OmniFocus a inbox pro uživatele OS Windows

Stal jsem se “čistým” iOS uživatelem – alespoň v soukromém životě. Před několika měsíci jsem přesedlal z MacBook Air na iPad

Obrázek - logo OmniFocus

V kombinaci s iPhonem tvoří nerozlučnou dvojku, která je kostrou mého systému produktivity založeném na GTD, OmniFocus a Evernote. K tomu papír – blok a pero. Odproštění od laptopu a desktopu v sobě skrývá neuvěřitelnou volnost. Váha, mobilita, rychlost, pohodlí a další bonusy, které tato kombinace poskytuje. Využívaná mobilní zařízení mi plně dostačují.

Neustále jsem však bojoval v mém zaměstnání (IT konzultant) – konkrétně s plněním inboxu. Pracuji v OS Windows a tento systém prostě svou OmniFocus aplikaci nemá. A rozhodně jsem nechtěl měnit již zaběhnuté řešení zkoušením multiplatformního SW.

Jak to fungovalo (Evernote, papír)

iPad nebo iPhone jako inbox ve chvíli, kdy pracuji na laptopu s OS Windows, se moc neosvědčil. Primárně z důvodu pomalosti a většího osobního “výpadku” ve chvíli, kdy jsem si chtěl jen něco drobného poznamenat. Zapnout, zadat heslo a v tom nejhorším případě spustit OmniFocus. Zkoušel jsem to pár dní – jestli si to sedne. A nesedlo.

O něco lepší variantou bylo vkládání poznámek do Evernote, který byl (a stále je) jedním z mých inboxů. Jednoduchou klávesovou zkratkou CTRL+ALT+N je možné vložit poznámku a tu poté synchronizovat, čímž se zpřístupní v dalších zařízeních. Nevýhoda při využívání iOS řešení je ta, že kopírování z inboxu v Evernote do seznamů v OmniFocus opět není tak uživatelsky přívětivá. Je přímo otřesná.

Proto jsem skončil u papíru jako inboxu – ruka je rychlá a práci s papírem mám rád. Mapy, kreslení, vysvětlování, poznámky, přemýšlení – pero, papír, hlava, ruka a jejich spolupráce. Ve chvíli, kdy jsem měl myšlenku nebo si potřeboval cokoliv vložit do inboxu, poznamenal jsem si to rukou. Výborné řešení, ale to neustálé přepisování z papíru do OmniFocus taky nic moc.

Jak to funguje teď (Outlook a Exchange)

Jakmile jsem zjistil, že existuje možnost synchronizace OmniFocus s iOS Reminders, nebylo co řešit. Ihned jsem tuto možnost zprovoznil. Jak na to se dočtete třeba v článku OmniFocus ve světě Windows? na webu OmniFocus a já.

Zadání úkolu do inboxu v Outlook

Jako člověk využívající denně MS Outlook pro poštu a sdílený firemní kalendář jsem byl touto možností unešen – byla to otázka pár vteřin. Zapnout synchronizaci Exchange úkolů v iOS zařízeních (v mém případě pouze na iPad, v případě více zařízení se mi poté při importu do OmniFocus vytvářely duplicitní položky), tento seznam jako default a synchronizace může začít. Od prvního okamžiku to funguje naprosto bezvadně.

Jako další nezbytný krok bylo vytvoření klávesové zkratky pro vkládání do seznamu úkolů v Outlook (chtěl jsem mít možnost odkudkoliv zadat poznámku či úkol během vteřiny).

Windows lišta s úkoly v Outlook

Vytvořil jsem si tedy zástupce pro zadání nového úkolu podle tipů na webu (viz třeba tento odkaz) a umístil ji na Windows lištu na první místo. Klávesové zkratky WIN+1 a ALT+S se poté postarají o založení a následně uložení úkolu do inboxu v Outlook.

Jak to dostat do OmniFocus

Při odchodu z kanceláře pak stačí pustit Reminders v iPadu, počkat na synchronizaci a následně pustit OmniFocus – veškeré položky jsou poté přeneseny do OmniFocus inboxu, který denně zpracovávám (vždy večer).

A to je vše. Vše je velmi jednoduché a po nastavení, které zabere zhruba deset minut, perfektně funkční. Za dva týdny v provozu jsem nenašel jedinou věc, která by nezafungovala. Problém nastal pouze v případě, kdy jsem měl zapnutou synchronizaci Exchange úkolů, Reminders a OmniFocusu v obou iOS zařízeních – položky se pak zduplikovaly. Ale řekněme, že jsem se poučil.

A co mi schází? Snad jen možnost automatické synchronizace iOS Reminders a Exchange. Ale to už je opravdu jen drobnost.

Poslední informace na závěr – pokud bych byl uživatelem konkurenční aplikace Things, postup by byl zcela totožný.

flattr this!

8 Thoughts on “OmniFocus a inbox pro uživatele OS Windows

  1. Vlado on 21. 1. 2013 at 18.53 said:

    Vyzerá to super. Keď v OF označil úlohu ako hotovu prenesie sa cez Reminders do Outlooku?

  2. Vlado on 23. 1. 2013 at 5.40 said:

    Práve pre možnosť dostať úlohy z Outlooku v pouzitelnej podobe do nejakeho systému v ipade som kúpil Omnifocus, ale neviem najst možnosť zapnut Reminders Capture :(
    Mám iPad2, úlohy z Exchange som nastavil v Reminders ako defultne, ale nič sa nedeje. Prosim Help.

    • Postup je následující:

      1) Zapnout synchronizaci Úkolů do Reminders (stahují se Vám do iOS zařízení?)
      2) Nastavit v OF Settings, sekci Capture, pole Reminders na ON
      3) Nastavit Exchange úkoly jako primární zdroj v Reminders (nastavuje se po zapnutí v OF na ON) seznam úkolů v Exchange

      Kdyby něco něšlo, klidně piště.

  3. No prave, na Ipad 2 to dle mne nejde. Pouze na zarizeni s podporou Siri (i kdyz ji pro toto konkretne nepouzijete). Pokud by tomu bylo jinak, tak bych byl velice rad:)
    pony recently posted…Recenze pizzeria restorante VyžlovkaMy Profile

  4. Pingback: Workflowy - nástroj pro organizaci myšlenek a úkolů - Daniel Gamrot | Daniel Gamrot

  5. Pingback: Workflowy – nástroj pro organizaci myšlenek a úkolů | Mít vše hotovo.cz

Add Comment Register



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

CommentLuv badge

Post Navigation

Read previous post:
Proč jsem si přečetl (nejen) ABC Enneagramu

Zajímám se o lidi. Baví mě pozorovat, jak chodí, komunikují, pracují, smějí se, milují, chápou, nechápou, nenávidí, nadávají, stěžují si,...

Close