Pročistěte seznamy úkolů s termínovým pořadačem

Posted by Daniel Gamrot |17 Dub 16 | 0 comments

Pročistěte seznamy úkolů s termínovým pořadačem

Když jsem zaváděl principy z Mít vše hotovo, postupoval jsem po dílčích krocích. Jedním z nejodkládanějších byla implementace termínového pořadače – nástroje, který mi výrazně pomohl pročistit seznamy úkolů od těch, se kterými jsem neměl možnost v danou dobu nic udělat. Víte co? Vy jej neodkládejte! Implementace je prostá a díky němu zvýšíte přehlednost vašich seznamů úkolů.

Co je to termínový pořadač

V prvé řadě nutno podotknout, že se nejedná o techniku z hlavy Davida Allena, autora Mít vše hotovo (byla totiž zmiňována jinými autory mnohem dříve). I když ten ji velmi jednoduchým a srozumitelným způsobem popisuje ve svých publikacích. Vím, že řada z vás původní knihu, která se ve velmi brzké době dočká aktualizace (viz také newsletter Jan Melvil Publishing – mimochodem právě dnes máte poslední možnost využít skvělé slevové akce, která je v newsletteru popsána), jistě četla a s termínovým pořadačem si pohrávala (či jej snad dokonce úspěšně implementovala). Pro ty, kdo jsou prozatím tímto principem nepolíbení, přináším krátký úvod do světa této tajuplnosti.

Představte si, že váš seznam úkolů má dvacet položek. Do kolika z nich se můžete pustit právě teď? Do patnácti? Deseti? Nebo ani to ne? Jsem zastáncem minimalistického přístupu jednoho seznamu úkolů, ve které mám jednotlivé další kroky označeny kontexty. Ty mi pomáhají v okamžitém vyhledání pouze těch úkolů, na kterých mohu začít okamžitě pracovat. Ty aktivity, které chci splnit někdy v budoucnu, ale ještě se do nich z jakéhokoliv důvodu pustit nemohu (např. chci zarezervovat vstupenku na koncert oblíbeného skladatele, ale předprodej začne až za dva dny), do tohoto seznamu vůbec nevpouštím. Raději je přesunuji do termínového pořadače. Díky tomu se mi seznam proveditelných dalších kroků nenatahuje o ty položky, které aktuálně nejsou relevantní. A čím kratší seznam mám, tím efektivněji se rozhoduji o tom, do čeho se pustím (víte jak to je – čím více možností…).

Jak termínový pořadač vypadá

Jeden příklad za všechny. A vezmeme to hned od myšlenky, kterou představil David Allen v Mít vše hotovo. Ten popisuje termínový pořadač jako třiačtyřicet složek (jedenatřicet pro dny v měsíci, dvanáct potom pro každý z měsíců), do nichž odkládáte připomínky úkolů, které chcete v budoucnu v konkrétní den provést. Jednotlivé složky se dny jsou seřazeny za sebou, složku s aktuálním dnem máte vždy na prvním místě.

Termínový pořadač

Řekněme, že dnes máme 30. března (na prvním místě termínového pořadače je tedy složka s označením “30”, za ní následuje “31”, “duben”, “1”, “2”, atd.). Před čtrnácti dny jsem se doslechl o koncertu, který si rozhodně nechci nechat ujít a vstupenku nejdříve koupit co nejdříve. Předprodej však začíná až 1. dubna.

Kdybych tento úkol vložil do svého seznamu proveditelných položek (dalších kroků), jen by tam zabíral místo a snižoval efektivitu rozhodování o tom, do čeho se mám pustit. Rezervaci totiž mohu provést nejdříve 1. dubna. Proto si vezmu lísteček, napíši na něj “Rezervovat vstupenku na koncert” a vložím jej do složky s označením “1”.

Jak s termínovým pořadačem pracovat

Vhazováním to však nekončí. Abych se u aktivit, které jsem takto odložil, také pustil do provádění, je důležité vypěstovat si návyk pravidelné kontroly. Proto v rámci denní revize (každý den večer) procházím složku pro další den a případné položky, na něž se má zítra dostat, přepisuji do seznamu dalších kroků. Jakmile to provedu, vezmu složku a zařadím ji do dalšího měsíce.

Jak to tedy vypadá u našeho koncertu? 31. března večer otevřu složku “1”, vidím, že je zde připomínka rezervace vstupenek. Tento úkol tedy přepíši do seznamu dalších kroků a složku s označením “1” přesunu za složku “květen”. Takto pracuji denně.

Moderní implementace termínového pořadače

Pokud mě trošku sledujete, pravděpodobně vám moc nesedí, že zrovna já využívám papírových složek, které jsou v poměrně značném rozporu s myšlenkou bezpapírové a mobilní kanceláře. Trefa – nevyužívám! Jsem fanda digitálních technologií, které denně studuji i školím, takže se, stejně jako v případě evidence úkolů, projektů a termínů klaním také k digitálnímu pojetí termínového pořadače. To se však nástroj od nástroje různí. Rád vám přiblížím implementaci v nejčastějších nástrojích, se kterými se jako lektor osobní produktivity setkávám. Kdyby zrovna ten váš chyběl, pošlete mi jeho název do diskuze a já jej co nejdříve doplním.

Todoist – Ačkoliv mám Todoist velmi rád (viz můj článek) a nedám na něj dopustit, občas se mi zasteskne po absenci funkce “odložený start”, která by mi termínový pořadač v papírové podobně perfektně nahradila. Naštěstí ji ale lze v placené verzi poměrně jednoduše nahradit štítkem “termínový_pořadač”, nastavením data (např. tedy 1. dubna pro zakoupení vstupenky) a prací s filtry, u kterých bude vždy podmínka na zobrazení pouze těch úkolů, které nemají přiřazený štítek “termínový_pořadač”. Tento filtr pak může vypadat například takto: “@počítač & !@termínový_pořadač”.

Remember The Milk – Vývojáři aplikace zapracovali do aplikace v předchozích měsících několik nových prvků včetně velmi povedeného designu, díky čemuž se aplikace dostala opět do mého žebříčku nejlepších úkolovníků. A na rozdíl od Todoistu obsahuje také “Start Date”, což je fantastické. Co ovšem považuji za poměrně nedotažené je, že pokud nastavím tento atribut u úkolu, nezmění se téměř nic z pohledu základního zobrazení (úkol stále zůstává viditelný). Proto je to potřeba opět ošetřit, tentokrát využitím Smart Lists (obdoba Filters z Todoist), kde do podmínky vložíte část “(start:never OR start:today OR startBefore:today)”. Díky tomu se vám v seznamu zobrazí daný úkol až ve chvíli, kdy jej skutečně můžete začít plnit. Celý Smart List pro kontext @počítač pak může vypadat takto: “(start:never OR start:today OR startBefore:today) AND tag:počítač”.

Remember The Milk

Wunderlist – Aplikace bohužel nemá ani funkci odloženého seznamu úkolů ani možnost uložení filtrů nebo “chytrých seznamů”. Zde doporučuji vytvořit si pro termínový pořadač speciální seznam (nazvěte jej třeba Termínový pořadač) a každý z odložených úkolů sem přetáhněte. Samozřejmě poté, co doplníte datum, kdy chcete úkol vidět. Jakmile nastane očekávaný den, přetáhněte úkol pod adekvátní projekt nebo kontext (podle toho, jak s Wunderlistem pracujete).

Wunderlist

OmniFocus – Tento nekorunovaný král mezi GTD aplikacemi nabízí asi nejjednodušší způsob, jak odložit úkol – vyplněním Defer Date. Pokud tak učiníte, nezobrazí se vám poté úkol v kontextovém pohledu až do doby, než skutečně nastane den D. Není potřeba nic složitě konfigurovat.

OmniFocus

Google Kalendář – Pokud používáte, podobně jako Pavel Minář, kalendář také pro evidenci úkolů, doporučuji vytvořit si pro termínový pořadač speciální kalendář (pojmenování zase nechám na vás). Jednotlivé úkoly poté vkládejte jako celodenní události k požadovanému datu. Obrovská výhoda tohoto přístupu tkví ve vizuální přehlednosti a také v přenositelnosti do jakéhokoliv elektronického i papírového kalendáře.

Google Kalendář

FollowUpThen – Pokud vás ani jedna z aplikací neoslovuje a raději pracujete s e-mailem, doporučuji vyzkoušet tuto službu. Její hlavní funkcí je připomínání prostřednictvím e-mailů, které zasílá ve vámi požadovaný čas nebo den. Odešlete-li např. e-mail s předmětem “Rezervovat vstupenky na koncert (dnes začíná předprodej)” na adresu “1april@followupthen.cc”, přijde vám 1. dubna do Doručené pošty připomínka právě v podobě e-mailu. Ovládnutí služby vyžaduje chvilku studia a praxe, ale výsledek se jistě dostaví.

Zaveďte jej ještě dnes

Využívání termínového pořadače není žádná věda a je poměrně intuitivní (samozřejmě v závislosti na nástroji, který používáte). Doporučuji – zaveďte si jej ještě dnes a začněte okamžitě těžit z následujících výhod:

  1. Vaši hlavu nebude neustále zaměstnávat přemýšlení o tom, že na “něco” nemáte zapomenout.
  2. Nebudete si muset polepovat lednici nebo jiná místa post-it lístečky.
  3. Úkoly, do kterých se ještě nemůžete pustit, nebudete mít zbytečně na očích mezi seznamy dalších kroků.
  4. V případě, že sem budete vkládat také úkoly k uzrání (nápady, které si chcete nechat připomenout až za nějakou dobu), budete mít i fajn nástroj pro eliminaci nedůležitých věcí. Věřte mi, že řadu z věcí, do kterých byste se v minulosti rádi pustili, za měsíc s chutí proškrtáte.

A to se docela hodí, ne?


Starší příspěvky:
GTD Inbox
Zvyšte svou produktivitu s GTD Inboxem

Jeden z prvních návyků, který jsem si před lety osvojil díky GTD, byla práce s Inboxem (nebo chcete-li – vstupní

Zavřít