Produktivita = dělat správné věci ve správný čas a správným způsobem. Neexistuje k ní zkratka, není žádná tajemná formule nebo grál, který by ti zjednodušil práci. Máš 24 hodin a možnost investovat energii tam, kam ti to dává největší smysl. Upřít pozornost na to, kam má podle tebe energie jít. Pak se dostaví výsledky.

Komiks Jak se soustředit na priority malýStáhni si komiks k tomuto článku, najdeš v něm na jedné A4 vše, co se dočteš níže. Použij jej pro jednodušší orientaci, opáčko nebo jak uznáš za vhodné. Komiks jsme připravili ve spolupráci se skvělou Monikou Pavlovičovou, která je také autorkou dalších ilustrací (nejen) v tomto článku.

Za ty roky jsem viděl řadu postupů a metod, jak dostat své priority pod kontrolu. Bral jsem si z nich vždy něco, experimentoval, zkoušel, skládal svůj přístup kousek po kousku. Stále se učím a za další rok pravděpodobně přijdu s nějakou inovací. To, co se však v mém workflow napevno usadilo, bych ti chtěl představit v tomto článku. Jsou to pilíře, o které se celý můj systém opírá. Ověřuji je roky a zjistil jsem, že nefungují jen mně, ale také mým klientům a kamarádům. A protože se množí dotazy na téma „Jak se vyznat v prioritách?“ nebo „Jak pracovat na tom nejdůležitějším?“, rozhodl jsem se krok za krokem sepsat, jak odhalit to, co ti energii zbytečně bere a jak dát přednost těm činnostem, které jsou nejpodstatnější. Pro tebe.

Snad ti to přijde vhod. Ano, je to hodně systematické, ale právě to mi pomáhá být co nejvíce spontánní, ve volných chvílích improvizovat a věnovat se skutečně tomu nejdůležitějšímu. O tom však více až v následujících odstavcích.

Výkaz práce není jen šikana

Jak začít? Snad desetkrát jsem přepisoval začátek této kapitoly. Úvod mi moc nešel, tak půjdu rovnou k věci. Je jednoduché si říct, co přes den děláš. Ale věř mi, že pokud tím „dnem“ nemyslíš dnešek, nebude to přesné. Mám rád jedno ze cvičení na workshopech. Účastníci mají jednoduchý úkol – sepsat, co dělali za posledních 24 hodin. Většina z nich to s určitou přesností zvládne. Jsou tam určitě drobné odchylky od skutečnosti, ale lze je tolerovat. A tak se posuneme dál – aktivity za posledních 168 hodin. Jeden týden. Tam už je to horší. Tohle z hlavy jen tak nevylovíš, chce to obrovské soustředění a nepřesnost se zvyšuje.

Vím, o čem píši. Sám jsem trávil desítky minut vyplňováním výkazů práce v zaměstnání. Samozřejmě na to „nebyl čas“ v průběhu dne, a tak jsem toto pomyslné lego skládal s odstupem. Tak, aby to sedělo do reportů a tabulek. Abych se vlezl do budgetů a dostal prémie. Jaký to mělo smysl? Odškrtl jsem si jeden úkol, povinnost. Tehdy jsem na to nahlížel jako na něco, co musí být.

Když jsem skočil rovnýma nohama do vod freelancingu, došlo mi, že nic podobného už nebudu muset absolvovat. Už žádné domýšlení činností, žádné výkazy. Nebyl nikdo, kdo by je kontroloval. Byl jsem přece na „volné noze“. Pár let jsem se potácel od úkolu k úkolu a plnil své závazky. A často také závazky mého okolí. Jakmile jsem si jednou jen tak ze srandy stopnul, kolik času trávím prací, vypadlo na mě neuvěřitelné číslo – cca 60 hodin týdně. S úžasem jsem na něj dlouhé minuty koukal a nemohl tomu uvěřit. Co se stalo se čtyřicetihodinovým pracovním týdnem, který jsem chtěl původně zkrátit?

Došlo mi, že tohle není ten směr, kterým se chci vydat. Chtěl jsem čas na rodinu, na sebe, na přátele… Tak, jak to chceš asi i ty. Nebo tam máš něco jiného, na tom nesejde. Jednoduše na to důležité. Pořád makat prostě není ve většině případů ideální výsledek. Nehledě na to, že je to dost kontraproduktivní. Odpočaté tělo podává dobré výkony. A naopak.

Komiks už máš určitě stažený. Nicméně to není poslední bonus. Další super doplňující materiály k tomuto tématu připravuji. Pokud chceš, abych ti o nich dal vědět, nech mi svou e-mailovou adresu a já se postarám o zbytek. Stejně jako o dalších produktivních tipech a novinkách. Napíšu jednou za čas a určitě tě nebudu spamovat.

Vytáhl jsem staré zápisky z jednoho super školení a procházel si různé finty, které by mi mohly pomoci zefektivnit práci. V hlavě jsem plánoval různé strategie a postupy, které by mi mohly přijít vhod. Pak mi to došlo – vždyť jsem ani nevěděl, jestli dělám ty správné věci. Pracovat lépe na činnostech, které ve finále nevedou k výsledku, je blbost. A tak jsem to uchopil jinak. Od základů. Rozhodl jsem se, že si zmapuji to, co dělám. Ano, přesně tak, že si udělám výkaz práce. Ale tentokrát ne proto, abych mohl ostatním dokázat, že těch 8 hodin denně skutečně makám, ale abych měl já sám přehled o tom, na čem makám.

Tehdy jsem si stáhl aplikaci Toggl a můžu ti říct, že to byl jeden z nejdůležitějších kroků k vyšší efektivitě. Pokud Toggl neznáš, zkus si jej představit jako jednoduchý nástroj pro zaznamenávání činností během dne. Z tebou zaznamenaných dat je pak schopný pěkně vizuálně zobrazit tvůj den, týden nebo klidně dlouhodobější perspektivu, dle libosti. Nebo si jej rovnou vyzkoušej, je zdarma a ovládání je poměrně intuitivní.

Toggl výkaz práce

Toggl ti to dá černé na bílém. Tlačí tě do toho, abys zaznamenal celý průběh dne. Činnost po činnosti včetně času, který na nich trávíš. A to chceš. Protože dostaneš přehled o tom, co děláš, a na základě toho můžeš optimalizovat. Ať už půjde o škrtání, delegování nebo zefektivnění, to teď není úplně podstatné, poradíme si s tím o pár odstavců dále.

Pokud tě digitál neláká a Toggl nebo podobné nástroje nejsou tvůj šálek kávy, udělej si podobný výkaz na papír. Nadepiš si sloupečky Co, Kdy a Poznámka. Ty první dva jsou ze startu nejdůležitější, místo pro poznámku si nechej, kdyby bylo potřeba něco málo doplnit. Třeba okolnosti nebo větší podrobnosti. Výsledek pak bude stejný, jako v Toggl, jen na papíře.

Seznam činností, časový snímek

Zkus výkaz vyplňovat průběžně během dne, ideálně ve chvíli, kdy s činností začneš nebo skončíš. Pak to budou správná data, která ti později pomohou uvědomit si, čemu se skutečně věnuješ. Skvělý start pro další postup. Vyplňuj alespoň týden, ať minimalizuješ různé odchylky a máš dat dostatečné množství. Dny jsou různé, týdny také. Mám známého, který toto dělá den co den čtyři roky. Jen pro sebe. Tady pozor na extrémy, pokud pro to nemáš specifický důvod, bude ti týden stačit.

Kompletní tabulku pro tisk výkazu práce otevřeš kliknutím na tlačítko níže.

Co z toho pro mě bylo důležité

Výčet aktivit, kterým se věnuješ, je fajn sonda do tvých dnů. Pomůže ti zmapovat, co se stalo a kdy. Naprosto skvěle slouží ale také pro další důležitý krok – uvědomit si, které z těch aktivit chceš dělat i do budoucna. Rozhodnutí, co škrtnout a co nechat a věnovat tomu úsilí, lze provést mnoha různými způsoby. Mně osobně v tom pomáhají škatulky, do kterých jednotlivé činnosti roztřídím.

Existují dvě perspektivy, přes které na provedené nebo plánované činnosti koukám. Jednak je to perspektiva důležitosti a pak perspektiva urgence. Jinými slovy jak moc pro mě byla činnost důležitá a jak moc hořela. Proč zrovna takto?

Matice priorit

Nejdůležitější je dávat nejdůležitější věci na první místo. Věnovat jim maximální pozornost, soustředit do jejich provedení co nejvíce energie. Kam jde pozornost, jde i energie. Ale protože jsme tvorové značně reaktivní, často upíráme pozornost na úkoly ne podle důležitosti, ale primárně podle naléhavosti. Když se zeptáte lidí, jak poznají, co je důležité, často odpoví: „To, co hoří a má termín.“ Samozřejmě, pokud na nás tlačí termín, pracujeme intenzivněji, důsledněji a vynakládáme obrovské množství úsilí, abychom práci dokončili. Jak dlouho ale vydrží finální nadšení z úkolu dokončeného včas? Je to drobné vítězství, ale zítra je další den a další termín, a tak se potácíme od úkolu k úkolu a plníme termíny. A to bez hlubšího uvědomění si, jaký má daná aktivita dlouhodobější pozitivní dopad na náš život.

V okamžiku, kdy otočíš celý proces, začnou se dít zajímavé věci. Dá to více práce, je to mnohem náročnější na sebedisciplínu, ale vytrvalost se právě v tomto ohledu několikanásobně zúročí. Co znamená ono „otočení procesu“? Soustředit se nejen na to, co hoří (jasně, to je také podstatné), ale na to, co je důležité bez ohledu na termín. Podle průzkumů, které jsme dělali napříč mnoha firmami, nejvíce naplňuje práce, která není urgentní, ale je pro tebe, firmu, společnost nebo okolí důležitá. A v tom je ona podstata.

Mám pro tebe jednoduchý úkol. Vezmi si barevný fix nebo propisku a ke každé z položek výkazu si poznač jedno z písmenek podle toho, jak moc urgentní nebo důležitá ta věc byla.

  • A – to jsou věci, které nespěchaly, nehořely, a byly důležité
  • B – to jsou důležité urgentní věci, které už bylo potřeba provést
  • C – to, co bylo urgentní, ale nebylo pro tebe důležité
  • D – to je ten zbytek, nespěchající nedůležité aktivity

Seznam činností vyplněný

Kterých písmenek máš nejvíce? Krásné na celém průzkumu bylo, že nejvíce lidí pracovalo na aktivitách A a B. Důležité věci. A to je super. Většina lidí ale také inklinovala k úkolům, které označujeme jako B – tady naléhavé důležité. To není špatně, pokud si stanovíte plnění B věcí jako vaši základní oblast působení. Existují profese nebo nastavení mysli, kde se dobrovolně rozhodneš pro to, že budeš trávit většinu času právě tímto způsobem. Hasiči, záchranáři a další. Ti fungují na základě urgence. Práce na help desk může být dalším příkladem. Naprostá většina lidí však Béčka nevítá, ale přesto u nich dominují. Tuší, že největší radost z toho, co dělají, zažívají při práci na A aktivitách, ale nezbývá jim na ně čas a energie. Mají prostě mnoho Béček (Céček a Déček), která Áčka válcují.

Ha! To je sice hezké, ale co s tím, že? Proto to vlastně celé píši. Je pro mě důležité, aby na tvém denním rozvrhu byly primárně Áčka. Žádný plán nevyjde na 100 % a stejně tak nebudeš mít ve svém životě jen je. Ale cílem není dosáhnout v tomto směru dokonalosti, ale přibližovat se jí, jak to jen půjde.

Mám pro tebe pár strategií, které ti s tím mohou pomoci. Ne všechny jsou zcela neprůstřelné a určitě přijdeš i na další, třeba i mnohem lepší. Ber to jako inspiraci a něco, co ti může pomoci v postupném obsazování denního plánu Áčkovými aktivitami.

Vykašli se na Déčka

Nenaléhavé a nedůležité věci jsou pro tebe ztráta času. Nic ti nepřináší, neodpočineš si u nich a z dlouhodobého pohledu nemají na tvém programu co dělat. Může to být nadmíra sjíždění Instagramu, hodiny proležené na gauči u Netflixu, aniž by to mělo nějaký pozitivní účinek. Můžou to být činnosti, které děláš jen proto, abys něco dělal. Věř mi, jen tě okrádají o energii, kterou můžeš investovat mnohem efektivnějším způsobem.

Céčka pošli dál nebo je rovnou zruš

Pokud v tvém výkazu existují C aktivity, zkus se nejdříve zamyslet nad tím, co můžeš udělat pro jejich eliminaci, podobně jako u Déček. Nejsou pro tebe důležité, nedávají ti smysl, ale pracuješ na nich, protože na sebe upozorňovaly urgencí nebo termínem. Právě nastavená reaktivita a návyk řešit tyto věci přednostně nás velmi často okrádají o čas. Pokud se jich chceš do budoucna vyvarovat, promysli, jak je zrušíš. Reaguješ často na e-maily, které ti vlastně nic nepřináší? Vykašli se na to. Chodíš na schůzky, kde ze své strany není žádná přidaná hodnota? Co můžeš udělat pro jejich omezení?

Pokud by ti zrušení už teď hořících aktivit působilo komplikace (fakt to není vždy tak jednoduché a ne vždy je jde úplně proškrtat), zkus se zamyslet nad tím, co můžeš udělat pro jejich automatické řešení nebo předání někam dál. Pro mě jsou třeba Céčka spojená s některými pravidelnými fakturami (dnes je za mě řeší systém, případně asistentka), některé e-maily (opět jsem je delegoval) nebo rezervace hotelů či jízdenek (podobný postup). Tohle vše jsou činnosti, které není dobré úplně vypustit, ale může je hravě zvládnout někdo jiný nebo se mohou provádět zcela automaticky. A já je nemusím držet v povědomí. Hlavně mi ve finále nezaberou téměř žádný čas (až na nastavení systémů nebo zaučení zodpovědného člověka, což se do budoucna v tomto případě vyplatí). Že nemáš na koho delegovat? Před časem jsem objevil boží službu myTimi. Jsou naprosto senzační! Hravě si poradí nejen s tvými Céčky, ale prakticky s čímkoliv. Určitě je vyzkoušej. Jo a pokud napíšeš mé jméno „Daniel Gamrot“ kdykoliv během registrace nebo při zadání nového úkolu, dostaneš 500 Kč kredit pro vyzkoušení si Timiho služeb.

myTimi a ukázka spolupráce

V první polovině roku 2019 vydám článek, ve kterém popíšu principy delegování na mikroslužby, jako je právě myTimi, s tipy na mé nejoblíbenější. Pozor, nevyjde však na tomto blogu. Pokud chceš čerstvou informaci o publikování, nechej mi tady svůj e-mail a já ti pošlu zprávu. Opět platí → žádný spam.

Udělej z Béček Áčka

Béčka jsou pro hasiče. Pokud nejsi hasič, udělej co můžeš pro to, aby nenastávaly opakované požáry. Pokud to neuděláš, staneš se hasičem. Nedobrovolným. A nedobrovolní hasiči se časem vyčerpají, nemají sílu hasit a uhoří. Obrazně řečeno, samozřejmě.

Řada věcí, které řešíme jako B, často vůbec nemusela jako B vzniknout. Každé Béčko bylo kdysi Áčko. Co takhle nahodit příklad? Už jsem psal hodně o práci, ale den má 24 hodin a není jen o práci. Tak pojďme po nepracovních záležitostech, které mají tendenci migrovat z Áček na Béčka.

Zdravotní stav, vztahy v rodině, kontakt s přáteli, osobní rozvoj, odpočinek, finance…

Nepředpokládám, že je tvým přáním, aby se z nich staly věci urgentní. Bolest zubů je nepříjemná a dokáže nabourat na dlouhou dobu tvou náladu. Hasit vztahy s lidmi není zrovna dvakrát efektivní, ale když už na to dojde, často není zbytí. Nechávat rozvoj na poslední chvíli ti mnoho nepřidá (jasně, trošku ano). A odpočívat až když přijde velmi silná únava a jsi na pokraji sil? Opravdu?

Pokud máš mezi Béčky činnosti, na kterých pracuješ dlouhodoběji nebo se opakují, označ si je jako žhavé adepty na změnu. Vezmi si tužku a papír nebo digitální poznámkový blok a napiš si, co konkrétně můžeš udělat pro to, aby se z tohoto Béčka stalo Áčko. Zkus to zpočátku vzít jako zamyšlení, ne jako vypsání konkrétních dalších kroků, které musíš realizovat. Prostě nápady, klidně neotřelé, myšlenky, u kterých bude v pohodě, že jsou bláznivé. Mezi tím vším určitě brzy přijdeš na to, do čeho se můžeš pustit. Nejdříve to však vysypej z hlavy. Pak vyber dva tři nápady a pusť se do realizace.

Jsou to pro tebe důležité věci, občas z nich budeš i škrtat. Znáš to, často máš velké oči a dojem neporazitelnosti. Ale po čase zjistíš, že víc toho už nedáš. Jedna z nejdůležitějších vlastností není dobře plánovat, ale umět se rozhodnout, co vypustíš, aby něco mnohem důležitějšího dostalo prioritu. A o tom to celé je.

Nedovol, aby se z Áček stala Béčka

Máš ve svém výkazu i Áčka? Super! Nezapomeň si je tam udržet. Mají totiž jednu poměrně výraznou schopnost. Když se o ně nestaráš, stanou se z nich Béčka.

Chodíš na preventivní prohlídky v rámci svého zdraví? Udrž to. Jsi v kontaktu s rodinou? Zajisti, aby to tak bylo i do budoucna. Spíš osm hodin denně a nebojíš se o víkendu vypnout a relaxovat? Nenech nic, aby ti to nabouralo, pokud ti to přináší výsledky. Je to to nejdůležitější. A patří to na první místo.

Oblasti působení aneb Co jsou má Áčka

„Prioritu bude mít to, čemu dáš prioritu,“ řekl mi před lety kamarád. Tehdy jsem si neuvědomil, kolik je v tom pravdy. Když jsem odsunul to-do listy do ústraní a začal se více věnovat prioritám a energii, hodně jsem na něj myslel. Mimochodem, tím nechci říct, že jsou to-do listy špatné. Dnes a denně mi pomáhají udržovat hlavu v klidu a naprostou většinu věcí nezapomenout (ale nikdo není dokonalý, že). Ale pokud v těch seznamech nemáš věci, které ti dávají naprostý smysl, tak nefungují. Alespoň ne z pohledu priorit.

Pokud máš seznamy úkolů a diář poskládané z věcí, které jsou pro tebe nejdůležitější, dostane se tvá produktivita do úplně jiné dimenze. A věř mi, že to velmi snadno zaregistruješ. A proto, aby se tam ty úkoly dostaly, je fajn najít vlastní Áčka a ty si hlídat.

Ne, nemyslím si, že neznáš své priority. Nepotkal jsem člověka, který by nevěděl, co je pro něj důležité. Blbé je, že právě důležité věci dostávají na frak od těch urgentních. Ty na sebe více upozorňují, jsou důraznější a neodkladnější. Proto jim často dáváme přednost. A Áčka trpí. Čekají, až na ně přijde řada. Ale v té řadě nefunguje FIFO (first in, first out). Dost se v ní předbíhá. Áčka nejdříve trpělivě čekají, ale po pár dnech či týdnech se z některých z nich stávají Béčková monstra a tlačí se dopředu. A obsloužit je znamená více energie a více chyb.

Zahrajeme si zdánlivě nefér hru. FIFO je sice na první pohled spravedlivý systém, ale ne v případě priorit. Udělej z Áček tak trošku mrchy a nechej je, ať předbíhají. Nejdříve si je označ. Tak, ať o nich neztratíš přehled. Ať na první pohled víš, co je Áčko a co ten zbytek. Teď asi čekáš nějaký postup. Ok, popíši ti ten svůj. To, jak označuji Áčka a neztrácím nad nimi kontrolu.

Představ si, že tvůj život je jedna velká divadelní hra. A v té hře je několik postav, každá má nějakou svou roli. Má v ní určitý smysl, skvělé se doplňují a vytváří příběh. Ne vždy musí být na jevišti všechny postavy. Podle toho, jaký je zrovna scénář, nastupují a pak zase na chvíli odchází. V mé hře je osm postav.

Trenér, Obchodník, Člen rodiny, Přítel, Markeťák, Finanční ředitel, Student a Koordinátor.

Vlastní role

Role trenéra je poskytovat co nejlepší služby v oblasti vzdělávání ostatních. Stará se o to, aby poznatky o osobní produktivitě předával dál ostatním zájemcům. Věci zjednodušuje tak, aby byly uchopitelné a aplikovatelné. Připravuje školení a konzultace a jde po výsledcích, ne pouze po projevených emocích. Ty vyprchají.

Obchodník má za úkol podporovat společně s markeťákem trenéra. Jsou to samostatné postavy, které se starají o to, aby se trenér mohl projevit. Zajišťují mu zakázky, vytváří obchodní příležitosti, často spolu jednají a konzultují další postupy. Jaké články mají napsat, jak se připravit na schůzky, jak komunikovat s klienty.

Student zase zajišťuje celému týmu potřebné know-how. Hledá ověřené zdroje, prakticky vše zkouší a zkoumá výsledky. Přemýšlí o tom, jak jednotlivé útržky poskládat v použitelnou znalost, kterou může celé osazenstvo použít v praxi, případně předat dál.

Člen rodiny se zase stará o osobní rodinné vztahy. Tráví čas se synem, hledá prostor pro chvíle o samotě se ženou, snaží se udržovat tyto vztahy v harmonii a zároveň je neustále posouvat dál. Stagnace neexistuje. Buď se vztah zlepšuje nebo upadá. A jeho cíl je neustálý růst.

Přítel zase ví, že je pro celý tým důležité pěstovat také vztahy mimo rodinu. Pravidelně oslovuje přátele a známé, setkává se s nimi a probírají zajímavá témata. Ví, že je to podstatná aktivita pro celou hru, bez ní by tam „něco“ chybělo.

Finanční ředitel má za úkol zajistit všechny ostatní na úrovni dlouhodobějších investic, pravidelně kontroluje rozpočty, výdaje, přemýšlí o nákupech a jejich smyslu.

A koordinátor? Bez toho by to nešlo. Pečuje o dlouhodobou vitalitu týmu, stará se o zdraví a energii, upozorňuje na to, že je potřeba dobít baterky před další velkou scénou tak, ať do ní ostatní mohou dát maximum. Plánuje, určuje, co je zrovna teď nejpodstatnější pro další děj. A celkově pečuje o pohodu na jevišti.

Každý z nás má rozehranou svou divadelní hru, která mu dává smysl. Ta hra nemá podrobný scénář, je to spíš synchronizovaná improvizace. Ale základem každé improvizace je dobrá příprava. Skvělý první krok je vybrat si ty role, které tvou hru co nejpřesněji definují. Představ si svůj život v nějakém časovém horizontu, řekněme tři měsíce. To je dobrý základ. Není to moc dlouho dopředu, dá se s tím poměrně jednoduše pracovat. A vyjmenuj pár postav, které v ní budou hrát své role. Bacha na to, ať jich není mnoho, nedělej z toho Hru o trůny (kde pak stejně nevíš, kdo přežije). Sedm plus mínus dvě role budou tak akorát, nad těmi udržíš docela dobrou kontrolu.

Každé roli přiřaď základní aktivity, které bude provádět. Není to tak složité, jak to vypadá. Role trenéra v mé hře má například za úkol zajišťovat tréninky, vyhodnocovat zpětnou vazbu, dávat informace dalším postavám ohledně marketingových strategií nebo finanční situace a investic. Postava Člen rodiny má zase za úkol trávit čas se svým synem a ženou, pravidelně navštěvovat rodiče nebo vyrazit jednou za čas na výlet se synovcem.

Jakmile budeš mít pro každou roli náčrt toho, čemu se bude ve hře věnovat, popiš ještě pár větami záměr jejího počínání. Záměr je konkrétní výsledek jejího počínání v celé tříměsíční hře. Pokud je trenérova aktivita zajištění perfektních tréninků, může být konkrétním záměrem například celková průměrná známka z tréninků 1,2. Je-li aktivitou člena rodiny společný čas se synem, je pak jeho záměrem být alespoň čtyři dny v týdnu doma a věnovat se mu alespoň půl dne zcela intenzivně bez odbíhání k jiným záležitostem. Zcela naplno. Kam jde pozornost, jde i energie.

Aktivity a záměry

Už víš, jak má tvá hra následující tři měsíce probíhat? Tak výborně, je to skvělý startovní bod. Nicméně je to zatím pouze sen. Něco jako scénář na papíře. Důležité ovšem je to, jak ten scénář odehraješ.

Další kroky aneb Co pro to udělám

Když si dáváme novoroční předsevzetí, cítíme se často nepřemožitelní. Poslední den v roce lupneme dvě lahve sektu a víme, že to příští rok nějak půjde. Začneme běhat, začneme se lépe stravovat, budeme více s rodinou. Nadšení vydrží maximálně pár dnů, pak se vrátíme zpět ke starým rituálům. Záměry, které naše role mají, se snadno rozplynou. Rozdíl mezi úspěchem a selháním často závisí na jedné drobnosti – konkrétních dalších krocích, které provádíme.

Velká nesplnitelná přání a touhy jsou nesplnitelné do té doby, než je rozdělíme na dílčí kroky. Můžeme tomu, po vzoru mnoha příruček, říkat třeba porcování slona. Toho sníš jedině po částech, po malých soustech. Velká sousta hrozí zadávením. Už ze samotné představy se ti často může udělat špatně.

Máš-li svou hru načrtnutou na papíře nebo poznamenanou kdekoliv jinde, zkus svým postavám trošku pomoci s jejich záměry. Určitě se budou cítit jistější, když budou vědět, co konkrétně mají na začátku udělat. Jaké budou první kroky v rámci celého scénáře poté, co se zvedne opona. I když je improvizace důležitá, nenech je improvizovat hned na začátku. Dej jim pevný bod, o který se mohou opřít. A podobný bod vytvoříš třeba tak, že jim nadefinuješ konkrétní další kroky, které odstartují cestu k záměrům v rámci všech aktivit, které mají na starost.

Jeden můj kamarád má pro každé školení jasnou zásadu. I když je mistr improvizace, za což jej neskonale obdivuji, ví naprosto přesně, co řekne na začátku a jak to bude probíhat. První tři minuty má perfektně naplánované za účelem dostat se do role a spustit tak neuvěřitelnou show. Nenechává nic náhodě a pečlivě první minuty nacvičoval, případně nacvičuje. Má se od čeho odrazit, jsou jeho pevným bodem. Jednoduše řečeno – má kontrolní seznam pro úspěšný start.

Vytvoř si podobný seznam také ty. Ne pro školení, ale pro své záměry. Pojďme to trošku zjednodušit. Vezmi si jednu ze svých rolí, jednu aktivitu a její záměr na tři měsíce dopředu. A má otázka zní – jaký je první krok, který můžeš udělat, aby došlo k posunu směrem k onomu záměru? Jaká je to fyzická aktivita? Jaký úkol? Máš? Fajn, napiš si ho do to-do listu, kalendáře nebo kamkoliv, kde máš zapsané všechny své závazky. A opakuj to do doby, než vypíšeš ke každému záměru alespoň jeden další krok.

Role, aktivity, záměry a další kroky

Vím, že si myslíš, že je udržíš v hlavě. Někde tam určitě zůstanou. Ale když dojde na rozhodování o prioritách na denní nebo týdenní bázi, hlava je vytěsní a přednost dostanou ty věci, které někde existují fyzicky. Spousta nevyřešených e-mailů nebo nahodilé urgentní úkoly. Pamatuješ na tu dlouhou řadu, ve které se předbíhá? Ty mrchy určitě začnou předbíhat. Vytěsní ty na první pohled nevýrazné a neurgentní záležitosti. A ty to nesmíš dopustit. Udělej co můžeš proto, aby nezůstaly nevýrazné. Postav je do stejné řady, snaž se, aby na první pohled vypadaly podobně a pro jistotu jim dej ještě nějakou výraznou nálepku. Červený puntík v diáři, barevnou kategorii nebo štítek v úkolovníku. Cokoliv, co na sebe bude upozorňovat a zvýrazní je oproti dalším, méně prioritním aktivitám.

Pokud tohle všechno zvládneš, mohu ti pogratulovat k jednomu významnému úspěchu. Právě máš před sebou to-do list založený na tom nejdůležitějším, co můžeš udělat. Dalo to docela dost práce, ale povedlo se. Ale i když víš, co konkrétně udělat, je dobré aktivitu dobře načasovat.

Plán = kdy to udělám

Pamatuješ na první větu v tomto článku? Dělat správné věci, ve správný čas a správným způsobem. Už víš, co jsou správné věci. Teď je důležité najít pro ně správný čas. Blbá zpráva na začátek. Neřeknu ti, kdy ten správný čas nastane. Kdy nastane Kairos. Ale mohu ti ukázat jednu z cest, jak jej najít.

Mám kamaráda, který se živil jako vývojář v IT firmě. Jeho dny si byly hodně podobné. Ráno vstal, obstaral potřebné záležitosti, které všichni známe. Vypravil se do kanceláře, uvařil si kafe, sedl k e-mailům a pečlivě odpovídal do pozdních dopoledních hodin. Protože byla do oběda jen chvilka, dokončil pár drobných úkolů, najedl se, upadl do malého kómatu se záměrem rozjet to odpoledne naplno a věnovat se té nejdůležitější práci. Velmi často však docházelo k tomu, že nedokázal zaměřit pozornost právě na to podstatné, takže to odsunul na další den. A tak pokračoval den co den a věřil v sílu termínů. V to, že jej dotlačí do zdárného konce.

Postupně před sebou valil čím dál tím více záležitostí a úkoly se hromadily. Zůstával v práci čím dál tím déle, protože zkrátka nestíhal. O jeho zkušenostech a sklíčenosti jsme si povídali nad panákem dobrého rumu. Tehdy jsem mu dal jeden námět: „Přehoď to. Jednoduše vezmi ty dopolední věci, dělej je odpoledne a v prvních okamžicích za počítačem se věnuj tomu, co je ve tvé práci nejdůležitější.“

Pokračování toho příběhu by určitě bylo zajímavé. A ano, dopadlo to nadmíru dobře. Pro mě je však podstatné sledovat tu myšlenku a zkušenosti, které tomu všemu předcházely. Měl jsem totiž naprosto stejný přístup k práci několik let. Věděl jsem, co jsou ty správné věci, ale dělal jsem je, potažmo jsem je chtěl dělat, ve špatný čas. Naprosto jsem ignoroval signály, které mi mé tělo dávalo, a dostal se tak do smyčky neproduktivity. Naštěstí jsem, protože jsem rád měřil cokoliv kdykoliv, primárně za účelem sebepoznání a zjišťování informací o sobě samém, udělal několikatýdenní experiment. Začal jsem si v průběhu dne zapisovat subjektivní pocit z toho, kolik mám mentální a fyzické energie. Každou hodinu po dobu několika týdnů na mě vyskakovala upomínka: „Jak jsi na tom?“ A úkol byl jednoduchý. Na stupnici od 1 do 7 jsem ohodnotil, jak se cítím fyzicky a mentálně.

Upřímně? Vůbec si nepamatuji, proč jsem se do toho pustil. Tehdy jsem to bral jako jeden z pokusů, který mohl skončit bez jakýchkoliv dalších kroků. A možná jsem měl i štěstí. Tehdy jsem neměl větší závazky a mé dny se až tak moc nelišily. Pravidelné tréninky, stálá práce, doma ve stejný čas… Tušil jsem, že z toho mohu něco vysledovat. Po těch týdnech mravenčí práce, která však ve finále nezabrala více než pár minut týdně, jsem měl před sebou tabulku s hodnotami. Udělal jsem jednoduché průměry, hodil je do grafu a koukal na výsledek.

Cirkadiánní rytmy v Google Tabulce

Vidíš to taky? Nejvyšší hodnoty v dopolední fázi? Co jsem pravidelně dělal dopoledne? Extrémně neproduktivní práci. Drobnosti, které mohly počkat. Odpovědi na e-maily, které vyžadovaly jen minimum kognitivního zdroje. Odbouchával jsem je s pocitem, že produktivnější už být nemohu. Ale jen málokdy se mezi úkoly, které se do dopoledne dostaly, objevila Áčka. Stávalo se to hodně sporadicky. Občas tam naskočily Béčka, která velmi často vycházela z Áček. Mým cílem bylo zbavit se všeho ostatního kolem, abych měl konečně na to nejdůležitější kapacitu. Ale „to ostatní“ pořád přicházelo.

Uvědomil jsem si, že je to naprosté plýtvání potenciálem energie a celého dne. Místo toho, abych se věnoval tomu, na čem mi pracovně skutečně záleží, mrhal jsem časem a jen se nahodile potloukal od úkolu k úkolu. To fakt nechceš.

Ještě jedna zajímavost. V knize Kdy Daniela Pinka je značná část věnovaná cirkadiánním rytmům. Jednomu z biorytmů, které jsou podle všeho od určitého věku téměř neměnné. Pink popisoval cirkadiánní rytmy tří typů lidí – skřivanů, sov a tzv. „třetích ptáků“. Když jsem ji před pár měsíci pročítal, dostal jsem se někde mezi skřivana a třetího ptáka. Absolvoval jsem i test, na který v knize odkazoval. Výsledek byl stejný. Ke konkrétním popiskům přidával i grafy cirkadiánních rytmů. Neuvěřitelné bylo, jak se informace, které mi vypadly z průzkumu, podobaly těm v knize. Dopoledne špička, po obědě útlum a poté „druhý dech“.

Ukázka z knihy Proč Daniela Pinka

V době, kdy jsem jeho publikaci četl, jsem měl už poměrně jasně nalinkované své denní rutiny tak, abych dopoledne trávil prací na těch nejdůležitějších věcech. Dodnes je to prostor pro má Áčka. Ty dvě až tři hodiny, během kterých se maximálně soustředím na co nejvyšší výkon. Trošku jsem si v tom potvrdil své domněnky a správný směr. V průběhu posledních let jsem ladil plánovací rutiny i s řadou klientů. Ti, kterým to dávalo smysl a pustili se do toho, mi potvrdili, že to byl jeden z nejfunkčnějších tipů, který kdy vyzkoušeli.

Tabulku pro zmapování energie během dne otevřeš kliknutím na tlačítko níže.

Proto doporučuji, vyzkoušej to také. Třeba prostřednictvím mé tabulky začni mapovat svou energii. Jakmile budeš mít dostatečné množství dat, doporučuji tak za dva až tři týdny, začni s koncentrací Áčkových úkolů do své nejproduktivnější fáze dne. Nenech se tam rušit, snaž se zamezit co možná nejvíce nahodilým aktivitám. Dělej to nejdůležitější, protože to patří vždy na první místo.

Zpětná vazba a hodnocení průběhu

Zastavit se, zhodnotit situaci, určit směr a pokračovat dál. To byl jeden z tipů, který mi dal před lety Jarda Homolka. V jeho sílu jsem uvěřil až po delší praxi. Snažím se vše, co dělám minimalizovat. Pracovat co nejméně na věcech, které nemají tak velký dopad. A naopak investovat energii správným směrem. Během školeními nabitých týdnů je však náročné ji usměrňovat, proto mám na to speciálně vyhrazený čas jen pro sebe. A během něj určuji, kam půjde v dalším období.

Už dlouho se držím hodnocení na týdenní bázi. Je to pro mě nejuchopitelnější období. Konec týdne, většinou pátek, uzavírá mé pracovní i osobní aktivity. Dávám si zpětnou vazbu, hodnotím, co se povedlo a co ne. Co se dá udělat lépe a jak. Jasně, všechno se dá udělat lépe, proto se soustředím na zlepšování klíčových oblastí, mých Áček. Jak se věnovat více rodině, jak udělat lepší školení, jak psát ještě lépe o věcech, které mi dávají smysl.

Není to však jen o posouvání sebe sama, ale taky o kompletním úklidu a naplánování dalších aktivit. Na své týdenní hodnocení mám vytvořený jednoduchý kontrolní seznam:

  • Zpracuj své digitální Inboxy
  • Zpracuj své papírové Inboxy
  • Vyčisti Plochu a Stažené
  • Projdi předchozí zprávy a nepřijaté hovory
  • Zajisti, aby byl v každém projektu další krok
  • Zkontroluj kalendář 1-2 týdny dozadu a aktualizuj další kroky
  • Zkontroluj kalendář 2-4 týdny dopředu a doplň úkoly ke školením a schůzkám
  • Projdi si seznam delegované práce
  • Deleguj práci na asistentku
  • Nahlédni do svých záměrů
  • Projdi si Někdy/možná

Ten mi pomáhá v tom, abych měl to, co lze, pod kontrolou. Díky tomu udržuji hlavu čistou. Nezapomínám na závazky, udržuji přehled o tom, co je potřeba udělat a kdy, předávám úkoly dál těm, kteří je udělají lépe a soustředím se na priority. To vše mi nezabere více než 60 minut, které se do budoucna stoprocentně zúročí. Uklidím nepořádek a mohu vyhlížet budoucí týden.

Takto krátká perspektiva je skvělá pro koordinaci nejbližší budoucnosti, ale neposkytne ti až tak výraznou podporu pro dlouhodobější záměry. Kdysi jsem dělal roční hodnocení, ale po čase jsem zjistil, že je to pro mé účely až moc dlouhá doba. Jasně, mám představu o tom, jak chci, aby můj rok vypadal. A počítám s tím, že žádný plán nevyjde na sto procent. Ale není to nic fixního a možná až překvapivě pro tebe ty věci držím primárně v hlavě. S čím však pracuji, je kvartální hodnocení a definice záměrů.

To, co dělám velmi pečlivě, je práce s rolemi, aktivitami a záměry. Připravuji scénář pro svou divadelní hru, kterou jsem popisoval dříve. Představuji si, jak má vypadat, jaké v ní budou postavy a jaké aktivity budou mít na starost. A co pro to budou muset udělat, aby jejich role byla nezapomenutelná. Zároveň to porovnávám s hrou, která proběhla v posledních třech měsících. Byl jsem s ní spokojený? Proběhla podle mých představ? Co bych v ní změnil, aby ta příští byla ještě lepší? Jsou to ty nejdůležitější věci a ty hodiny, rozdělené klidně do několika dní, jsou velmi podstatné pro mé další směrování.

Jestli ti to dává smysl, vezmi si kalendář a poznamenej si na konec kvartálu několikahodinovou schůzku. Nikoho tam nezvi, vyber si skvělé místo, na kterém se ti dobře přemýšlí. A nenech nic, aby ti to nabouralo. Zhodnoť uplynulé období, co se podařilo a co ne. Popřemýšlej o dopadech na tvůj život a to, jak chceš, aby vypadal. Protože jsi to hlavně ty, kdo o něm rozhoduje.

Neber to jako návod

Nechci, aby kapitoly, které máš za sebou, byly návodem. Mnoho lidí se mě ptalo, jak pracuji s prioritami. A text, který máš skoro za sebou, je stručný souhrn postupu, který jsem si vypěstoval za poslední roky. Funguje mi. Ale to neznamená, že bude fungovat i tobě. Pokud sis v něm našel drobnosti, které mohou pomoci tomu, abys věnoval svou energii věcem, které ti dávají smysl, budu rád. Občas má smysl zkusit sem tam některé věci změnit. Protože jak se říká: „Dělat věci stejným způsobem a očekávat jiný výsledek je čiré bláznovství.“

Čas nemůžeš průběžně sbírat a vytáhnout jej ze zásuvky, když se ti bude hodit. Prostě uteče. A to, čím jej vyplníš, je sakra důležité. A že to občas docela bolí? To je dobrá zpráva. Znamená to, že tahle hra ještě neskončila.

Zaujalo tě toto téma? Chceš, abych ti dal vědět o dalších produktivních článcích a tipech? Nech mi svou e-mailovou adresu a já se postarám o zbytek. Napíšu jednou za čas a určitě tě nebudu spamovat.

Workshop k tématu -> Práce s prioritami