Jde o pár let starou zkušenost. Seděl jsem doma na pohovce a povídal si se ženou. Bavili jsme se o celém dni, o cestě do Thajska, o rodičích a kamarádech. Nebyli jsme sami. Řada známých, byť nevědomky, sdílela tento okamžik s námi. Ten okamžik, který jsme měli pro sebe, narušoval běh upozornění na nové zprávy, které nám ze všech koutů světa posílali různí lidé. Psali, jak se máme, kdy se potkáme a co budeme dělat příští týden. Mé oči pošilhávaly po displeji telefonu a dychtivě očekávaly každou novinku. Tehdy mi došla jedna věc – že tyto okamžiky ve dvou jsou tak vzácné. Že je nesmysl zatahovat do nich ostatní. Aktivoval jsem v telefonu režim “letadlo” a odnesl telefon do vedlejšího pokoje. A začal konečně naplno nasávat přítomný okamžik.
Od té doby vnímám čím dál tím intenzivněji, jak se lidé nechávají strhnout ruchem okolí. Snaží se směřovat svou pozornost na více míst, ale mozek to prostě nestíhá a unavuje ho to. Ve finále se vlastně nevěnují ničemu. Slyší má slova, která jim říkám na obchodních schůzkách, ale vím, že neposlouchají. Jen povrchně zachycují útržky informací, které předávám, ale nedokáží v nich, přes neustálé odbíhání zrakem k telefonu, najít souvislosti. A že jsou v této pasti lapeni pravděpodobně již dlouho. Intenzita se rok od roku stupňuje. Ale ta roztěkanost mi není ukradená.
Součástí mé práce je ukazovat lidem, jak se věnovat tomu nejdůležitějšímu naplno. Nejen tak, že jim pomohu zorganizovat si práci a makat na tom, na čem jim záleží, ale také chci, aby v tom fungovali efektivně. A k efektivitě dnes více než cokoliv jiného přispívá právě pozornost, kterou dané činnosti věnujete – ať už se jedná o důležitý pracovní úkol nebo rozhovor s kamarádem. Proto dnes často vystupuji s pro mě zásadním tématem. Jak na vyrušení, která během dne usilují právě o naši pozornost. Nejen jak s nimi zatočit, ale hlavně jak nastavit preventivní opatření, díky kterým je možné jim předcházet.
A protože ne každý navštíví můj trénink a nezúčastní se konzultace, rád bych v tomto článku sdílel své zkušenosti s tím, jak první kroky k omezení vyrušení nastavujeme s některými klienty. Jak se jim díky drobným krokům daří dostávat do stavu “flow”. Jak našli klid pro práci na nejdůležitějších oblastech svého života. Jak se jim podařilo přenést nové návyky, díky kterým se dokáží ponořit do téměř libovolné činnosti, z práce do osobního života. Proto – přeskakujete-li z úkolu na úkol, neustále vás ruší lidé v okolí nebo jen neustále zavíráte e-mailová upozornění, čtěte dál. Třeba se po těch pár odstavcích vydáte na cestu soustředění, kterou dnes tolik lidí hledá.
Snímek vyrušení
Skočím rovnou do praxe. Sáhodlouhou pouť začínáme jednoduchou aktivitou, při které si téměř každý uvědomí, jaká je realita. Často si namlouváme, že těch vyrušení přece tolik není a naše vlastní práce jimi netrpí. Ale co nedokáži změřit, těžko mohu hodnotit a kontrolovat. Proto je oním prvním krokem zdánlivě banální věc. Vezmeme prostý list papíru a začínáme sepisovat to, co ruší jejich pozornost. Každá drobnost, počínaje baristkou v kavárně a novou zprávou v iMessages konče, jde na list papíru. Je až neuvěřitelné, jak rychle se papír plní. Jaké jsou pocity? Není výjimkou, že se objeví stres, frustrace a výčitky z toho, že něco takového vůbec dovolují. A ještě větší pocit úzkosti z toho, co jsme si to vlastně zamanuli. S každou položkou je totiž potřeba něco udělat, nějak ji omezit, zabránit jí, aby příště do jejich “zóny” nevstupovala.
Je důležité vydržet. Ony ty první kroky skutečně nejsou snadné. Původní záměr vypisovat si jednotlivá vyrušení po dobu tří dnů se často protáhne na celý týden včetně víkendu. Aby to nebylo jen negativní – světlým okamžikem často bývá, že si postupem času jsem lidé uvědomí, že již v těchto ranných fázích dostávají jednotlivá vyrušení pod kontrolu. Že se jim tak nějak samovolně brání, že začínají přemýšlet o tom, co udělat příště, abych jim předcházeli. Ale je bláhové myslet si, že je jen tak intuitivně dostanou pod kontrolu. Osvědčil se nám systematičnější přístup. Uchopit každou položku a zakročit.
Kategorizace
Druhým krokem je vyhrazení si časového bloku, který pojmenováváme “Zakroč vůči vyrušením”. Tady bývá jeden z kamenů úrazu – odkud je nejlepší začít? Vždyť je toho tolik, že rozhodnout se pro ideální první krok je hodně náročné. Ať začnete kdekoliv, určitě to nebude špatně, aktivační krok je prostě zásadní.
Možná existují nějaké ověřené techniky, ale dříve, než jsem se k nim propracoval, našel jsem několik vlastních strategií, které fungují. Důležité je to celé nepřekombinovat a ať už si zvolíte jakýkoliv přístup, dbát na to, ať je co nejvíce minimalistický. Cílem je dostat vyrušení pod kontrolu, ne vytvářet složitý systém a proces.
Je samozřejmě na každém, jak se k vyrušením postaví. Jeden z postupů mě napadl, když jsem si vzpomněl na Eisenhowerovu matici priorit a jen tak z dlouhé chvíle si ji načrtl. S drobnými úpravami – bez naléhavosti a důležitosti. Zvolil jsem vlastní kategorie – četnost a kontrolovatelnost. Jinými slovy
- jak často se vyrušení objevují a
- do jaké míry je lze kontrolovat.
Není to žádná věda, jde jen o minimalistickou a funkční kategorizaci. Jednotlivá vyrušení, která máme poznamenaná na papíře, začneme rozdělovat do čtyř kvadrantů. Na ose X je četnost (jak moc se opakují) a na ose Y pak kontrolovatelnost.
Najednou máte před očima přehled všech vyrušení, která ovlivňují řadu činností, které během dne děláte. Zatím nevíte, jak s tím dále naložíte, ale už to, že existují fyzicky v nějakém systému, je skvělá změna. Nejde o nahodilé a ve vzduchu se vznášející nepřátele, ale o identifikované příčiny nespokojenosti a překážky v produktivní práci. K čemu to všechno? Následuje další krok, kterým je plán jejich eliminace.
Poprava
Ono se to jednodušeji řekne, než udělá. V hlavně létají myšlenky na to, co s tím vším vlastně provedete. Doporučuji začít prostým rozhodnutím – otázkou “co s tím”?
Všechna vyrušení, která jsou nekontrolovatelná, si ještě jednou projděte. Pořádně a do hloubky. Podléháme totiž často, hlavně v době, kdy toho máme hodně, jednomu zkreslení, které nazývám “ono to nejde”. Ale ono to jde! Téměř všechna vyrušení, která se objeví, lze nějak kontrolovat, alespoň částečně. Samozřejmě záleží na tom, zda má smysl to jejich drobného potlačení investovat energii, ale to nechám na vás. Opakují-li se často (viz kvadranty četnosti), možná stojí za trošku času navíc popřemýšlet ještě jednou nad tím, zda není možné je jakkoliv omezit. Prostě si je ještě jednou projděte a zkuste zvážit, zda nejsou skutečně kontrolovatelná (nebo ne) a lze-li udělat alespoň pár kroků, které jej potlačí.
U kontrolovatelných vyrušení je pak situace jasná. Omezit je co nejvíce to jde. Ideálně je zcela popravit. Dostat je ze svého dne tak, aby se již vícekrát neobjevila. Ona to je samozřejmě poměrně idealistická myšlenka, ale snažíme se k jejímu naplnění co nejvíce přispět. Dostat se co nejvíce do stavu, kdy se vyrušení objevovat nebudou.
Zpočátku se věnujte primárně popravě těch vyrušení, která přichází v produktivních fázích dne (u mě to je dopoledne mezi 8-11h) a opakují se, tzn. jejich četnost je poměrně vysoká. U takových to má zpočátku největší smysl. Je jednoduché stanovit si v hlavě plán na odstranění všech, která se objeví během celého dne, v praxi to ale pokulhává, neboť se snažíme o řízení změn navíce frontách. Vyberte si například dvě vyrušení, která vás z pohledu produktivity tíží nejvíce. A pusťte se do jejich minimalizace.
Už léta na podobné situace používám rychlou analýzu prostřednictvím Ishikawa diagramu. Nebo lépe řečeno – myšlenkovou mapu, která v podstatě strukturu tohoto diagramu kopíruje. Vezmu si ono vyrušení – problém, který chci řešit. A postupně jej dělím na jednotlivé příčiny až na úroveň jednoduchých dílčích pod-příčin. Takových, které mohu nechat rozpadnout na konkrétní další kroky, které povedou k nápravě. Je náročné řešit velký problém, ale dílčí pod-příčiny, to už je jiná. Jsou konkrétnější a další kroky realizovatelnější. Ano, prakticky porcujete slona na malé kousky, podobně jako u jakéhokoliv velkého úkolu.
Ve finále před sebou budete mít rozpad onoho problému na malé části. A do práce na nich se můžete ihned pustit.
Realizace
Připravili jste si syntézu problému na dílčí potenciální pod-příčiny. Při pomyšlení na to, že byste na nich najednou měli začít pracovat, vám možná není úplně do radostných poskoků. Ano, pravděpodobně toho je až moc. Vydejte se proto opět cestou “méně je více”. Vyberte si tři hlavní oblasti, kterým věnujte maximální pozornost. Ty, které se rozhodnete dostat pod kontrolu. A u každé si napište, co s nimi uděláte, jak zakročíte.
U výše uvedené myšlenkové mapy může vypadat soupis pár kroků takto:
- Všechny sociální sítě – nastavit si čas pro jejich kontrolu na odpolední hodiny
- Facebook – experimentálně odstranit aplikaci z mobilu
- Nepřijaté hovory – řešit pravidelně v přestávkách během práce
- Obecně mobilní telefon – nastavit upozornění u většiny aplikací tak, ať nezobrazuje počet nevyřízených akcí
Jde o jednoduchý preventivní akční plán, kroky, které mohou (ale samozřejmě nemusí) vést k tomu, aby se příčina vyrušení v budoucnu neobjevila. Volte intuitivně, vyberte prostě ty, které vám přijdou jako kroky s maximálním možným výsledkem na konci. Napište si je mezi své úkoly a naplánujte jejich realizaci.
Najednou je vše jasnější. Máte před sebou ne složitý problém, ale konkrétní a proveditelné kroky k nápravě. Ta přímočarost je překvapující a zároveň těší. Už se nebudete zabývat abstraktností a složitostí jednoho velkého vyrušování, ale můžete začít pracovat na konkrétním úkolu, který vám s ním pomůže.
Jakmile podchytíte jedno, jděte do druhého, třetího… Však víte. Postupně krok za krokem, úkol po úkolu. Berete-li maximální soustředění na to, co děláte, jako naprosto nejefektivnější způsob realizace, určitě to začne dávat smysl a motivace po pár uspěšných eliminacích poroste.
Jestli vám přijde postup jako dlouhý a připomíná běh na dlohou trať, tak… Ano. Je to tak. I když se prakticky jedná o řadu po sobě jdoucích sprintů. Pro mě osobně je práce na maximálním soustředění dlouhotrvající a nekončící proces, díky kterému dostávám svou práci pod kontrolu. A právě z dlouhodobého pohledu je to naprosto vynikající investice.
Konkrétní další kroky
Možná vás zajímá praktická ukázka toho, co konkrétního se může stát. Jaké další kroky mohou vypadnout z Ishikawa diagramů. Zkusím to uvést na příkladu toho, co vše jsem za poslední dva roky prostřednictvím této techniky podchytil a udělal já. Proč ne, tady to je.
Technologie
- Vymazal jsem si z mobilu téměř všechny sociální sítě
- Vypnul jsem u 80 % aplikací upozornění
- Nastavil jsem si vyzvedávání e-mailů jednou denně
- Při vyřizování e-mailů mám nastavený filtr, díky kterému nevidím nově příchozí zprávy
- Odkládám telefon mimo dosah v mimopracovních hodinách
- V produktivních fázích přepínám mobil do režimu Nerušit
- Při přesunech z místa na místo odkládám telefon do batohu nebo tašky, aby mě to nesvádělo
- Nasazuji i při práci ve vlaku noise cancelling sluchátka, která odfiltrují šum a hlasitý hovor
- Vypíním v prohlížeči Chrome všechny karty, které nepotřebuji k aktuální práci
- Potřebuji-li se soustředit na něco, k čemu počítač nepotřebuji, beru jen iPad nebo tužku a papír
Energie
- Dbám na kvalitní spánek, který má zásadní vliv na to, jak se druhý den soustředím
- Začal jsem si připravovat drobné svačinky a vodu ještě před ponořením se do práce
- Omezuji v dopoledních hodinách, hlavně během pracovních dnů, přísun kávy a kofeinu obecně
- Ráno se nastartuji pohybem (silová cvičení nebo běh), které mi pomáhají v produktivním dopoledni
- Naučil jsem se dělat pravidelné přestávky pro načerpání a udržení energie během dne
Plánování a nástroje
- Pravidelně si připomínám, jaké aktivity (a proč) jsou pro mě nejdůležitější a vím, kdy je udělám
- Připravuji se a plánuji, abych věděl, jak budu postupovat
- Vytvořil jsem si několik kontrolních seznamů – pro sebe, asistentku i rodinu
- Mám naplánovaný čas pro operativní činnosti, abych na ně přes den nemyslel
- Dělám co mohu, abych uzavíral vše, co je potřeba – úkoly, události nebo jakékoliv nejasnosti, u většiny věcí vím, co udělám jako další krok
- Schůzky tlačím na odpolední hodiny
Prostředí
- Pravidelně uklízím své pracovní místo, aby mě věci na něm nerozptylovaly
- Zminimalizoval jsem počet věcí, které se v mém okolí nachází
- Vyhrazuji si konkrétní pracovní místo na jednotlivé aktivity, třeba pro psaní mám svůj oblíbený podnik v Ostravě
Asi bych našel i další drobné věci, ale i toto je slušná základ pro soustředěnou práci, co myslíte?
Všechny výše uvedené návyky jsem osobně piloval (a piluji) téměř pořád. Ty pracovní i v mimopracovních časech a naopak. Máte totiž 24h denně a hlavu jen jednu. Mnohdy se bohužel “učíme” nesoustředit v době, kdy zabouchneme dveře od kanceláře, ale tyto “zlozvyky” se další den přenášení i do pracovního světa. A zase – i naopak. Osobně praktikuji nácvik soustředění při procházkách po pláži, v letadle i autě nebo při ranním běhu. Vnímat ideálně jen jednu věc, kterou je to, pro co jsem se právě rozhodl. Má to nesmírně pozitivní efekt, který se překlápí do všech aktivit, které během následujících dnů dělám.
A co ta vyrušení nekontrolovatelná?
Možná si říkáte, že sice pracuji na kontrolovatelných vyrušeních, ale nekontrolovatelná na mě dál “křicí”. Je to tak. Je řada vyrušení, která vám buď nestojí za námahu nebo na ně máte jen pramálo zbraní. Ale to k životu patří. Mé doporučení? Vnesu do toho ještě třetí rozměr – to, jak vás vyrušení baví (máte u nich nával pozitivních emocí, radost…). Ta, které jsou pro vás zábavná, si jednoduše užijte. A ta, která vám jdou proti srsti a obtěžují vás? Zatněte zuby, berte jejich existenci v potaz, ale přeneste se přes ně. Budou tady pořád a pokud se nerozhodnete pro nějaký radikální zákrok (čímž je vlastně přenesete do kontrolovatelné části), nezmizí. Já sám je beru jako nedílnou součást všeho, co dělám.
Zaujalo Vás toto téma? Chcete, abych Vám dal vědět o dalších produktivních článcích a tipech? Nechte mi svou e-mailovou adresu a já se postarám o zbytek. Napíšu jednou za čas a určitě Vás nebudu spamovat.