Todoist: Úkoly a projekty pod kontrolou

Posted by Daniel Gamrot |24 Lis 15 | 15 komentářů

Todoist: Úkoly a projekty pod kontrolou

Článek jsem napsal pro skvělý časopis SuperApple.cz.

Pokud chcete zjistit, jak s aplikací Todoist pracovat skutečně naplno, vidět nejrůznější případy užití a léty prověřené postupy, navštivte můj kurz pro veřejnost – Todoist: Úkoly a projekty pod kontrolou. Nejen Todoist, ale také další aplikace pro produktivnější práci, prakticky ukazuji také v nejnovějším videokurzu Digitální technologie pro osobní produktivitu.

Denně pracuji s lidmi, kteří se snaží posunout svou osobní produktivitu na vyšší úroveň. Eliminace zbytečností, vyšší koncentrace na aktuálně prováděný úkol nebo třeba zvyšování důvěry patří k základním tématům. Ještě před 20 lety bylo nemyslitelné, že by nám v tomto mohly pomoci mobilní telefony. Aplikace, které dnes běžně používáme, jsme si nedokázali ani představit. Ať už si myslíte o užitku těchto digitálních technologií cokoliv, jedno je jisté – v roce 2015 je těžké nezavadit o ně na každém rohu. Nejrůznější aplikace nebo gadgety mohou být skvělým pomocníkem, ale také zlým „pánem“. Řada lidí stále velmi těžko hledá cestu k smysluplnému využití a chytrý telefon je pro ně pouze nástroj pro konzumaci obsahu a zdroj zábavy.

A právě z toho důvodu vznikl tento seriál. Rád bych vám ukázal, jak smysluplně lze využívat technologie pro zlepšení osobní produktivity. Jak udělat z iPhone, který nosíte v kapse, digitálního pomocníka, díky kterému vzroste vaše produktivita, přestanete zapomínat a začnete se lépe soustředit na práci, kterou chcete udělat. Jak prostřednictvím vychytávek ve vašem MacBooku zvládnete pracovat s lepšími výsledky.

Todoist - skvělý pomocník pro práci s úkoly
Todoist

V úvodní části tohoto seriálu bych vám rád představil aplikaci, díky které budete mít k dispozici kdykoliv a kdekoliv vše, co čeho se chcete pustit. Správně, řeč je o evidenci úkolů, projektů, cílů nebo třeba delegované práce. Za ty roky, co se osobní produktivitě věnuji, jsem narazil na řadu jednoduchých i velmi pokročilých nástrojů. Poslední roky jsem však zakotvil (s menšími přestávkami pro testování konkurence, na kterou přijde řada v dalších dílech seriálu) u Todoist. Jednoduchý, avšak vysoce funkční úkolovník si našel stálé místo v mém portfoliu digitálních pomocníků a stejně tak okouzlil řadu mých kamarádů i klientů. Pojďme se tedy podívat na to, co může přinést i vám.

Funkce aplikace Todoist
Funkce aplikace Todoist

Zapisujeme informace

Zaznamenání téměř jakékoliv záležitosti je pro mě nepostradatelnou funkcí, která rozhoduje o tom, jak pohodlně se mi nástroj používá. Todoist vám umožní zaevidovat skutečně téměř jakoukoliv informaci. Zvládne zaznamenat myšlenky, které vás v průběhu dne napadnou, do tzv. Inboxu – vstupní schránky, která je odkladištěm pro vaše nápady. Plnit tuto schránku můžete z různých zdrojů. Samozřejmostí je textová poznámka pečlivě vyťukaná do klávesnice vašeho MacBooku či iPhonu, u toho však Todoist nekončí. Nabízí totiž také možnost přeposlat si e-mail na speciální e-mailovou adresu vašeho Inboxu, díky čemuž se z e-mailu stane úkol. K dispozici máte také rozšíření webového prohlížeče, prostřednictvím kterého si uložíte odkaz na libovolnou stránku, ze které pro vás plyne nějaká povinnost (např. nastudování si informací z onoho webu), a to jedním kliknutím na tlačítko rozšíření.

Zápis úkolů do Todoist
Zápis úkolů do Todoist

Pro zaznamenání záležitosti ve vašem mobilním zařízení, tedy v iPhone nebo iPadu, můžete využít také speciální widget, díky kterému bude její vytvoření ještě jednodušší. Všechny položky, které zapíšete, jsou synchronizovány napříč všemi vašimi zařízeními a máte je tedy k dispozici skutečně odkudkoliv.

Nastavujeme vlastnosti úkolů

Každá z položek, které zaznamenáte, pak může mít různé atributy. Todoist zcela zapadá do konceptu moderních aplikací pro evidenci úkolů a nabízí řadu možností. Každému z úkolů můžete přiřadit termín, ve kterém je potřeba mít hotovo. Todoist i v této části funguje velmi chytře, neboť termíny není potřeba evidovat pouze výběrem konkrétního data z kalendáře, ale lze využít i tzv. „Human dates“ – zadáte-li do pole s termínem výraz „Every Tuesday and Thursday“, vytvoří Todoist opakovaný úkol, který je potřeba splnit vždy v úterý a ve čtvrtek.

Vlastnosti úkolů v Todoist
Vlastnosti úkolů v Todoist

Všechny tyto časové aktivity vám poté nabídne v pohledech „Today“ nebo „Next 7 days“ – tedy úkoly, které je dokončíte dnes nebo v následujících 7 dnech. A protože řada z nás pracuje při plánování aktivit také s diářem, nabídne vám aplikace také přímé propojení s vašim digitálním kalendářem – ať už se jedná o iCal nebo Google Kalendář. Pokud se rozhodnete této možnosti využít, získáte perfektní perfektní náhled na to, co je potřeba v nejbližší době splnit.

Dnešní úkoly v Todoist
Dnešní úkoly v Todoist

Kromě termínů můžete k úkolu přiřadit také štítek, libovolnou textovou poznámku, soubor (z počítače, Dropboxu či Google Disku) nebo zvukový záznam, případně prioritu.

Komentáře v Todoist
Komentáře v Todoist

Pracujeme na projektech

Protože se práce každého z nás skládá z drobných nebo větších vícekrokových aktivit, je velmi účinnou zbraní rozdělení úkolů, které je potřeba provést, do tzv. projektů. Todoist nabízí vytvářet projekty i pod-projekty, díky kterým bude organizace vaší práce ještě lepší. Do projektu přidáte jakýkoliv zaznamenaný úkol velmi snadno přetažením.

Velkou přidanou hodnotu má pro mě také označení každého z projektů barvou. Červenou barvou tak můžete označit ty vícekrokové aktivity, které jsou pro vás velmi důležité např. z hlediska dlouhodobé práce, zelenou barvou projekty rozvojové a třeba šedou barvou ty, které jsou obecnějšího rázu nebo pro vás nejsou až tak přínosné. Jednotlivé úkoly, které poté vidíte například v perspektivě „Today“ pak získávají barvu projektu. Víte tak okamžitě, který z úkolů, které máte na denním plánu, je pro vás ten nejdůležitější, aniž byste je museli nějak složitě hledat.

Jednotlivé projekty můžete také sdílet s dalšími lidmi. Osobně tuto funkci velmi často a rád využívám. Díky ní mají zodpovědné osoby okamžitě přístup k tomu, co je potřeba udělat. Není nezvyklé, že týmy sáhnou také po možnosti komunikovat přes funkci poznámek, o které jsem psal o pár odstavců výše.

Štítkujeme

Ne každému však dostačuje pouhé rozdělení do projektů. Proto přináší Todoist další organizační nástroj, který znáte z dalších podobných aplikací – štítky. Štítek může označovat v podstatě cokoliv, na co si vzpomenete. Osobně využívám štítky pro označení kontextů (převzato z metody GTD) nebo chcete-li kategorií úkolů podle toho, jaký nástroj, místo nebo osobu potřebuji k jeho splnění. Úkol „Odeslat e-mail zákazníkovi“ tak má štítek „E-mail“, úkol „Vytisknout podklady ke školení GTD“ pak dostane označení „Doma“ (místo, kde mám tiskárnu).

Jak jsem psal, štítky skutečně můžete využít libovolným způsobem. Specialitou může být třeba štítek „Čekám“ pro úkoly, které má na starost někdo jiný a já si chci pohlídat jeho splnění, případně štítek „Rutina“ pro opakující se činnosti. Štítky samozřejmě fungují samy o sobě a jste schopni si díky nim vyfiltrovat skupinu úkolů podle jejich povahy. Velmi silnou zbraní se však stávají ve chvíli, kdy je kombinujete ve vyhledávání, případně filtrech.

Filtrujeme

Skvělou možností, jak získat pohled na konkrétní skupinu úkolů na základě štítků, priorit nebo termínu splnění, je využít filtry. Filtr je organizační položkou, kterou si nadefinujete dle vašich preferencí. Nejjednodušší bude uvést příklad z vlastní praxe. V Todoist si definuji úkoly, které chci splnit druhý den – vytvářím si tzv. denní plán. Každý takový úkol označím při denním plánování prioritou 2. Stejně tak ale chci, aby se tomto denním plánu zobrazily úkoly, které mají termín splnění v daný den. Abych nemusel neustále přepínat mezi „Today“ pohledem a seznamem úkolů, vytvořil jsem si filtr, který sdružuje ty úkoly, které mají termín dnes nebo mají prioritu 2, případně už mají po termínu splnění. Jedním kliknutím jsem schopný okamžitě zobrazit všechny požadované úkoly a to jak v počítači, tak v mobilním telefonu.

Budujeme karmu

Kromě toho, že si díky Todoist postavíte systém s úkoly a projekty, na kterých pracujete, máte možnost využívat také dalších specialit, které vývojáři postupně přidávají. Jednou z nich je například report počtu splněných úkolů za konkrétní den nebo týden. Skvělá možnost, jak zvýšit svou osobní produktivitu, nemyslíte? Tedy ve chvíli, kdy se nebudete jen koukat na čísla, ale začnete s reportem skutečně pracovat a měnit návyky.

Todoist je díky svým promyšleným funkcím, jednoduchosti a velké síle jedním z nejoblíbenějších nástrojů tohoto typu. Rozhodnete-li se jej vyzkoušet, rozhodně pocítíte jeho propracovanost během několika málo okamžiků. Určitě je skvělé, že pro dosažení vyšší osobní produktivity není potřeba využívat všechny jeho funkce. Již při vyzkoušení základních funkcí zjistíte, že jde o skvělého pomocníka. A vy tak můžete pustit úkoly, které chcete mít hotové, z hlavy – a hlavu poté používat pro přemýšlení o tom, jak „to“ udělat co nejlépe.

Držím palce při prvním testování.

 


  • Roman

    Dobrý den, dobrý článek, také apl používám, škodaže není v v češtině. Neaplikuje se mě nastavení startovací stránky pro Firefox a mobil, dělá vám to také?

    • Dobrý den, co myslíte nastavením startovací stránky?

      • Roman

        Ve Firefoxu v nastavení je možnost nastavit startovací (úvodní) stránku. Pokud ji nastavím výběrem z možností tak se to promítne až při opětovné přihlášení. Standarně se to nesynchronizuje. Pak když změníte pohled třeba na porjekt, tak se to nevrátí zpět na úvodní stranu.

  • Todoist u mně vyhrál. Použivám ho dva roky a už konečně nemám nutkání zkoušet spoustu podobných nástrojů. Proč vyhrál?

    – platformy: iOS, Android a Chrome browser plugin

    – možnost zadávání štítků (kontextů) i termínů textově pomocí klávesnice (=rychlost, pohodlnost)

    – v Chrome pluginu přidání odkazu na zobrazenou stránku používám velmi často na odkazy na úkoly z různých bug/issue tracking a projektových systémů

    – možnost notifikací na úkoly přes Push notifikace, ale i SMS (neomezeně a zdarma)

    – plná funkčnost https://todoist.com/premium je za sympatických 23 EUR / rok

  • Radek Lečbych

    Dane — díky že jsi
    mě Todoist naučil používat — dříve jsem furt hledal teď po dvou letech od
    seznámení v tvém kurzu — naprostá spokojenost —

    • Radku, jsem rád, že funguje. Držím palce, ať to vydrží co nejdéle:)

  • Lenka Slouková

    Díky moc za článek ! Právě jsem si Todoist založila a jsem nadšená – líbí se mi ještě mnohem víc než Wunderlist, který jsem používala dosud

    • Leni, to jsem rád. Kdybych mohl nějak pomoci, dejte vědět.

  • Díky za článek, našel jsem opět chuť ho vyzkoušet :)

    P.S.: Pokud si chcete Todoist rozveselit, je možné všude používat emoji ikonky, viz třeba http://emojipedia.org/

    • Děkuji za přidání tipu pro veselejší Todoist:)

  • Karel Dytrych

    Pěkný den Dane,
    pěkný článek, rád bych jen upozornil na českou novinku http://www.Freelo.cz a byl bych rád kdybyste ho třeba jen vyzkoušel.

    Pro osobní produktivitu je zdarma (do velikosti týmu 3 lidí a pro 2 projekty). Nemáme zatím mobilní aplikaci, ale snad docela použitelnou responsivní.

    Ve zbytku věcí snad máme velkou jednoduchost a propracovanost. Např. obrázky lze přikládat do diskuzí rovnou z clipboardu a takových „zlepšováků“ máme více..

  • Pingback: Produktivně s Gmailem - Daniel Gamrot()

  • V čem vidíte přednosti Todoistu oproti Doit.im? Zatím používám Doit.im, a tohle mi přijde hodně podobné. Díky za odpověď

    • Princip je podobný. Dlouho jsem Doit.im neviděl, takže to nejsem schopný objektivně posoudit. Před lety to byla kvalitní aplikace, která vycházela z GTD principů. Vzpomínám si, že mě trošku zlobila synchronizace a nelíbila se mi mobilní aplikace, ale věřím, že dnes je vše jinak (minimálně u té synchronizace).

      Todoist jsem si před lety vybral pro jeho rychlost (klíčová vlastnost pro chuť aplikaci používat), pohodlí při práci, bezkonkurenční filtry a možnosti nastavit si prostředí a vše kolem tak, aby pasovalo k mému přístupu k systému pro sebeorganizaci.

Starší příspěvky:
Vysor - náhled
Snadná cesta k prezentaci Android obrazovky

Na posledním školení Efektivní mobilní kanceláře padla otázka - jak jednoduše promítnout obrazovku mobilního zařízení s Android ve verzi nižší než

Zavřít