aby mě při provádění aktuálního úkolu nerozptylovala. Zahrnuje-li má aktuální práce na počítači průzkumy a pročítání webových stránek a článků, volím jako záznamové zařízení aplikaci Evernote, respektive skvělé rozšíření Web Clipper, které dokáže během několika vteřin uložit obsah do vstupní schránky v této službě.

Evernote Web Clipper

Pohybuji-li se někde „v terénu“, sahám většinou opět po specializované aplikaci (Todoist), tentokrát však po mobilním klientovi. V moderních operačních systémech lze každou z aplikací doplnit tzv. widgety, které zrychlují zápis a činí tak vaši vstupní schránku pohodlnější co se používání týče.

Speciální kategorií „záležitostí“, které mě může při mé práci potkat, jsou pak papírové dokumenty, účtenky, podací lístky a další. Ty sbírám do obyčejných plastových složek formátu A4, které s sebou nosím v brašně.

A nakonec přichází ryze papírová manuální schránka a tou je malý Moleskine zápisník. Upřednostňuji ji ve chvíli, kdy jednám s lidmi a jen nerad vytahuji mobilní telefon, případně když přemýšlím nad záměry, projekty a úkoly, což mi jde mnohem lépe s papírem než počítačem.

Evernote Moleskine

MŮJ TIP: Aktuálně pracuji se čtyřmi typy manuálních vstupních schránek – úkolovník (Todoist), archiv (Evernote), plastové složky a papírový zápisník. Doporučuji – zamyslete se nad tím, jaké vstupní informace budete zaznamenávat a podle toho si volte jejich optimální počet. Za důležité považuji, aby byla vstupní schránka pohodlná na využívání a zaznamenání trvalo jen několik vteřin, což napomáhá jejich pravidelnému používání. Nikomu se nechce zaznamenávat, pokud je to těžkopádné a komplikované. Stejně tak je pro jejich pozdější vyprazdňování podstatné, aby jich nebylo mnoho.

Vstupní schránky – automatické

Kromě manuálního zaznamenávání dochází během dne k přílivu dalších „záležitostí“, které nemáme okamžitě pod kontrolou a tudíž není potřeba je neustále řešit. Jaké to jsou a jak s nimi zacházím?

Jednou ze základních jsou e-mailové schránky. Nechávám do nich padat informace během dne a nestarám se o ně. Za naprosto klíčový návyk, který jsem si osvojil, souvisí až s druhým krokem – zpracováním. Tedy – nezpracovávám tyto schránky několikrát během dne, ale soustředím tuto činnost až na vyhrazené chvíle. O tom, jak pracuji s e-maily, jsem se rozepsal v populárním článku Jak pracuji s e-maily – doporučuji k přečtení. Jeden z nástrojů, které mi velmi dobře fungují a nejsou v původním článku zmíněny, je BatchedInbox pro Gmail. Služba dokáže dávkovat příchozí e-maily a vyplivnout je na vás pouze v době, kterou si určíte sami. Nestává se mi tak, že by mě při psaní nových e-mailů rušily nově příchozí zprávy. Dostal jsem díky BatchedInbox e-mailové návyky do ještě lepší rutiny.

Pak přichází na řadu hovory. Jelikož mám během dne někdy řadu nepřijatých hovorů vlivem realizace celodenních školení a vzdělávacích programů pro sebeorganizaci a návraty k seznamu v mobilním telefonu mi nepřijdou efektivní (občas otevřu seznam hovorů a musím přiznat, že se v něm ztrácím), vytvořil jsem si ve službě IFTTT recept, který mi všechny nepřijaté hovory převádí na „záležitosti“ automaticky generované do mé vstupní schránky v úkolovníku. Recept jsem popsal v článku Automatizace práce prostřednictvím IFTTT. Takto vím, že na všechna zmeškaná volání reaguji, i když s drobným zpožděním, vždy, což považuji za slušnost.

SMS zprávy jsou dalším kanálem, kam proudí položky v rámci komunikace, ale rovněž „záležitosti“. Jak postupuji, aniž bych na něco zapomněl? Na SMS reaguji často do několika hodin a vždy, když se v nich objeví něco s charakterem „záležitosti“, zaznamenávám je do vstupní schránky v úkolovníku (většinou zkopíruji text zprávy a vložím jej jako nový úkol do vstupní schránky v úkolovníku). Dobrým krokem může být osvojit si rychlý průlet SMSkami na konci dne během denního zpracování schránek a ujistit se, že zde nečíhá nic, co jsem měl zaznamenat.

MŮJ TIP: Všechny automatické vstupní schránky plní svou roli v podstatě samy o sobě – během dne vyžadují minimální pozornost a já mám jistotu, že pracují za mě. Proto mám minimální touhu je během dne kontrolovat a řešit. Spolehněte se na ně a pokud to neohrozí vaše fungování (ne každý může řešit e-maily a nepřijaté hovory jen několikrát během dne), postupujte klidně podobně.

Cesta záležitosti do vstupní schránky

Výše uvedené vstupní schránky a záležitosti, které do nich zaznamenávám, byly ty nejčastěji používané. Ve skutečnosti je však situací, které se během dnes naskytnou, mnohem více. Rád bych vám alespoň stručně vyjmenoval jednotlivé typy záležitostí a příklady situací, kdy vám může jejich zaznamenávání ušetřit čas.

  • Nový nápad nebo myšlenka -> Todoist (lépe se soustředím na aktuální činnost a nápad mohu o pár hodin vyhodnotit jako hloupost)
  • Potenciální úkol, který mi předal někdo jiný -> Todoist (často na něj ani nedojde, dotyčný si to rozmyslí a já jsem se mohu lépe soustředit na aktuální náplň práce)
  • Potenciální úkol plynoucí z informace v e-mailu -> Todoist (neudržuji záležitosti, které se mohou proměnit na úkoly, projekty nebo záměry v e-mailu, který je pro mě komunikačním kanálem)
  • Záležitost z Twitteru -> Todoist (v IFTTT mám nastaveno, že kdykoliv označím tweet hvězdičkou, vytvoří se mi úkol v Todoist; nepotřebuji tak nic psát nebo kopírovat)
  • Záležitost z dalších sociální sítí -> Todoist (většinou informace kopíruji, přepisuji nebo pořizuji jako screenshot, který zakládám do vstupní schránky)
  • Záležitost z webu -> Evernote (rychlé uložení článků, které si chci pročíst až v době, kdy tomu bude odpovídat mé energetické rozpoložení, je díky nástroji Evernote Web Clipper aktivita, která ušetří několik minut denně a navíc standardizuje uložený webový obsah)
  • Informace v e-mailu -> Evernote (stejně jako v případě, kdy mi do e-mailu přijde potenciální úkol, tak i v případě užitečné informace musí toto „záležitost“ pryč; Evernote Web Clipper umožňuje odeslat e-mail do vašeho Evernote systému)
  • Informace nebo úkoly při jízdě autem -> Evernote (pořizuji výhradně jako zvukový záznam; Evernote nabízí možnost nahrát zvukovou stopu a se tudíž také mým diktafonem s tím, že nepotřebuji žádnou specializovanou aplikaci a minimalizuji tak počet sběrných míst)
  • Vizuální záležitosti, jako jsou letáky, plakáty apod. -> Evernote (pořizuji jako fotografii; Evernote nabízí možnost pořídit poznámku v podobě fotografie)
  • Poznámky z flipchartu nebo tabulí na jednáních a školeních -> Evernote (opět využívám zaznamenávání prostřednictvím fotografií do Evernote)

Výsledek

To, že jsem se naučit zaznamenávat v popsaném duchu, má několik pozitivních dopadů. Nově příchozí „záležitosti“ pro mě jsou jen drobným rozptýlením a okamžité vyhodnocení a zapsání podporuje soustředění se na aktuálně rozpracovaný úkol, což zvyšuje efektivitu práce. Zároveň mám díky dobře vybudovanému systému schránek jistotu, že na žádnou ze záležitostí nezapomenu a minimálně jednou denně se k nim vrátím, abych je zpracoval, což je další z klíčových návyků, které popíši v jednom z dalších článků. Díky tomu mám jednak čistou hlavu, ale buduji tím také důvěru ostatních lidí, neboť ti si mohou být téměř jisti, že se k jejich „záležitosti“ dostanu. Zaznamenávání má obrovský vliv na kvalitu mých výsledků a já mohu každému z vás doporučit – věnujte této zdánlivě triviální činnosti zpočátku dostatečnou pozornost – vyplatí se.


  • Roman

    Dobré tipy. Já používám pro ukládání článků spíše Pocket (nemusím platit Evernote). Jinak se mě stává, že pravidla v IFTTT někdy dlouho trvají než provedou akci nebo dokonce nezafungují.

    • http://www.gamrot.cz Daniel Gamrot

      Pocket je dobrá služba a záleží na preferencích. Časy u IFTTT jsou skutečně různé, nicméně nezažil jsem ještě větší prodlevy. A nefunkčnost byla způsobená čím?

      • Roman

        Těžko říct. Někdy pomohl restart pravidla. Výpadek byl ale opravdu občas.
        Navíc se mě zdá, že články vypadají v Pocketu lépe graficky, někdy to Evernote nezvládá (např. chybí nějaká část). Je ale pravda, že pak nemohu využívat full hledání v textu.

    • http://jansvancara.cz Jan Švancara

      Na ukládání článků by ale mohla stačit i neplacená verze Evernote.

  • Pingback: Pravidlo 2 minut z GTD používáte možná špatně | Daniel Gamrot()

  • Pingback: Denní revize - rituál pro krátkodobou kontrolu - Daniel Gamrot()

  • Pingback: Pravidlo 2 minut z GTD používáte možná špatně | Mít vše hotovo.cz()

Starší příspěvky:
Rozhovor pro MladýPodnikatel
Rozhovor o GTD, sebeorganizaci a dalších tématech

Když jsem před nějakým tím pátkem přijímal pozvání na rozhovor od Jirky Rosteckého, netušil jsem, kolik práce se za něčím

Zavřít