✅ Připravuju se na online školení. Vcházím do studia 30 minut před startem akce. Otevírám počítač a ve svém Obsidianu mačkám klávesovou zkratku CMD + O pro hledání v poznámkách. Ťukám první znaky. Š, k, o, l, e… Další nejsou potřeba. ENTER. Okamžitě naskočí můj checklist pro školení.
[ ] Zapojit notebook
[ ] Zapnout v notebooku režim Nerušit
[ ] Zapnout světla
[ ] Zapnout kameru
[ ] Zapnout Rodecaster
[ ] Nastavit „Webináře“ jako zdroj zvuku
[ ] Ověřit funkčnost zvuku
[ ] Ověřit funkčnost obrazu
[ ] Zkontrolovat prostředí za mnou
[ ] Ověřit kreslicí tablet
[ ] Vypnout nepotřebné aplikace
[ ] Zapnout aplikace potřebné pro školení
[ ] …
… a dalších 15 položek. Je tam všechno. Od zapojení notebooku (hotovo), uvaření kafe až po desítky kliků (myslím tím push-ups, ne kliky myší), které dělám před každou online akcí. Znám ten seznam jako tu prvomájovou básničku situovanou do pozdního večera. Jako cestu domů ze studia. Jako Edge of Tomorrow, film, který jsem viděl asi 100x a pokaždé mě baví úplně stejně, ne-li víc.
I tak mám po ruce checklist.
Je to rychlejší.
Je to bezchybnější.
Jsem o poznání klidnější.
Ale popořadě.
The Checklist Manifesto
📚 O checklistech napsal skvělou knihu The Checklist Manifesto lékař Atul Gawande. Kniha dává fascinující vhled do toho, jak mohou být checklisty mimořádně užitečné v našem životě a práci, a to dokonce i v nejkomplexnějších a nejkritičtějších situacích.
Mimo jiné v ní zmiňuje, že i v situacích, kde se může zdát, že máme vše pod kontrolou, nás může checklist ochránit před chybami, které bychom mohli přehlédnout. Gawande ukazuje, jak checklisty pomáhají lékařům, stavebním inženýrům, a dokonce i pilotům, aby mohli efektivně a bezpečně provádět svou práci.
Dalším významným odkazem z Gawandeho knihy je to, že checklisty pomáhají nejen předcházet chybám, ale také zvyšovat efektivitu, produktivitu a lépe spravovat svůj čas a energii. Gawande nám ukazuje, že s pomocí checklistů můžeme zvládnout více důležité práce s menším úsilím a stresem.
Proč používat checklisty
📈 Checklist je prostě váš kámoš pro opakované úkoly nebo sérii úkolů. Borec, který může výrazně zvýšit vaši produktivitu. Určitě všichni znáte ten fajn pocit, když si odškrtnete úkol jako hotový. Checklisty ale přinášejí mnohem více než jen momentální nával dopaminu.
Checklist může být průvodce vaším pracovním dnem, pomocníkem v krizi i nástrojem pro zklidnění a vyšší soustředění. Pomáhá vám putovat od úkolu k úkolu a ujistit se, že na nic nezapomenete.
Checklist vám umožňuje efektivně řešit rutinní věci, aniž byste se museli spoléhat na svou myslivnu. Tím, že vložíte důvěru ve váš checklist, snižujete kognitivní zátěž a zvyšujete svou schopnost soustředit se na konkrétní úkol.
Checklist, když ho vyladíte, může být i parádní nástroj pro delegovaní práce. Když už víte, že je téměř neprůstřelný, můžete ho v klidu poslat dál jako návod na dokončení úkolu.
Checklist je jako recept na dezert, který chcete upéct. Přesný postup krok za krokem pro ty, kteří nechtějí zapomenout přidat do dortu pejska a kočičky také syrečky.
3+3 Checklist pro dobrý checklist
Za ty roky, co checklisty používám, jsem si dal dohromady seznam bodů, které by měl splňovat. Něco jsem vycucal z tipů jiných zapálených checklistářů, něco jsem si přidal pro sebe, protože mi to jednoduše chybělo.
Můj checklist by měl být:
👉 Jasný a stručný: Pochopím ho kdykoliv.
👉 Konkrétní: Jeden bod rovná se jeden úkol.
👉 Organizovaný: Řazení položek chronologicky.
👉 Proveditelný: Vše mohu skutečně provést.
👉 Kompletní: Pokrývá všechny nezbytné kroky.
👉 Přehledný: Vizuální přehlednost a snadná čitelnost.
3+3+3 Checklist pro vytvoření checklistu
Taky mám postup, který mi ve vytvoření dobrého checklistu pomáhá.
👉 Urči cíl: Nejdříve si ujasním, proč checklist vytvářím a k čemu bude. Může to být například automatizace rutinní činnosti nebo snížení chybovosti.
👉 Vyčleň hlavní úkoly: Najdu hlavní úkoly a kroky, které musím provést k dosažení svého cíle. Jednoduše vypíšu vše, co je potřeba udělat.
👉 Rozděl úkoly na menší kroky: Pokud jsou některé z úkolů příliš velké nebo komplikované, rozdělím je na menší, zvládnutelné kroky.
👉 Organizuj úkoly logicky: Seřadím úkoly tak, aby dávaly smysl, viz předchozí checklist. Někdy chronologicky, někdy ale taky podle důležitosti.
👉 Zkontroluj úplnost: Projdu checklist a ujistím se, že pokrývá všechny potřebné kroky. Pokud něco chybí, přidám to.
👉 Zkus checklist v praxi: Nejdůležitějším testem účinnosti checklistu je jeho použití v praxi. Takže ho vyzkouším a sleduji, jak funguje.
👉 Zkontroluj a uprav: Po vyzkoušení checklistu si udělám čas na revizi. Zjistím, co fungovalo a co ne, a udělám potřebné úpravy.
👉 Nechej ho ověřit: Jakmile jsem s checklistem spokojený, nechám ho otestovat někým jiným. Náhodný výběr. Ideálně někdo, kdo s tím nemá zkušenosti.
👉 Ulož ho: Ukládám své checklisty do Obsidianu, to jste asi pochopili. Dá se snadno duplikovat pro různé aktivity a projekty. A hlavně rychle najít.
3 mé checklisty
Je to abstraktní? Tady máte konkrétní checklist, ten pro mou týdenní rutinu. Otevírám ho každý pátek odpoledne nebo v neděli, pokud se na něj v pátek nedostane. Jdu položku po položce a odškrtávám.
[ ] Zpracuj Gmail a odpověz na e-maily
[ ] Zpracuj Obsidian
[ ] Zpracuj Notability & reMarkable
[ ] Zpracuj zprávy v IM aplikacích
[ ] Projdi a zpracuj sociální sítě
[ ] Projdi splněné úkoly za týden
[ ] Nahlédni 2 týdny zpět do kalendáře
[ ] Nahlédni 4 týdny dopředu do kalendáře
[ ] Prohlédni si Osobní poslání
[ ] Aktualizuj projekty
[ ] Naplánuj další týden
– [ ] Nejdůležitější úkoly dne
– [ ] Program (40 % rezerva)
– [ ] Pohyb (běh, kolo, chůze)
– [ ] Vzdělávání (SEDUO, čtení)
– [ ] Energie (vztahy, radost, hraní)
[ ] Projdi si Možná
[ ] Aktualizuj podnikání
– [ ] Finanční plán
– [ ] CRM
🔁 Podobný, byť kratší, mám i pro odpolední rutinu. Trvá cca 20 – 40 minut a je to poslední úkol mého pracovního dne.
[ ] Zpracuj Gmail a odpověz na e-maily
[ ] Zpracuj nové poznámky v Obsidian
[ ] Zkontroluj IM aplikací
[ ] Zkontroluj sociálních sítí
[ ] Zkontroluj denního programu
[ ] Urči nejdůležitější úkoly dalšího dne
[ ] Co se ti dnes povedlo?
[ ] Za co jsi vděčný?
🔁 Ranní rutina vypadá skoro stejně, jen je ještě kratší a neodpovídám během ní na e-maily, pokud to nejsou odpovědi na pár vteřin (třeba přes šablonu). Trvá cca 5-10 minut a je to první úkol mého pracovního dne.
☕️ Mám tu ještě checklist pro přípravu na schůzku. Ano, přesně ten, který by si měl dát do své aplikace pro poznámky každý, kdo schůzku organizuje.
[ ] Definuj cíl schůzky
[ ] Vytvoř detailní agendu
[ ] Pozvi správné účastníky
[ ] Připrav a materiály
[ ] Pošli pozvánku
[ ] Vytvoř zápis ze schůzky
[ ] Připrav se na témata, otázky a diskusi
Hledáte další inspiraci? Mrkněte třeba na checklisty, které má na svém webu Freelo. Je to boží databáze, ze které si určitě vyberete.
Nechce se vám na jejich web? Promyslete to ještě jednou.
Ale OK, tady jsou další možnosti, kde můžete checklisty využívat i mimo práci.
👉 Odjezd na dovolenou
👉 Úklid bytu nebo domu
👉 Oslava narozenin
👉 Vánoční přípravy
👉 Finanční plánování
👉 Bezchybné rande
Ten poslední jsem ještě neviděl, pokud máte, pošlete.
Checklisty se prostě hodí na vše, co jednou za čas zopakujete.
Byť by to mělo být jednou ročně.
3+3 tipy na aplikace a zdroje
⭐️ PackPoint Travel Packing List
Checklist aplikace pro balení na cesty.
⭐️ Procesoid
Webová aplikace na správu opakujících se činností.
⭐️ Obsidian
Aplikace pro poznámky, ve které mám své checklisty.
⭐️ Freelo checklisty
Perfektní databáze checklistů pro různé účely.
⭐️ The Checklist Manifesto
Zmiňovaná kniha o checklistech.
⭐️ Checklist Michelle Losekoot pro obsah na socky
Prostě checklist Míši pro obsah na socky. Vlastně jsou to hlavně otázky. Ale je to tak boží, že jsem to tady chtěl zmínit. Skvělá práce, klobouk dolů.
3+1 drobnosti nakonec
Chcete více tipů?
🔗 Sledujte mě na LinkedIn.
Nemáte LinkedIn?
🔗 Toto je mých 9 nej příspěvků z května.
Chcete můj newsletter?
✉️ Zabere to jen pár minut.
Kolikrát jsem napsal slovo „checklist“ v tomto článku?
❌ Bez komentáře.