5 tipů pro práci s aplikací Mail na iOS

Chcete zjistit, jak svůj iPad využívat naplno? Přihlaste se na kurz iPad jako mobilní kancelář! Za necelých 250,- Kč za hodinu zjistíte, jak pracovat efektivně nejen s aplikací Mail, ale poznáte řadu dalších nástrojů, které zlepší vaši osobní produktivitu s iPadem.

Mezi základní a nejpoužívanější aplikace na iOS zařízeních se bez jakýchkoliv pochyb může zařadit aplikace Mail. Ačkoliv se řada lidí rozhodla pro využívání alternativích e-mailových klientů, jakými jsou SparrowMailbox či třeba Gmail od Google, většina uživatelů upřednostňuje právě původní nástroj, který má v základní nabídce každý iPhone a iPad.

Jednoduché základní možnosti, které aplikace nabízí, jsou jasné na první pohled a z hlediska intuitivního ovládání jí není co vytknout. Existuje však řada „skrytých“ možností a vlastností, kterých jste si bez pečlivějšího zkoumání nástroje nemuseli všimnout, a které pocit z plnohodnotného využívání posune zase o kousek dopředu. V následujících odstavcích naleznete mých pět tipů, které mi pomohly zefektivnit každodenní práci s tímto perfektním e-mailovým klientem.

1. Notifikace o nových e-mailech pouze od VIP

Existuje jen velmi malá skupina odesílatelů, o jejichž e-mailech chci být ihned informován (většinou se jedná o informační e-maily o nových objednávkách apod.). Zbytek e-mailových zpráv procházím jednou až dvakrát denně. Pro tento účel se mi vyplatí nastavit si do mezi VIP odesílatele právě adresy těchto lidé (respektive služeb), vypnout si notifikace o nově příchozích e-mailech a zapnout pouze ty, které přijdou z VIP adres. Detailnější nastavení vypadá takto:

  • Vypnutí obecných notifikací o nových e-mailech a zapnutí pro VIP
    • Na hlavní obrazovce klepnu na Nastavení
    • Dostanu se na Oznámení >> Mail
    • Pro každý e-mailový účet nastavím tyto položky
      • Oznamovací centrum: Vypnout
      • Styl upozornění: Žádný
      • Odznak na aplikaci: Vypnout
      • Zvuk nové pošty: Žádný
      • Zobrazit náhled: Vypnout
      • Na zamčené obrazovce: Vypnout
    • Pro sekci VIP nastavím tyto položky
      • Oznamovací centrum: Vypnout (má volba, ale klidně Zapnout)
      • Styl upozornění: Upozornění
      • Odznak na aplikaci: Zapnout
      • Zvuk nové pošty: Cinknutí (ale nastavte dle libosti)
      • Zobrazit náhled: Zapnout
      • Na zamčené obrazovce: Zapnout
  • Nastavení VIP odesílatelů
    • Na hlavní obrazovce spustím aplikaci Mail
    • Klepnu na VIP
    • Klepnu na Přidat VIP
    • Vyberu v akci Kontakty požadovaného VIP odesílatele

Takto budu vyrušován pouze těmi e-maily, o nichž mohu předem téměř s jistotou tvrdit, že jsou pro mě opravdu důležité.

2. Rychlé dohledání konceptů

Často pracuji s rozepsanými zprávami, tzv. koncepty. Velmi užitečnou funkcí pro mě je rychlý přístup k seznamu konceptů bez toho, aniž bych musel procházet struktury složek e-mailového účtu. Mail totiž nabízí i jednodušší variantu.

  • Na hlavní obrazovce spustím aplikaci Mail
  • Podržím cca 1 vteřinu prst na tlačítku pro vytvoření nové zprávy
  • Zobrazí se mi seznam konceptů

Jak jednoduché, že?

3. Archivovat nebo smazat?

Má nejoblíbenější funkce nejen pro úkolovníky, ale rovněž v e-mailu, je Smazat. Často se ale stane, že se nechci dané položky navždy zbavit, ale stejně tak nemá povahu „archivního materiálu“, který vedu v Evernote. Mail pro mě byl v této oblasti poněkud neohrabaný a přesouvání do archivu či mazání pro mě bylo utrpením. Až do chvíle, než jsem objevil následující možnost. Nejdříve jsem nastavil archivování pošty:

  • Na hlavní obrazovce klepnu na Nastavení
  • Otevřu akci Pošta, kontakty, kalendáře
  • Otevřu svůj Gmail účet
  • Zapnu archivaci prostřednictvím možnosti Archivovat zprávy

V tu chvíli se nad každým otevřeným e-mailem mohu rozhodnout, zda jej smažu nebo zarchivuji a to tak, že:

  • Na hlavní obrazovce spustím aplikaci Mail
  • Otevřu si požadovaný e-mail
  • Podržím cca 1 vteřinu prst na tlačítku pro archivaci zprávy (prostřední tlačítko ve spodní liště)
  • Zobrazí se mi možnost volby – Smazat zprávu nebo Archivovat zprávu

Odpadá tak nutnost přesouvat zprávy do koše či archivu prostřednictvím přesouvání mezi složkami. Stejně tak nejsem omezený na pouhou archivaci (či pouhé mazání).

4. Ukládání kontaktů a schůzek

Vzpomínáte si na přepisování jmen, telefonních čísel a dalších kontaktních údajů, které vám přišly e-mailem? S tím už je konec! Jednoduchým postupem lze vyzvat iOS k uložení kontaktu a dokonce třeba schůzky do iCal. Vyzkoušíme to nejdříve na kontaktech.

  • Otevřu jakoukoliv zprávu, která v sobě zahrnuje telefonní číslo a e-mailovou adresu dotyčné osoby
  • Podržím cca 1 vteřinu prst na jednom z kontaktních údajů, dokud se mi nezobrazí nabídka
  • Klepnu na možnost Přidat do kontaktů
  • iOS mi automaticky vyplní všechny kontaktní údaje
  • Doplním jméno a příjmení a uložím

Hotovo. Několik jednoduchých kroků a dotyčná osoba je zařazena mezi kontakty. A co schůzky?

  • Klepnu na datum v e-mailu (modré podtržené písmo)
  • Po zobrazení nabídky klepnu na Vytvořit událost
  • Spustí se automaticky akce Přidat událost, já jen upravím detaily a uložím

5. Citace části textu při přeposlání nebo odpovědi

Citovaný text předchozích e-mailů, na které odpovídám nebo je přeposílám, je standardní funkcí. Často však potřebují, aby nebyl citovaný celý předchozí e-mail, ale pouze jeho část. Není to nic komplikovaného, stačí jen:

  • Otevřít příchozí e-mailovou zprávu
  • Označit text, který chci citovat
  • Klepnou na tlačítko Odpovědět nebo Přeposlat

Vytvoří se e-mailová zpráva, která bude jako citaci obsahovat pouze označený text.

Máte vlastní triky, které by mohly čtenářům pomoci při využívání aplikace Mail? Určitě se pochlubte!

Chcete toto téma probrat? Napište mi.