Je to jedno z nejdiskutovanějších témat na mých školeních Osobní produktivity. Týdenní rutiny. Můj jízdní řád. Ideální týden. Každý si je nastaví jinak. Nerad jsem to prezentoval, abych tolik neovlivnil uvažování ostatních. Ale zjistil jsem, že účastníky mé rutiny často inspirují k tomu, aby udělali první kroky. Spousta navazujících konzultací je směřováno právě k rutinám a plánování týdne. Takže to shrnu v krátkém textu níže (vidíte je také v náhledovém obrázku k článku), třeba to pomůže i vám.

Každodenní rutiny

Můj pracovní den je podepřený třemi rutinami – STOPkou v kalendáři, prvním úkolem dne a úkolem posledním. Berte to jako pilíře, které celé mé pracovní počínání ohraničují. Všechny tři jsou důležité, ne vždy se ale na všechny dostane. Doplním to ještě později.

STOPka (červená)

Možná to je trošku zvláštní, ale základním pilířem mého dne je STOPka v kalendáři. Událost, která ukončuje můj pracovní den. Důvod je jednoduchý, chci své síly rozprostřít nejen mezi pracovní aktivity, ale také do oblastí, které jsou pro mě stejně důležité (a mnohdy důležitější) – rodina, sport nebo odpočinek.

STOPku v kalendáři jsem si vytvořil před mnoha lety, kdy jsem zjistil, že právě přemíra práce ovlivňuje kvantitu i kvalitu času, který věnuji mimopracovním věcem. Konfucius údajně prohlásil: „Najdi si práci, kterou miluješ, a nikdy nebudeš muset pracovat.“ Hezká myšlenka. A nelze nesouhlasit. Nicméně pokud si najdete práci, kterou budete milovat, může se stát, že velmi snadno dáte stranou jiné věci, které milujete stejnou měrou. A ano, by to i můj případ.

Proto mám v kalendáři na každý pracovní den událost v 16:30, kterou jsem pojmenoval „STOP“. Jednoduše po STOPce nepracuji. Zavírám notebook, odcházím z kanceláře a jdu se věnovat mimopracovním aktivitám.

Ne, nevyjde to vždy. Občas mám online školení po 17h. Kývnu na něj, ačkoliv je po STOPce. Ale ve chvíli, kdy ho plánuji, ptám se: „Co musíš odmítnout, abys to školení mohl realizovat?“ Opravdu jej chci doručit natolik moc, abych škrtnul čas s rodinou, odpočíval nebo vyrazil na cyklovýlet?

Ranní rutina (šedá)

První pracovní úkol dne. Vždy, když přijdu do kanceláře, startuji ranní rutinou (dlouhou cca 15 minut), která probíhá vždy stejně:

• Zpracovat e-maily. Projdu e-mailový inbox a zpracuji e-maily. Hledám hlavně hořáky (změny ve školení ten den, zrušené nebo přeplánované schůzky apod.). Jen výjímečně odpovídám více než pár slovy. Na delší e-maily dojde během odpolední nebo týdenní rutiny.
• Zpracovat Inbox. Mám ve svém systému v Obsidian poznámku Inbox, do které zapisuji všechny nové úkoly, nápady, poznámky a informace. Ty jednou až dvakrát denně roztřídím. Ráno jich nebývá tolik, protože většinu zpracuji během odpolední rutiny a po ní už mám Inbox čistý.
• Zpracovat Fleeting Notes. Občas si během odpoledního nebo večerního čtení knih nebo článků udělám tzv. Fleeting Notes. Rychlé poznámky, které mi pomáhají uchovat si hodnotné informace. A během ranní rutiny je učešu a zařadím na správné místo ve svém systému.
• Kontrola IM aplikací. Jednoduše projdu Messenger, WhatsApp, iMessages a další kanály, zda tam na mě nečeká zpráva, na kterou je potřeba odpovědět. A případně odpovím.
• Kontrola denního programu. V rychlosti proletím svůj denní plán. Události, školení, schůzky a naplánované úkoly. Zrekapituluji si, co mě čeká.
• Ujasnění nejdůležitějších úkolů dne. Nejdůležitější úkoly už mám stanovené z týdenní rutiny. O té pozdějí. Takže jen do hlavy přišpendlím to, co už mám jasně definované z dřívějška.

Účel ranní rutiny? Zahájit každý den stejně a dostat se do klidu. Uklidit si si svůj systém. Nastavit hlavu do režimu, kdy se bude soustředit na to nejdůležitější, čemu se může ten den věnovat. Zabere to pár minut, ale pocit kontroly je nepopsatelný.

Odpolední rutina (šedá)

Poslední pracovní úkol dne. Uzávěrka. A taky vyřešení drobných úkolů. Stejně jako ranní rutina probíhá podle předem daného a již zažitého postupu. Oproti ranní rutině je delší, vyhrazeno na ni mám 60 minut, ale většinou ji stihnu za 30-40 minut. Postup je podobný, jako u ranní rutiny:

• Zpracovat e-maily. Viz ranní rutina s tím, že na důležité a urgentní e-maily odpovídám hned, i když vyžadují více času. Důležité jsou pro mě e-maily klientům, u kterých by odpověď později snížila kvalitu naší spolupráce.
• Zpracovat Inbox. Viz ranní rutina.
• Zpracovat Fleeting Notes. Viz ranní rutina.
• Kontrola IM aplikací. Viz ranní rutina.
• Kontrola sociálních sítí. Snažím se na sociální sítě až na výjimky koukat až na konci dne. Tak, ať mě nerozptylují od důležitých úkolů. A právě během odpolední rutiny mám vyhrazený čas na odpovědi, reakce a další věcí, které jsou se sockami spojené.
• Kontrola denního programu. Viz ranní rutina, jen pro následující den.
• Ujasnění nejdůležitějších úkolů dalšího dne. Viz ranní rutina, jen pro následující den.
• Co se mi dnes povedlo? Přiznávám, přemýšlím spíš o tom, co se nepovedlo. Snažím se vědomě najít také to, co mi opravdu vyšlo.
• Za co jsem vděčný? Hledám jednu až tři věci, za které jsem v rámci uplynulého dne opravdu vděčný. Mohou se klidně na denní bázi opakovat. Znáte deník vděčnosti?

Proč zařadit odpolední rutinu? Je to opět super úklid, uzavření pracovního dne, nastavení hlavy do režimu „teď končím v práci a věnuji se dalším věcem“. Dostává vás do klidu, protože jednak dořešíte drobnosti, které se během dne objevily, ale také zaměříte pozornost na další den a ty nejdůležitější aktivity, které vás během něj čekají.

Týdenní rutina (šedá)

Kromě pravidelných ranních a odpoledních rutin je tady pak ještě jedna klíčová, která se opakuje na týdenní bázi. Většinou v pátek odpoledne. Občas se ale dostane na řadu s předstihem ve čtvrtek nebo velmi výjimečně o víkendu.

Týdenní rutina byla jedním z nejdůležitějších návyků, které jsem si vzal z metody Getting Things Done (GTD nebo také Mít vše hotovo) Davida Allena. Najdete ji tam pod názvem Weekly Review nebo také Týdenní revize. Jde v podstatě o megalomanskou verzi ranní nebo odpolední rutiny doplněnou o pár dalších kroků. Její smysl? Úklid vašeho systému. Úklid hlavy. A příprava na další týden.

Co během ní dělám?

• Zpracovat e-maily. Viz ranní a odpolední rutina.
• Zpracovat Inbox. Viz ranní a odpolední rutina.
• Zpracovat Fleeting Notes. Viz ranní a odpolední rutina.
• Kontrola IM aplikací. Viz ranní a odpolední rutina.
• Kontrola sociálních sítí. Viz ranní a odpolední rutina.
• Projít splněné úkoly za týden. Ve svém Google Kalendáři mám naplánované úkoly, které po splnění nemažu, jen je označím šedou barvou. Během týdenní rutiny je projdu. Občas zjistím, že jsem například nestanovil další krok nebo třeba přijde nějaká rozšiřující či navazující myšlenka.
• Nahlédnout 2 týdny zpět do kalendáře. Totéž, co se splněnými úkoly v předchozím kroku, dělám také s událostmi (školení, webináře, schůzky apod.). Jednoduše si zrekapituluji, o čem to celé bylo, co jsme na dané akci dělali a diskutovali. Občas se v hlavě vynoří závazek, který jsem sobě nebo ostatním dal a ještě jej nesplnil nebo nazapsal.
• Nahlédnout 4 týdny dopředu do kalendáře. Pro přípravu na své hlavní pracovní aktivity potřebuji dostatek času. A v hlavě udržovat myšlenky na to, jak je doručit s co možná nejlepším výsledkem. Protože je těchto aktivit mnoho, mám je samozřejmě v kalendáři. Každý týden listuji kalendářem týden za týdnem až k událostem, které vrcholí za měsíc. Promýšlím, co pro ně udělat, udržuji je aktivní a v hlavě sumarizuji, jak k nim přistoupím. Případně rovnou zapisuji úkoly do Google Kalendáře nebo Obsidian.
• Prohlédnout produktivní záměr. V článku Produktivní záměr aneb Když nevíte, co chcete, jsem popsal, jak pracuji v dlouhodobějším horizontu na tom, co je pro mě důležité. Respektive jak o tom důležitém přemýšlím. Právě týdenní revize je chvíle, kdy si svůj produktivní záměr pročtu, i když už jej většinou znám nazpaměť.
• Aktualizovat projekty. Ve svém Obsidian systému mám všechny úkoly. Občas některé splním a neodškrtnu si je jako hotové. Sem tam mi v nich chybí další kroky, které je potřeba udělat. Právě tohle je chvíle, kdy vše uvedu do téměř 100% stavu tím, že všechny projekty aktualizuji.
• Naplánovat další týden. Mé plánování úkolů a aktivit je postaveno na týdenním opakování. Schůzky, školení, konzultace a webináře už v kalendáři jsou. Prázdná místa pak vyplním nejdůležitějšími úkoly pro jednotlivé dny. Každý den mám alepsoň jeden úkol, který mě posune v práci na mém produktivním záměru. Dále doplňuji úkoly, jejichž termín se neúprostě blíží. Například přípravy školení, příprava materiálů a další aktivity. Většinou je nedělám na poslední chvíli, ale i tak se mi občas stane, že je plním den až dva před termínem. U každého úkolu mám vždy časovou rezervu, která odpovídá zhruba 40 % odhadovaného celkového času, který potřebuji na dokončení úkolu. Tohle rozebrat by bylo asi na dlouho. Takže možná někdy jindy. No a pak nesmím zapomenout na pohyb. Kolo, běh nebo cílená rychlá a delší chůze. To vše je v mém kalendáři. Aby se to stalo.
• Projít si nápady. Řadu nových nápadů na projekty, články, ale i osobní aktivity udržuji v seznamu Nápady. Nevrhám se do nich hned, ale nechávám je vždy chvíli uzrát. U některých časem zjistím, že nejsou potřeba a vlastně se mi do nich ani moc nechce. A některé uzrají natolik, že z nich udělám aktivní projekty. Aktuálně tady mám kolem 280 položek. Na většinu z nich se nikdy nedostane.
• Aktualizovat podnikání. Tohle je trošku specifické pro můj způsob práce s klienty a financemi. Více jsem o tom povídal ve videu, které jsme natáčeli na Think Tanku Na volné noze. Na konci týdne během týdenní rutiny aktualizuji svůj finanční plán (primárně výdaje) a aktualizuji stavy v CRM, kde eviduji informace o aktuálně rozpracovaných zakázkách.

Týdenní rutina je uzávěrkou pracovního týdne. Je to okamžik, kdy vyčistím a zaktualizuji všechny systémy, které používám. Zároveň si během ní připravím strategický plán pro týdny další. Jaký je výsledek? Nehoním věci na poslední chvíli. Vím, co mám udělat pro to, abych se posunul ke svým dlouhodobějším záměrům. Pak samozřejmě zbývá na nich pracovat. Ale to už je jiná disciplína.

Časové bloky pro práci

Přiznám se, že mi pár let trvalo, než jsem si našel zálibu v práci v časových blocích. Dnes ji považuji za jednu z nejlepších změn, kterou jsem kdy udělal. Pomáhá mi lépe plánovat, lépe dokončovat a také lépe odmítat nově příchozí závazky.

Vycházím primárně z toho, kdy se mi pracuje nejlépe na konkrétní skupině úkolů. Protože jinak se mi školí v pátek odpoledne v porovnání s úterním dopolednem. A stejně tak se raději připravuji v pondělí odpoledne než průběžně během celého týdne.

Ve svém systému mám tři základní zóny, jejichž názvosloví jsem před časem převzal z knihy Zaměřte svou pozornost od M. Hyatta. Pracoval jsem s nimi několik let před uvedením knihy na trh, nicméně ty názvy mě oslovily natolik, že mi to nedalo a do svého kalendáře jsem je zakomponoval. Jsou jimi hlavní jeviště, zákulisí a práce mimo jeviště. Pojďme si o nich povědět trošku více.

Hlavní jeviště (modrá)

Hlavní jeviště je prostor, kde se odehrává výkonná práce. Pro mě to jsou školení, konzultace, schůzky nebo v případě, že ani na jedno z toho nedojde, je to psaní článků a obecně vytváření obsahu.

Hlavní jeviště má v mém kalendáři prostor primárně v úterky, středy a čtvrtky a to od rána do odpoledne. Je rozděleno obědovou pauzou na dvě zóny. Do dopolední zóny nepatří až na výjimky schůzky. Jednoduše z toho důvodu, že dopoledne zvládnu udělat hromadu práce, kterou by schůzky jen rozbíjely. Takže schůzkuji až odpoledne.

Výše uvedenému mentálnímu nastavení je přizpůsobeno třeba také nastavení mého rezervačního systému v Calendly. Pokud vám pošlu odkaz na rezervaci schůzku, nenajdete tam prostor v pondělí ani v pátek, stejně jako v ostatních pracovních dnech v dopoledních hodinách. A když vám pošlu odkaz na rezervaci termínu pro konzultaci, workshop nebo webinář? Dostanete na výběr pouze z úterý, středy nebo čtvrku.

Jestli z toho někdy ustupuji? Jasně, občas se stane, že má klient pevně daný termín nebo školení realizuje pouze v pondělí. Pak je na mě, jak situaci vyhodnotím. Někdy kývnu a někdy se prostě nedomluvíme. Stejně to je i s ostaními dny. Ano, i s víkendy. Nebo s časem po mé STOPce.

Zákulisí (zelená)

Zákulisí je pak prostor pro přípravu, větší administrativu nebo resty. Je to zóna, díky které je má práce na hlavním jevišti kvalitnější. Postupem času jsem zjistil, že se mi mnohem lépe připravuje v konkrétní den (pondělí), než abych přípravy roztříštil do celého týdne podle toho, kdy mám volno. Stejné to je s odpovídáním na e-maily, které počkají (v pátek). Jednoduše je raději vyřídím hromadně během pátečního bloku, než abych je odbavoval průběžně během týdne.

Do zákulisí spadá třeba také sebevzdělávání. Jasně, čtu, koukám a kurzy nebo experimentuji i v průběhu celého týdne, nicméně hlavní rozvojová část přichází v pátek. Ani nevíte, jak moc se na ten pátek těším. Nejen z důvodu blížícího se víkendu, ale také z důvodu koncentrovanějšího rozvoje.

Mimo jeviště (neviditelná)

Říkáte si, co dalšího by sem šlo ještě vmáčknout? Co je to zóna mimo jeviště? Jednoduše vše, co souvisí s mimopracovními aktivitami a dobíjením baterek. V rámci ideálního týdne má své místo denně po 17h a o víkendech.

Patří sem aktivity, díky kterým ze sebe dokážu při práci v zákulisí a na hlavním jevišti vymáčknout to, co chci. Ať už jde o ulehání do postele kolem 21:30 a soustředění se na kvalitní spánek, pohyb, který mě z dlouhodobého hlediska nabíjí energií, setkávání s lidmi, které mám rád, hraní si se synem nebo jednoduché vypnutí. Prostě si sednu na balkón svého břevnovského bytu a čumím před sebe. Tohle přišlo před časem tak nějak samo. A je to boží.

Závěr

Víc k tomu asi nemám. Chtěl jsem to popsal ve zkratce a věřím, že i přes osm normostran, které jste možná přečetli (ty jo, byl bych moc rád, kdybyste mi napsali, zda jste to skutečně dočetli), to stálo za to.

Jde čistě o mou vlastní zkušenost. Práce v rutinách a časových blocích mi značně zjednodušuji rozhodování o tom, jaký nový závazek a kdy akceptovat a co naopak odmítnout. Vychází z toho, co vím o svém těle z pohledu výkonnosti nebo soustředění. A ačkoliv ne vždy vychází na 100 %, přinesla mi do života více řádu a produktivních dní, než když jsem před mnoha lety pracoval od nevidím do nevidím a věřil, že to k produktivitě povede.

Věřím, že i vás může inspirovat v tom, jak dělat ty nejdůležitější věci ve správný čas. A dá vám možnost mít čistou hlavu a být více v klidu.