S velkým množstvím rozptýlení, která brání v lepším soustředění, se dnes snaží zatočit téměř každý. Notifikace, která se zobrazí na obrazovce monitoru, nás může na několik vteřin nebo minut odtrhnout od rozpracovaného důležitého úkolu. A návraty zpět do plného soustředění bývají zdlouhavé.
Pokud používáte MS Outlook ve výchozím nastavení, máte zapnuta všechna oznámení o nové příchozí poště. To může být v případě desítek či snad stovek e-mailů denně poměrně velká série nahodilých vyrušení, která odvádí naši pozornost a prodlužují dobu práce na podstatných úkolech. Co s tím, pokud nechcete Outlook vypnout (například potřebujete-li pracovat s kalendářem nebo úkoly)?
Vypněte všechna upozornění na e-maily
Nejdříve zvažte, zda vůbec nějaká upozornění potřebujete. Pokud ne, doporučuji je trvale vypnout.
Jak na to:
- Klikněte na Soubor a Možnosti
- Klikněte na Pošta
- V sekci Doručení zprávy zrušte zatržení u všech položek
Offline režim
I když si vypnete upozornění na nové zprávy, možná se setkáte s občasným nutkáním zkontrolovat doručenou poštu, abyste se ujistili, zda vám něco neuteklo. Poměrně užitečným opatřením je pracovat v offline režimu a nechat si poštu doručit jen v určitých intervalech.
MS Outlook má možnost přepnout se do offline režimu. Najdete ji v záložce Posílání a příjem a Pracovat offline. Do Doručené pošty vám nepřijde žádná zpráva, pokud manuálně nevyvoláte odeslání a příjem (klávesa F9).
V případě, že máte aktivovaný offline režim, máte také možnost nastavit si pravidelné stahování a odesílání pošty v dávkách, např. co 30 minut.
Jak na to:
- Klikněte na Soubor a Možnosti
- Klikněte na Upřesnit
- V sekci Posílání a příjímání klikněte na Odeslat a přijmout
- V sekci Když je Outlook offline zatrhněte Naplánovat automatické odesílání a příjem vždy po … minutách a nastavte interval třeba na 30 minut
Nastavení výjimek pro určitě kontakty
Možná občas potřebujete okamžitě reagovat na urgentní e-maily. Napadá mě hodně příkladů. Může to být VIP klient, který má domluvený krátký čas na odpověď, kritický požadavek…
Určitě vás napadla řada dalších informací, které mohou skončit ve vaší e-mailové schránce a mají vysokou naléhavost. Ideální by bylo podobným zprávám předcházet a hlavně je neřešit přes e-mail, ale vhodnějším komunikačním kanálem. Nicméně pokud se na to nemůžete 100% spolehnout, doporučuji následující opatření.
Nastavte si pravidlo pro zapnutí upozornění na naléhavé e-maily. Pokud pravidla v Outlooku neznáte, vězte, že jde o funkci, která se dá použít například pro automatické přesouvání specifických e-mailů do vybraných složek. To vše na základě podmínky, která spustí akci. Určitě ještě o pravidlech někdy napíšu více.
Jedním z využití pravidel může být ale také to, že se vám zobrazí notifikace ve chvíli, kdy přijde e-mail odpovídající kritériím nastavených předem. Například všechny e-maily, které mají v předmětu text “Kritický incident”. Nebo to budou e-maily od Jana Nováka, což je váš VIP klient nebo nadřízený. A to i přesto, že budete mít upozornění na nové zprávy kompletně vypnuté (jak na to jsme si ukázali v úvodu článku).
Jak na to:
- Klikněte na Soubor a Spravovat pravidla a upozornění
- Klikněte na Nové pravidlo a pak dole na Použít pravidlo na přijaté zprávy
- Klikněte na Další >
- V prvním kroku nastavte podmínku; pokud chcete upozornění na e-maily od konkrétního člověka (nebo lidí), zatrhněte první volbu Od: osoby nebo veřejná skupina
- Ve spodní části klikněte na odkaz a vyberte osobu, více kontaktů nebo klidně celou skupinu kontaktů
- Klikněte na Další >
- V druhém kroku vyberte akce Zobrazit upozornění na ploše a Zobrazit: určitá zpráva v okně Upozornění na novou položku; druhý typ notifikace se hodí v případě, že třeba hlavní oznámení zmeškáte (třeba se zrovna budete koukat jinam), protože zprostředkuje oznámení v okně, které je potřeba manuálně zavřít
- Ve spodní části klikni na Určitá zpráva a vyplňte například “Důležitá zpráva”
- Klikněte na Další >
- Ve třetím kroku můžete nastavit výjimku; použijte ji v případě, kdy i přes splněnou podmínku nechcete některé notifikace zobrazit, příkladem budiž třeba zprávy, kde jste v kopii
- Klikněte na Další >, pravidlo pojmenujte a uložte kliknutím na Dokončit
S pravidlem si můžete libovolně hrát, nastavit si podmínky a výjimky dle libosti. Akce by však měly zůstat stejné, jedině tak nezmeškáte i přes vypnutá upozornění naléhavé nebo důležité zprávy.
Tak co, máte hotovo? Budu moc rád, když mi pošlete zprávu, pokud vám toto nastavení pomohlo. Třeba v lepším soustředění na práci.