Ať už využíváte GTD nebo jinou z metod pro osobní time management, pravděpodobně k ní patří pravidelné větší revize, jež většinou probíhají týdenních intervalech. Čas, který investujeme do pravidelné “údržby”, se několikanásobně vrátí v podobě důvěry, lehčí hlavy nebo třeba myšlenek, jež neubíhají nežádoucím směrem. Přes veškerý přínos je týdenní revize pro mnoho z nás velkým oříškem – začínáme s ní neradi a pár desítek minut, které bychom měli v klidu a s rozvahou věnovat sobě a svým záležitostem, nám přijdou jako zbytečné mrhání časem. Proč? Vlastní zkušenosti mě utvrdily v tom, že jsou tyto pocity způsobené nejasností záměrů, nesrozumitelnou nebo nekonkrétní formulací jednotlivých kroků a z toho vyplývajícím těžkým rozhodováním o co možná nejlepším naložení se zablokovaným časovým úsekem v kalendáři.

Potýkal jsem se v počátcích rozvoje svého způsobu řízení záležitosti s tím, že jsem v neděli odpoledne přišel do kavárny, otevřel notebook, sešit a hodinu seděl a neohrabaně se snažil revidovat snad vše, co mi přišlo pod ruce. Nemělo to hlavu ani patu a já své týdenní hodnocení protrpěl. Cítil jsem, že mi celý proces “něco” přináší, nicméně to byla nejméně oblíbená část mého GTD a já potřeboval zjistit proč. Proč systém, který celkově tak výborně funguje, obsahuje část, která z hlediska sympatií tolik vybočuje. Odpovědi jsem hledal dlouho, nakonec jsem postupným přidáváním a škrtáním získal seznam tipů, jež mě přivedly k “lepší” revizi a u kterých vidím, že pomáhají i dalším lidem, se kterými o týdenním hodnocení či GTD obecně diskutuji. Pokud stále nemáte ze své týdenní revize dobrý pocit, zkuste se na chvíli zastavit nad těmito body – třeba vás inspirují a nakopnou směrem k pozitivnímu hodnocení týdne s přidanou hodnotou v podobě příjemně stráveného času nad svým systémem, na který se budete každý týden těšit.

• Mám v kalendáři zablokovaný čas na týdenní revizi a dodržuji jej. Ten si plánuji vždy během předchozí týdenní revize a upravuji den předem podle okolností, které se přes týden naskytly. Není pro mě důležité mít revizi vždy ve stejnou dobu, ale mít na ni dostatek klidu a času.
• Vytvořil jsem si seznam činností, které musí být v rámci revize hotovy. Je to jeden z nejdůležitějších a nejpevnějších pilířů, na kterém revize stojí. Neřeším tak, jak začít, ale pustím se rovnou na věc a vím, že mám vždy definovaný další krok. A kdy bude konec.
• Mám místo, kam se rád vracím, abych si zrevidoval svůj systém. Ano, nejde to vždy, ale známé místo mi pomáhá neřešit nové okolnosti (vyrušování, adaptace,…) a mohu se plně koncentrovat na hodnocení.
• Příprava je důležitá – vypnu veškeré zdroje vyrušování, u nichž to je možné. Na revizi potřebuji klid, aby přinesla očekávané výsledky.
• Prvním krokem je vždy zopakování si záměru revize. Proč to dělám?
• Rozděluji celý proces na čtyři části – sběr zachycených záležitostí (papíry, myšlenky, nestandardní inboxy, …), rekapitulace minulého týdne (splněné úkoly, absolvované schůzky, telefonáty a kalendář obecně), doplnění v přítomnosti běžících věcí (aktualizace projektů a dalších kroků, seznamu “Čekám na…”, doplnění ze seznamu “Někdy/Možná”, kontrola milníků, které jsem si naskládal do kvartálního a ročního směru) a budoucnost (plánování týdne, možné projekty, nápady, doplnění seznamu “Někdy/Možná”).
• Využívám seznam spouštěčů (klíčových slov pro naplnění inboxu) z knihy Davida Allena, abych si doplnil systém o věci, které do něj patří. Občas to ta hlava prostě nevysype tak, jak bych rád.
• Píšu si a kreslím, ať už do myšlenkových map nebo jen jednoduchých obrázků a nákresů, do svých Papelote sešitů. Vizualizace mi pomáhá uvědomit si smysl, stav a priority.
• Provádím pravidelně denní revizi – ta není přímou součástí revize týdenní, ale těch deset minut denně mi ji zjednoduší, zpřehlední a zpohodlní. Nevláčím si pak za sebou celý týden takový náklad.
• Chci, aby revize nepřesáhla jednu hodinu. Potřebuji dynamický proces a mám vyzkoušeno, že po hodině už to není ono. Je to samozřejmě individuální záležitost, ale pokud u mě revize opakovaně trvá delší dobu, je to signál pro optimalizaci.
• Zapínám Pomodoro, které jsem kdysi neměl rád a dnes si jej užívám. Pomodora mám kratší (20 minut revize, 3 minuty přestávka). Funguje skvěle! Pro stopování času využívám aplikaci Focus Time
• Nejdůležitější je pro mě poslední krok – jakmile mám celý systém zrevidovaný, vím, co mohu škrtnout (případně přesunout do seznamu Někdy/Možná). A škrtám!

Souhrn těchto mých klíčových bodů pro týdenní revizi vychází z osobní zkušenosti za posledních několik let, kdy jsem se přesunul ze zcela nefunkčního systému, přes lehce fungující GTD a jeho pilování do stavu, kdy jsem si vytvořil “parťáka”, se kterým si sedíme a snad i budeme dlouhou dobu sedět.

Co vy a týdenní hodnocení? Jak s ním pracujete? Co zahrnuje?