🥊 Dnes to bude o timeboxingu. O přidělování časových bloků v kalendáři konkrétním úkolům. Prostě si dáváte do kalendáře nejen schůzky, ale také vaše úkoly na dny a časy, kdy je chcete splnit.

Nikdy to neklapne na 100 %.

Ale o to vůbec nejde.

O co teda jde?

1️⃣ O zvýšení soustředění na úkoly

2️⃣ O zlepšení prioritizace úkolů a projektů

3️⃣ O plánování nejen v práci, ale i mimo práci

4️⃣ O snížení míry odkládání úkolů na kdovíkdy

5️⃣ O získání přehledu o tom, co jste splnili

6️⃣ O jednodušší odmítání nových úkolů

Vypadá to jako romantická pohádka.

Občas to dopadne jako déčkový horor.

My se dnes vydáme zlatou střední cestou.

Seznamy úkolů nefungují

📄 Můj oblíbený, přes deset let starý článek To-Do Lists Don’t Work (česky Seznamy úkolů nefungují), jehož autorem je Daniel Markovitz, dává mnoho důvodů, proč je fajn upřednostnit timeboxing před seznamy úkolů.

Zmiňuje v něm třeba to, že při pohledu na desítky úkolů v seznamech většinou zareagujeme tak, že utečeme k jednodušší aktivitě nebo na seznam budeme jen strnule civět.

Taky, že milujeme kratší úkoly, a že různě velké úkoly znamenají různou podvědomou chuť se do nich pustit. Tříminutové úkoly budete dokončovat jedna radost, pětihodinové odkládat do aleluja.

Naráží také na ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ. Přesně tak, různé priority, které úkolům dáváme. Kdysi na opísmenkované prioritizaci stála řada diářů a návodů. Fungovalo to? Možná. Funguje to dnes? Možná. Ale moc písmenkovacích lidí neznám.

V neposlední řadě je v tomto článku i zmínka, že ze seznamu nepoznáte, kolik času vám práce na úkolu sebere. A tedy kolik času máte ještě k dispozici. Taky pravda i když ne vždy.

Seznamy úkolů fungují

✅ Když se vrátím do roku 2001, spoustu z těch věcí nakousl už David Allen v Getting Things Done. Projektové seznamy, kontexty a další vychytávky. Nebojte, tohle nebude chvalozpěv na Allenovy přes dvacet let staré principy.

Já jen, že seznamy úkolů nejsou špatně, pokud je umíte používat. Vždy je můžete zkrátit, průběžně proškrtávat a nastavit si hranice. Jo, vím, že je to fakt těžké. Zažil jsem to se svým 270 položkovým seznamem v Outlooku před 15 lety.

Velké úkoly můžete i v seznamech sekat na menší části a podúkoly. Libovolným způsobem si určit jejich prioritu v rámci dne. Stejně, jako můžete odkládat úkol ze seznamu, budete šoupat políčka s úkoly v kalendáři.

A k té časové náročnosti – proč si ji k úkolu v seznamu nepřipsat? Dělá to tak hodně lidí. Funguje to. Navíc pokud se naučím dobře sekat úkoly na menší části tak, že jeden úkol = časový blok o konkrétním rozsahu, třeba 60 minut, pak se s tím dá docela hezky pracovat.

Dodnes využívám seznamy úkolů v kombinaci s timeboxingem. Jen mám nastavené hranice. A škrtl jsem všechny kontexty až na jeden – rychlé úkoly, které dělám rámci produktivních prostojů. Ty další už pro svou práci nepotřebuji.

Každému sedí jiný styl organizace.

O plánování se dá říct totéž.

To-Do listy nejsou špatně.

Když je umíte používat.

O nich to dnes nebude.

Jdeme na ten timeboxing.

Protože je fakt účinný, chcete-li lépe řídit své úkoly.

Proč cpát úkoly do kalendáře

👉 Zvýšíte soustředění a podpoříte hlubokou práci
Naplánováním časových bloků pro jednotlivé úkoly vytvoříte prima prostředí pro hlubokou a soustředěnou práci. Minimalizujete pokušení pracovat na více úkolech. Prostě tohle je v kalendáři, tohle se má stát. Zlaté pravidlo timeboxingu. Zásadně to zjednoduší ponoření se do práce na důležitých úkolech. A o to tady jde až na prvním místě.

👉 Lépe rozhodujete o prioritách
Timeboxing vás přemlouvá k tomu, abyste si určili nejdůležitější úkoly a dali jim prioritu ve vašem rozvrhu. Samozřejmě to chce důležité úkoly zohlednit. Tím, že nejprve přidělíte čas úkolům s vysokou prioritou, zajistíte, že jim věnujete takovou pozornost, kterou si zaslouží, a zabráníte tak tomu, abyste zabředli do mělkých a méně důležitých činností.

👉 Využijete jej i u mimopracovních úkolů
Timeboxing se netýká pouze pracovních úkolů, ale lze jej použít i v mimopracovním prostředí. Naplánováním časových bloků pro rodinu, přátele, koníčky a péči o sebe zvýšíte šanci, že se tomu budete fakt věnovat. Opět platí poučka o tom, že co je v kalendáři, to se… Přesně tak. Spatří to světlo světa. Je to skvělý hack pro to, abyste se věnovali i ne-práci.

👉 Snížíte pravděpodobnost odkládání úkolů
Tak jo, ještě jednou a naposled. A naopak. Co není v kalendáři, to se nestane. Když se zavážete k úkolu v rámci časového bloku, vytvoříte pocit důležitosti a větší naléhavosti, který pomáhá bojovat s odkládáním. Protože víte, že máte na dokončení úkolu tento omezený čas, je větší šance, že začnete a vydržíte.

👉 Získáte přehled o splněných úkolech
Timeboxing dává jasné vizuální znázornění vašeho denního a týdenního pokroku. Vidíte, co jste zvládli. Díky tomu více, že jste „tento týden stihli tohle a tohle“. A můžete dát sbohem myšlenkám „vždyť já jsem nic neudělal“. Je to skvělý motivátor. Nikdy splněné úkoly z kalendáře nemažu, jen je označím jinou barvou, když je dokončím. A stejně tak upravuji zpětně v kalendáři délku úkolů podle toho, kolik jsem nad nimi strávil času.

👉 Necháte za sebe rozhodnout kalendář
Možná, stejně jako já, bojujete s odmítáním. Vždyť svět je plný tak zajímavých úkolů a projektů, do kterých bych se mohl pustit. Stop. Mám na to prostor? Mohu tomu věnovat pozornost, aniž bych ohrozil další věci, na kterých mi záleží? I na tohle vám dá timeboxing odpověď. Protože dopředu vidíte, co vás čeká. A lépe se rozhodnete, jestli to „nové“ má vyšší prioritu nebo je to kandidát na uzrání či odmítnutí.

Co je důležité? Rozhodně vás nesmí timeboxing svazovat. Přestože blokování času vytváří strukturu, neznamená to, že by mělo bránit flexibilitě. Bloky si samozřejmě přeskupujte podle nahodilých změn nebo nových priorit. Ale všeho s mírou. Neudělejte si z toho návyk. Stejně jako si nevytvořte návyk z dogmatického plnění bez jakékoliv pružnosti.

Aby to celé fungovalo, je fajn nesázet bezhlavě úkoly do kalendáře.

Experimentujte, abyste našli přístup, který vám vyhovuje.

Tady je pár mých tipů, jak na to, aby to klapalo.

3+3+3 tipy pro lepší timeboxing

🎯 Identifikujte své nejdůležitější úkoly (MITs)
Určete si úkoly, které budou mít nejvýznamnější dopad na vaše cíle. To jsou vaše MITs a měly by být základem vašeho timeboxingu. Cpát do kalendáře úkoly jen proto, aby jste v něm měli úkoly, je kontraproduktivní.

⏱️ Odhadněte dobu trvání úkolů
U každého úkolu odhadněte, jak dlouho bude trvat. Počítejte s tím, že vás něco nebo někdo rozptýlí. Dávám si do kalendáře úkoly, které mám rozsekané na maximálně hodinové bloky. Délku si zvolte sami. 30 minut, 60 minut, 90 minut… Prostě takové, které vám sedí.

📈 Plánujte podle produktivních špiček
Kdy jste nejproduktivnější? Naplánujte si nejdůležitější úkoly na toto období. Díky tomu budete své MITs řešit v době, kdy máte formu. Kdy máte naopak největší útlum? A fakt tam chcete pracovat na těch nejdůležitějších úkolech?

🗓️ Přidělte časové bloky
Jakmile víte, co chcete, víte, jak dlouho to bude trvat a taky víte, kdy bude nejlepší se do toho pustit nebo nepustit, přidělte každému úkolu časový blok. Prostě si úkol šoupněte do kalendáře.

⏸️ Plánujte i přestávky
Hlavně bacha na „tetris“. Cílem timeboxingu není vyplnit každé prázdné políčko. Je fajn tam ta bílá místa mít. Pro načerpání energie, protažení, procházku, pauzu na čůrání… Ne nadarmo se teď řada schůzek plánuje na 50 minut a ne na celou hodinu. Potřebujete přepnout. K tomu potřebujete prostor.

🔁 Upravujte podle změn
Hodně lidí si myslí, že z nich timeboxing udělá roboty, kteří budou jen krok za krokem následovat svůj kalendář. Je to právě naopak. Velmi to pomáhá flexibilitě a vy se toho nebojte využít. Plán není od toho, aby se chtě nechtě dodržoval, ať se děje cokoliv. Je k tomu, abyste byli schopni pružně reagovat na nahodilé situace.

🎨 Používejte různé barvy událostí
Mám modrou pro události, se kterými nechci moc hýbat. Schůzky, úkoly, které se mají stát v ten den a čas. Pak červenou – úkoly, se kterými mohu hýbat a přesouvat je. Šedou barvou označím úkoly, které jsem splnil. A pak jsou tady ještě žluté, fialové nebo zelené pro různé osobní oblasti.

🔙 Využijte kalendář i při hodnocení dne a týdne
Splněné úkoly nechte v kalendáři a třeba i upravte délku úkolu podle toho, kolik vám ve skutečnosti zabral času. Jednak získáte prima časový snímek bez nutnosti používat Toggl nebo Clockify, ale také se ke splněným úkolům můžete vracet a promýšlet, jak s nimi příště naložit jinak. Nehledě na to, že vás při zpětném procházení napadnou nové myšlenky, na které jste při realizaci prostě neměli kapacitu.

🔋 Plánujte nejdříve sebe a potom to ostatní
Já vím, je to trošku kontroverzní. Ale je to jeden z nejproduktivnějších návyků, které jsem si kdy osvojil. Dát sebe, své blízké a svou energii na první místo. Dělám to i u timeboxingu. Při plánování týdne jde jako první na řadu obnova sil. Pohyb, spánek, čtení, vztahy… A až potom práce. Zkuste to. Vrátí se vám to.

3+3 bonusové tipy

⭐️ Když plánujete úkoly, ptejte se, jak vám úkol pomůže k vašim cílům

⭐️ Nastavte si připomínku pro přechody mezi úkoly a přestávky

⭐️ Nekontrolujte e-maily a upozornění během hlubokých bloků

⭐️ Experimentujte s různými délkami časových bloků

⭐️ Když úkol 3x přesunete, může být něco špatně

⭐️ Nechte si prázdná místa a Tetris si zahrejte jinde

👨‍💻 3 tipy na aplikace

⭐️ Reclaim.ai
AI nástroj, který za vás plánuje čas.

⭐️ Sunsama
Moc hezky zpracovaný nástroj pro timeboxing.

⭐️ Brain.fm
Hudební kulisa pro zvýšení soustředění během hluboké práce.