OmniFocus a inbox pro uživatele OS Windows

Stal jsem se „čistým“ iOS uživatelem – alespoň v soukromém životě. Před několika měsíci jsem přesedlal z MacBook Air na iPad

Obrázek - logo OmniFocus

V kombinaci s iPhonem tvoří nerozlučnou dvojku, která je kostrou mého systému produktivity založeném na GTD, OmniFocus a Evernote. K tomu papír – blok a pero. Odproštění od laptopu a desktopu v sobě skrývá neuvěřitelnou volnost. Váha, mobilita, rychlost, pohodlí a další bonusy, které tato kombinace poskytuje. Využívaná mobilní zařízení mi plně dostačují.

Neustále jsem však bojoval v mém zaměstnání (IT konzultant) – konkrétně s plněním inboxu. Pracuji v OS Windows a tento systém prostě svou OmniFocus aplikaci nemá. A rozhodně jsem nechtěl měnit již zaběhnuté řešení zkoušením multiplatformního SW.

Jak to fungovalo (Evernote, papír)

iPad nebo iPhone jako inbox ve chvíli, kdy pracuji na laptopu s OS Windows, se moc neosvědčil. Primárně z důvodu pomalosti a většího osobního „výpadku“ ve chvíli, kdy jsem si chtěl jen něco drobného poznamenat. Zapnout, zadat heslo a v tom nejhorším případě spustit OmniFocus. Zkoušel jsem to pár dní – jestli si to sedne. A nesedlo.

O něco lepší variantou bylo vkládání poznámek do Evernote, který byl (a stále je) jedním z mých inboxů. Jednoduchou klávesovou zkratkou CTRL+ALT+N je možné vložit poznámku a tu poté synchronizovat, čímž se zpřístupní v dalších zařízeních. Nevýhoda při využívání iOS řešení je ta, že kopírování z inboxu v Evernote do seznamů v OmniFocus opět není tak uživatelsky přívětivá. Je přímo otřesná.

Proto jsem skončil u papíru jako inboxu – ruka je rychlá a práci s papírem mám rád. Mapy, kreslení, vysvětlování, poznámky, přemýšlení – pero, papír, hlava, ruka a jejich spolupráce. Ve chvíli, kdy jsem měl myšlenku nebo si potřeboval cokoliv vložit do inboxu, poznamenal jsem si to rukou. Výborné řešení, ale to neustálé přepisování z papíru do OmniFocus taky nic moc.

Jak to funguje teď (Outlook a Exchange)

Jakmile jsem zjistil, že existuje možnost synchronizace OmniFocus s iOS Reminders, nebylo co řešit. Ihned jsem tuto možnost zprovoznil. Jak na to se dočtete třeba v článku OmniFocus ve světě Windows? na webu OmniFocus a já.

Zadání úkolu do inboxu v Outlook

Jako člověk využívající denně MS Outlook pro poštu a sdílený firemní kalendář jsem byl touto možností unešen – byla to otázka pár vteřin. Zapnout synchronizaci Exchange úkolů v iOS zařízeních (v mém případě pouze na iPad, v případě více zařízení se mi poté při importu do OmniFocus vytvářely duplicitní položky), tento seznam jako default a synchronizace může začít. Od prvního okamžiku to funguje naprosto bezvadně.

Jako další nezbytný krok bylo vytvoření klávesové zkratky pro vkládání do seznamu úkolů v Outlook (chtěl jsem mít možnost odkudkoliv zadat poznámku či úkol během vteřiny).

Windows lišta s úkoly v Outlook

Vytvořil jsem si tedy zástupce pro zadání nového úkolu podle tipů na webu (viz třeba tento odkaz) a umístil ji na Windows lištu na první místo. Klávesové zkratky WIN+1 a ALT+S se poté postarají o založení a následně uložení úkolu do inboxu v Outlook.

Jak to dostat do OmniFocus

Při odchodu z kanceláře pak stačí pustit Reminders v iPadu, počkat na synchronizaci a následně pustit OmniFocus – veškeré položky jsou poté přeneseny do OmniFocus inboxu, který denně zpracovávám (vždy večer).

A to je vše. Vše je velmi jednoduché a po nastavení, které zabere zhruba deset minut, perfektně funkční. Za dva týdny v provozu jsem nenašel jedinou věc, která by nezafungovala. Problém nastal pouze v případě, kdy jsem měl zapnutou synchronizaci Exchange úkolů, Reminders a OmniFocusu v obou iOS zařízeních – položky se pak zduplikovaly. Ale řekněme, že jsem se poučil.

A co mi schází? Snad jen možnost automatické synchronizace iOS Reminders a Exchange. Ale to už je opravdu jen drobnost.

Poslední informace na závěr – pokud bych byl uživatelem konkurenční aplikace Things, postup by byl zcela totožný.

7. ledna 2013|

Máte k článku otázky nebo připomínky? Napište mi.