Než jsem poznal myšlenkové mapy, často jsem se na jednáních a schůzkách potýkal s tím, že jsem měl problém se zápisy a poznámkami v kombinaci s udržením pozornosti a schopností adekvátně se zapojit do aktuální diskuze. Mluvení šlo rychle a já potřeboval klid, který jsem neměl, jelikož mi jej kompletně sebral čas, jež jsem věnoval tvorbě a čtení mých rozsáhlých poznámek. A to jsem nechtěl – mým záměrem bylo něco jiného, než datlovat do notebooku slovo od slova a být tak „pouze“ jedním ze zapisovatelů.
Po čase jsem vše zkrátil na útržky a hesla náhodně rozepsaná po papíře nebo v odrážkách – v tu chvíli jsem byl schopný pružně reagovat, nicméně zápisky dávaly smysl jen krátce po schůzce. Bylo pro bě těžké udržet myšlenku do druhého dne. Změnil to příchod myšlenkových map do mého každodenního života (k němuž patří i zápisky ze schůzek v podobě myšlenkových map).
Jak na to?
Není to žádná věda, ale i tak jsem několik měsíců ladil, kombinoval a zjednodušoval postup a šablonu, která je mi nyní oporou při vytváření osobních zápisků při jednáních a schůzkách. Ve výsledku se jedná o několik málo tipů, které mohou, minimálně jako inspirace, posloužit i vám.
Příprava základní struktury schůzky
Pro maximální možnost zapojení se si obstarejte program schůzky, na kterou se chcete připravit (je těžké se připravit, když nevíte na co). Nakreslete doprostřed papíru centrální obrázek, jež charakterizuje téma schůzky, nebo jen vepište slovy téma (případně datum, místo apod. podle vašeho uvážení).
Z centrálního obrázku veďte hlavní větve symbolizující jednotlivá témata, která by měla být na schůzce projednávána, a přesně proto také ponesou název, symbol obrázek, který se k danému tématu vztahuje. Nyní máte kostru jednání, kterou doporučuji obohatit o vlastní myšlenky vztahující se k jednotlivým větvím (tématům).
Myšlenková mapa v akci
Konkrétní práce s mapou přímo na schůzce pak závisí na mnoha vlivech okolí. Základem však je zápis silných myšlenek, které nás (třeba) za čtrnáct dní vrátí zpět k jednotlivým situacím, které se na schůzce udály, a pomohou nám vybavit si co možná nejvíce okolností. V daných situacích pomáhají jednoduché symboly a obrázky, zvýrazňování pomocí barev a typu písma. Já v mapách pracuji se čtyřmi pěti základními typy poznámek:
- Program – velmi výrazné prvky, hlavní větve; jde o původní a předem známý program schůzky
- Myšlenky – bez zvýrazňování; jde o vlastní myšlenky, které mi naskakují k tématům před nebo v průběhu schůzky
- Úkol – z daného bodu vytvořím prvek ve tvaru hvězdy; jsou to veškeré úkoly, které pro mě ze schůzky plynou
- Informace a rozhodnutí – vytvářím prvek ve tvaru oválu; jedná se o informace, které byly na schůzce předány a diskutovány
- Téma mimo program schůzky – vytvořím prvek ve tvaru „obláčku“, jež nenavazuje na žádnou z větví; jedná se v o nové hlavní téma, které volně „pluje“ mimo hlavní mapu
Doplňující informace
Bokem si k mapě dopisuji účastníky, místo, čas, projekt a další důležité informace, které se ke schůzce vztahují. Klidně zvolte opět strukturu myšlenkové mapy, já mám v tomto případě raději již zaběhnuté seznamy v „odrážkové podobě“.
Vyzkoušejte a hledejte možnosti
Doporučuji alespoň párkrát vyzkoušet poznámky ze schůzek v podobě myšlenkové mapy. Chce to jistě trošku cviku a praxe, ale věřím, že se i ve vašem případě výsledek brzy dostaví. Pokud se bojíte, že ztratíte důležité myšlenky, vezměte si s sebou diktafon nebo mobilní telefon, který umožňuje zaznamenávat zvukovou stopu.
Poznámky v podobě myšlenkové mapy vám mohou, tak jako mi, přinést prostor pro větší zapojení se do konverzace a řešení témat díky zrychlenému zápisu, jednodušší pohled na témata schůzky a její aktuální průběh (vizualizace prostřednictvím mapy umožňuje rychlejší analýzu poznámek a tudíž jednodušší hledání souvislostí), ušetří inkoust (píšete-li perem) a případně jejich tvorba neruší okolí tolik, jako rozsáhlé lineární poznámky („klepete-li“ je do notebooku).
Nezapomeňte dát vědět, jak vám zápisky v myšlenkové mapě fungují. Pokud je již používáte, pomozte ostatním a napište, jak s nimi pracujete a co vám přináší.