Jeden z prvních návyků, který jsem si před lety osvojil díky GTD, byla práce s Inboxem (nebo chcete-li – vstupní schránkou). Tento zdánlivě drobný návyk, jehož hlavní náplní je zapisování si položek na papír či v digitální podobě, abychom je mohli „pustit z hlavy“, je velmi významný z několika důvodů, které mají značný dopad na osobní produktivitu. O tom, jak a kam zapisuji, jsem se rozepsal v loňském článku. Dnes bych vám rád představil několik doporučení, díky kterým je můj Inbox funkční a skutečně mi pomáhá.
Práce s Inboxem má několik základních úskalí. U mě se zpočátku objevovala tato:
- Měl jsem jich hodně a někdy nevěděl, do kterého z nich jsem si zrovna ten který den zapisoval
- Paradoxně se mi občas stalo, že jsem si neměl nápad či úkol kam poznamenat
- Zapisování mi často trvalo dlouho
Kroků, které pomohly vyřešit tyto tři problémy, bylo několik. Co doporučuji, pokud vás trápí také?
Minimalizujte počet Inboxů
Znáte to: něco si poznamenáte na post-it lístečky, něco do sešitu, další položky máte v papírovém zápisníku, část zase v elektronické to-do aplikaci. Při zaznamenávání nemáte problém. Horší to je ve chvíli, kdy máte Inboxy zpracovat. Pak přichází otázka: „Kam všude jsem přes den zaznamenával?“ Řešení? Dbejte na kvalitu, nikoliv kvantitu. Úkoly zaznamenávejte do jediné aplikace nebo sešitu.
Chcete příklad některým mých Inboxů?
- Todoist – pro zaznamenávání „akčních“ položek
- Evernote – pro zaznamenání „informačních“ položek
- papírový zápisník – pro zaznamenání nápadů nebo poznámek ze schůzek, vkládám do něj také účtenky, vizitky nebo faktury, které přes den dostanu; tento zápisník jednou denně převedu do digitální podoby pomocí aplikace Scannable a výstup dám do Evernote
- papírový šanon doma i v kanceláři – pro „odhazování“ papírových dokumentů, účtenek apod.
Samozřejmě ještě existuje řadu Inboxů. Třeba i ty, které se plní bez vašeho vědomí – e-mail, dopisní schránka… Opět platí: snažte se jejich počet snížit, pokud to jde. V případě e-mailů třeba přistupujte ke všem e-mailovým schránkám z jednoho poštovního klienta (nebo třeba, jako já, z jediného Gmail účtu). Ať se z jejich zpracování nestane noční můra.
Mějte své Inboxy neustále u sebe
Abyste si dokonale osvojili návyk zaznamenávání, je potřeba mít své Inboxy neustále u sebe. Respektive ty, které potřebujete. Já sám neopouštím domov bez svého zápisníku a mobilního telefonu. Nic víc pro uložení poznámky nepotřebuji. Abych si osvojit tento návyk, nalepil jsem si na dveře na cca jeden měsíc post-it lísteček s nápisem: „Máš s sebou svůj Inbox?“ Nikdy jsem na něj nezapomněl. A nyní, díky vybudovanému návyku, odcházím zcela automaticky s Inboxem v kapse.
Důležité je, abych svůj Inbox dokázal (téměř) vždy okamžitě a velmi jednoduše použít. Proto jsem například rezignoval na papírový zápisník. Manipulace „v terénu“ je náročná a než vytáhnu tužku i notýsek, uplyne několik vteřin. Tohle mě nebaví a raději používám elektronickou aplikaci – Todoist nebo Evernote.
Zaznamenávejte jako „záležitosti“
Psal jsem o tom už v článku zmiňovaném na začátku. „Záležitost“ je položka, o které jste se ještě nerozhodli, co s ní provedete. Snažím se naprostou většinu příchozích položek zaznamenat jako „záležitost“ – pár slovy, která mi při zpracování jasně řeknou, co jsem zamýšlel. Příklad?
- zajistit psaní potřeby pro kurz
- zavolat na OSSZ – platby
- připravit proces publikace článků MVH
Jen zcela výjimečně se ve chvíli, kdy mě něco napadne, okamžitě rozhoduji, co s tím chci provést. Jen zaznamenám „záležitost“ a věnuji se dál práci, kterou mám rozpracovanou – ta je totiž tím nejdůležitějším, co právě teď mohu provést. Zkuste to stejně – hlavně mějte svůj Inbox u sebe a nehledejte jej až ve chvíli, kdy se naskytne potřeba něco si zapsat.
Zaznamenané záležitosti jednou denně zpracuji – vezmu jednotlivé položky v Inboxu a o každé z nich se rozhodnu, co se s ní stane. Toto zpracování provádím v naprosté většině případů večer. Zjistil jsem, že právě díky tomu mohu ulehnout s čistou hlavou a nepřemýšlet nad tím, zda jsem na něco nezapomněl. Více například v mém článku Denní revize – rituál pro každodenní kontrolu.
Zmapujte si místa, ze kterých zaznamenáváte
Odkud všude k vám proudí záležitosti? Na schůzkách? Při procházce v parku? V autě? Najděte všechna taková místa a jednoznačně definujte, jak budete zaznamenávat. Díky tomu budete mít pod kontrolou zapisování těchto nápadů. Třeba já
- mám na schůzce připravený svůj papírový zápisník,
- na procházce okamžitě vylovím mobilní telefon a zapíši do Todoistu a
- v autě využívám přepis diktovaného textu, který je mezi základními funkčnostmi moderních operačních systémů (iOS i Android)
Ze zapisování na různých místech si vytvořte návyk, abyste byli schopni zapsat cokoliv a kdekoliv.
Zmapujte také typy „záležitostí“
Co vše k vám během dne proudí? Jaké „záležitosti“? A kam je zapíšete? Zase pár příkladů.
- nápady na vylepšení projeků nebo zapomenuté úkoly – vkládám do Todoist, většinou přes widget (v iOS i Android verzi)
- úkoly z e-mailů – přidávám přes Gmail doplněk do Todoist
- informace z e-mailů – přidávám přes Evernote WebClipper
- informace z webových stránek – opět Evernote WebClipper
- vystavená faktura nebo účtenka – skenuji aplikací Scannable do Evernote a vkládám do papírového zápisníku (když jsem na cestách) nebo do šanonu (pokud jsem v kanceláři)
- domluva na schůzce – okamžitě jde do Google Kalendáře
- poznámky na whiteboardu (např. po schůzce) – vyřeší opět Scannable a odeslání ve formátu PDF do Evernote
Stejně jako v předchozím případě bude potřeba vytvořit si pro bezstarostné zaznamenávání návyk. Berte to postupně – nevěřte tomu, že budete okamžitě schopni zaznamenávat kdekoliv a cokoliv naprosto automaticky tím nejvhodnějším způsobem.
Opravdu to pomáhá?
Díky zapisování do Inboxů se má produktivita několikanásobně zvýšila. Proč?
- víc si věřím – na nic nezapomínám a mám přehled o své práci,
- víc mi věří i ostatní – vědí, že na ně nezapomenu a neurgují mě neustále s delegovanou prací
- lépe se soustředím – jakmile danou „záležitost“ zaznamenám, nemyslím na ni tak intenzivně a mohu se koncentrovat na naplánovanou práci
- spousta věcí uzraje nebo vyhnije – to, čemu bych dříve ihned věnoval pozornost, kontroluji až večer a mnohdy se stane, že položku jednoduše odstraním, protože s ní vlastně nechci vůbec nic dělat
Pokud ještě nemáte své funkční Inboxy a chcete, ať už v rámci zavádění GTD návyků, nebo zvyšování produktivity, začít, rozhodně neváhejte.
- Vyberte si vhodné Inboxy pro zaznamenávání – důležité je, aby se vám s Inboxem dobře pracovalo a po pár týdnech bylo vše plynulé a bezbolestné.
- Udělejte revizi počtu Inboxů – ať jich není mnoho.
- Zmapujte si místa, na kterých si něco poznamenáváte, a typy záležitostí, které k vám proudí.
- Soustřeďte se na to, abyste měli na těchto místech Inbox vždy u sebe – pokud se tak neděje, začněte pracovat na návyku, díky kterému jej nebudete zapomínat.
Pusťte se do práce!