6 tipů pro e-maily v týmu

To, že je e-mail žrout času, se dnes skloňuje v mnoha diskuzích. Zkoušel jsem před časem měřit jak dlouho mi trvá proletět a zpracovat svůj e-mail do stavu Inbox Zero. Připomínám, že funguji na vlastních definovaných pravidlech, který automaticky řadí zprávy podle parametrů do správných složek a postarají se o to, abych dobré čtyři pětiny zpráv, které pro mě nemají žádnou hodnotu, nemusel ihned procházet. Velkou spoustu zpráv kontroluji například jednou týdně a to jen velmi rychle.

Výsledek měření pro mě byl, navzdory výše uvedené informaci, poměrně zarážející. Vyšlo totiž dost vysoké číslo. A ač, jak jsem na psal, je dnes tipů pro psaní a čtení e-mailů na webu velká spousta, rozhodl jsem se publikovat těch šest nej (pro mě osobně), které často doporučuji pracovním kolektivům a týmům. Jsou jednoduchá a vyžadují v podstatě jen několikavteřinové zamyšlení před odesláním každé zprávy. Toto zamyšlení však ušetří spoustu času a pomůže týmu lépe pracovat.

1. Opravdu e-mailem?

Pokud téma zprávy vytváříte, vždy si ještě jednou řekněte, proč má být obsah předán právě ve formě e-mailu. Často je telefon, osobní setkání nebo pětiminutová schůzka mnohem efektivnější.

2. Povaha e-mailové zprávy se může změnit

To, že někdo před Vámi vytvořil téma, které neidentifikoval jako položku, která měla být eliminována pravidlem č.1, neznamená, že položka do této kategorie nespadá (nebo se v ní postupně nemůže změnit).

3. Jak často odpovídáte všem?

Není nic jednoduššího, než klepnout na odpověď všem – je to rychlé, efektivní, produktivní. Bohužel asi jen pro vás. Spočítejte si však, kolik lidí a jak dlouho bude zprávu číst (neznáte konfigurace automatických pravidel a návyků ostatních) – a není to „jen“ jejich problém. Zkuste se dohodnout na jednorázové akci (třeba na jeden týden) – ať každý označí každou zprávu, která mu vůbec k němu podle jeho úvahy vůbec neměla směřovat. Pak sečtěte vynásobte čas čtení zprávy počtem takových lidí a pokračujte v postupech, které vás dovedou k často šokujícím číslům.

4. Šetřete lidi (to:, cc:, bcc:)

Komu, kopie, skrytý kopie. Pečlivě volte, kdo zprávu obdrží – to jste asi slyšeli mnohokrát. Denně však dostávám hromadu zpráv, které ke mě vůbec neměly dorazit, a to jen „pro jistotu“. Čtu je zřídka, má automatická pravidla fungují. Za ty dva roky mi ani jeden z nich nechyběl.

5. ASAP, EOM, FYI, …

Přestaňte je zneužívat a naučte se je používat, tipy a doporučení najdete na spoustě webů.

6. Vypilujte předmět zprávy

Každá zpráva musí mít jasný předmět odpovídající povaze obsahu. A nebojte se změnit předmět příchozí zprávy, na kterou odpovídáte, pokud neodpovídá povaze obsahu – není na tom nic špatného. Využívejte předmět také pro předání hlavní informace, pokud je stručná – v tu chvíli nezapomeňte přidat na konec zprávy akronym EOM (End Of Message). Nenutíte tak adresáta obsah zprávy zprávy a ten ví, že k němu dorazilo vše potřebné.

Několikrát omílaná pravidla jsou často součástí většího balíku doporučení. Kdo se jich však drží? Doporučte týmu využívat šest výše uvedených tipů a změřte, jaký to mělo dopad.

9. března 2013|

Chcete toto téma probrat? Napište mi.