Je to tady, další článek na téma “Co mi pomáhá na home office”, kterých se teď v online světě objevilo mraky. Vzal bych to možná z trošku jiné perspektivy.

Spadli jsme teď do toho téměř všichni. Někdo z nás s tím má zkušenosti větší a někdo téměř žádné. Když jsem před cca 4 měsíci dělal jedno ze svých školení Práce na dálku pro tři skupinky účastníků, byli mezi nimi příznivci i odpůrci práce z domova. Vždycky jsem si myslel, že každý chce po vzoru Tima Ferrisse pracovat na dálku, aby ve finále dosáhl čtyřhodinového pracovního týdne.

Ne, teď vážně. Ušetřený čas, peníze, energie, možnost zařídit si práci po svém, aniž bych se bál, že mě někdo vyruší, jsou benefity, které jsem si vždycky přál a splnilo se mi to. Ale ouha. Třetina lidí se obávala odcizení, toho, že nebudou v kontaktu s dalšími. Pár lidí mělo vůbec problém zajistit si nějaké normální pracovní místo. Zbytek zmiňoval lenost a mizernou sebedisciplínu. Tehdy jsme si o tom mohli povídat. Dnes (18. března 2020) ale často nemáme na výběr a nějak si to musíme zařídit. Jasně, máš svobodu volby, ale víš, jak to myslím. Prostě karanténa.

Nechci ti popisovat, jak si máš nastavit pracovní místo či zda je lepší svázat děti provazem a zamknout v šatně nebo je dát do sklepa s tabletem, na kterém ve smyčce poběží Krtek ve městě. Ani ti neprozradím skvělé tipy na domácí cvičení, protože sám mám z cvičení v ložnici noční můry a to, že teď nemůžu bouchat do pytle, je pro mě dost na palici. Kliky to občas zachrání. Myslím, že jich za chvíli udělám denně více než pan Kajínek v době, kdy jsme ho ještě nemohli potkat na ulici.

Chtěl bych ti ukázat jednu z věcí, která mi kdysi pomohla s tím soustředit se doma na práci a neodbíhat k blbostem. Lépe řečeno ne nutně blbostem, ale k tomu, co dělat nechceš. O vypínání notifikací a ideálním pracovním místě se toho napsalo už mnohé. Sám nemám kancelář, pevné pracovní místo ani automatické otevírání oken podle množství CO2 v místnosti. Vlastně zrovna právě teď stojím v ložnici našeho nedokončeného bytu u komody, pod MacBookem mám vrzající papírovou IKEA krabici, koukám na nezavěšené obrazy a prostě píšu článek. Kdybych z něj měl vytáhnout jednu nejdůležitější věc, bylo by to následující doporučení.

„Nehledej ideální podmínky. Uvědom si, co je důležité. Zaměř na to pozornost, řekni si kdy a jak to uděláš. A udělej to. Až to dokončíš, přejdi na další důležitou věc. Opakuj. Dokud v tomto nebudeš mít jasno, výškově nastavitelný stůl za desítky tisíc ani magické pilulky, díky kterým nemusíš celé letní prázdniny nic jíst a přesto nebudeš mít hlad, tě nezachrání.“

Mé ultraboží pracovní místo

Pojďme se mrknout na to, jak nastavit svůj FOCUS při home office díky lepšímu plánování. Bude se to trošku prolínat a doplňovat s tipy z mého mega článku o prioritách, který jsem napsal v březnu loňského roku. Tyto principy následuji už několik let a jen tak je nezměním. Pokud s nimi pracuješ, zkus si je teď napasovat na home office (pokud teď jsi na home office nebo tě to čeká). Pokud o článku nevíš, teď jej ani nečti a pokračuj dál.

U každé kapitoly budeš mít k jednotlivým tipům šablony a ukázky. Ty jsou z připravovaného FOCUS notebook, na kterém makáme s papelote. To oni vytvářeli design šablon, které s tebou budu sdílet.

FOCUS notebook

Jakmile se dostaneš z karantény, můžeš principy aplikovat nejen na práci doma, ve vlaku, coworkingu nebo na střeše mrakodrapu, ale prostě kdekoliv. Všude, kde máš s sebou hlavu, která rozhoduje o tom, co uděláš.

Nakonec snad jen bacha na 100% plány, protože ti pořád budou skákat děti po hlavě a lednice každých 10 minut zatouží po tvé společnosti. Stejně tak telepatické zprávy, o které se postará tvá pohodlná postel nebo gauč, budou na denním pořádku. Důležité je se od nich co možná nejlépe (ne stoprocentně) odfiltrovat. A k tomu ti pomůže také lepší popis záměrů a plán s dalšími kroky.

Následující tipy lze shrnout do několika bodů:

  1. Uvědom si, co chceš
  2. Definuj, jaký konkrétně to má mít výsledek
  3. Nastav další kroky
  4. Plánuj týden dopředu a počítej s tím, že to nemusí vyjít na 100 %
  5. Každý den upřesni svůj plán na zítřek
  6. Připrav si prostředí pro soustředěnou práci a pusť se do toho
  7. Body 3-6 opakuj pořád dokola

Uvědom si, co chceš

Hehe, další poučování o prioritách, Eisenhower a tak… Kdepak. Tedy jen jedno. Pokud nemáš jasně určené, co a proč je důležité, případně nejsi pod adekvátním tlakem (termín, šéf, manželka nebo COVID-19), bude obtížnější připravit si podmínky pro hlubší práci.

Dělám to jednoduše, používám k tomu svou kvartální mapu priorit, kde si sepisuji role (oblasti zájmů) a aktivity (projekty), které teď budu mít v horizontu tří měsíců na starost. Říkám jí frgál. Za chvíli uvidíš proč.

Tuhle mapu důležitých oblastí používám nejen na kvartální bázi, ale také v kritických situacích třeba jen na měsíc dopředu. Například se něco podělá (což se nikomu z nás za posledních 14 dní určitě nestalo) a já potřebuji rychle definovat co dál. Jasně, mohl bych se v tom zoufalství topit klidně celé týdny, ale dva dny pláče a úzkosti stačily a teď je potřeba udělat z problému úkol.

FOCUS frgál vyplněný

Frgál z FOCUS notebook od papelote najdeš TADY.

Do vnitřní strany frgálu sepíšu oblasti zájmů (role), kterým bych se měl v horizontu X týdnů věnovat. Takže třeba:

  • Rodina
  • Finance
  • Zdraví
  • Propagace
  • Osobní rozvoj
  • Lektorská práce

Do vnějšího pak aktivity (projekty), které k tomu patří. Zase z výhledem do budoucna. Takže třeba oblast Lektorská práce má pod sebou:

  • Přechod do online
  • Nabídky stávajícím klientům
  • Úprava online materiálů

A tak pokračuji v každé oblasti. Rozsekání a konkretizace, to je oč tu běží. Nechci “jen” zvládnout svou lektorskou práci v nových podmínkách, ale chci udělat konkrétní balík úkolů.

Upřesni výsledek a nastav další kroky

Druhý krok je představa o ideálním výsledku. Ten si nyní popisuji do testovací verze svého FOCUS notebooku. Nicméně použít můžeš sešit, Google Keep, OneNote, Evernote… Cokoliv používáš na poznámky.

Praktický příklad pro aktivitu Úprava online materiálů v oblasti Lektorská práce:

“Budu mít aktualizované prezentace a materiály pro účastníky online školení, které mohu použít při online vzdělávání a následně po školení. Materiály budou obsahovat stejné nebo ještě podrobnější informace, jako v případě offline školení. Počítej třeba s tím, že nebude fungovat sdílení obrazovky apod.”

Popis připravuji na následujících X týdnů podle rozhodnutí o délce krizového scénáře, které jsem udělal na začátku. Hodně jsem se tímto krokem inspiroval před 10 lety u Davida Allena a jeho GTD. Funguje to dodnes.

Třetí krok… Stanovím si alespoň jeden konkrétní další krok k aktivitě (projektu). Například “Projít aktuální materiály k workshopům a sepsat seznam budoucích změn”. Pokud znáš GTD, určitě tě napadne něco ve stylu „zase Allen“. Ano, máš pravdu. Cílem je mít u každé rozepsané aktivity v přítomnosti alespoň jeden konkrétní další krok. A tento formulář níže mi v tom hodně pomáhá.

FOCUS výsledek a další kroky vyplněné

Stanovení výsledku a dalších kroků z FOCUS notebook od papelote najdeš TADY.

Nicméně na další kroky určitě použij raději svůj systém, protože předpokládám, že nějaký máš. Google Úkoly, MS ToDo, Todoist, prostě cokoliv, s čím pracuješ. Kdyby ne, klidně si stáhni a vytiskni formulář. Jeden formulář = jedna oblast zodpovědnosti (role).

Připrav si podmínky pro soustředění

Jasně, zavřít děti do sklepa, nasadit sluchátka do uší, najít si pracovní místo a myslet na ergonomii při práci. To všechno je důležité. Na jednu věc se ale často zapomíná – uvědom si, co chceš stihnout. A raději si to napiš. Pokud nevíš, co a proč chceš, tím spíš utečeš k nahodilým vyrušením a nebudeš se věnovat důležitým závazkům.

Kdybych tohle neudělal a neměl jasně dané, že chci během tří hodin napsat tento článek, už bych měl vyžehlené všechny košile. Dobře, tak to asi ne, ale minimálně bych odpověděl na desítky nedůležitých e-mailů. Mimochodem fakt doporučuji si to napsat, pomáhá to v udržení pozornosti a minimalizaci přemýšlení o tom, co jsem to vlastně chtěl.

Pojďme to nazvat jako „plánování“. Používám pro něj dva základní koncepty:

  1. Týdenní plán
  2. Denní záznamy

Týdenní plán připravuji vždy v pátek na celý další týden. Dávám do něj cca 3 úkoly z mých priorit (ty, které mám ve frgálu s rolemi a aktivitami) na každý den. Kdybych jej neměl a plánoval jen ze dne na den, byl bych v hodně operativním režimu. Takže krok číslo jedna je mít připravený plán na další týden. A bacha, fakt nevyjde na 100 %.

Týdenní plán pak může vypadat takto:

FOCUS týdenní karta vyplněná

Týdenní plán z FOCUS notebook od papelote najdeš TADY.

Mimochodem pokud by ti po přečtení následujícího odstavce přišlo vyplňování týdenní karty jako krok navíc, který maximálně přispěje k neustálému přepisování, prostě si jí nevšímej a udělej si týdenní plán do denních záznamů.

Denní záznamy mi pak slouží k určení toho, čemu konkrétně se budu věnovat ten den. Přepisuji do nich na konci dne jednak priority z týdenního plánu a doplňuji je o úkoly, které se náhle objevily a je potřeba je co nejdříve vyřešit (hořáky). Většinou se ještě ptám, zda jde o pro mě (nebo tým či firmu) skutečně důležitou věc nebo bych se o to vůbec neměl zajímat.

Pro denní záznamy a plán používám principy z Bullet Journal. Pokud neznáš, mrkni web k metodě nebo knihu od Jan Melvil Publishing.

Mé zjednodušené principy:

  1. Napíšu si do denního záznamu události (schůzky nebo angličtina online, hovory apod., které mám v Google Kalendáři)
  2. Sepíšu si rutiny (třeba každodenní cvičení)
  3. Napíšu si priority z týdenního plánu na daný den
  4. Doplním o další úkoly, které je potřeba vyřešit (termín, hořáky nebo i koncepční netermínovaná práce, na kterou budu mít prostor)

Čímž dostanu před sebe kompletní přehled o tom, co mě čeká. Abych odlišil jednotlivé položky v plánu, používám jednoduché značky:

  • Symbolem tečky (.) označím úkoly
  • Symbolem kolečka (o) označím události a schůzky
  • Symbolem pomlčky (-) označím poznámky, které pro ten den potřebuji
  • Symbolem křížku (X) označím splněné úkoly
  • Symbolem lomítka (/) úkoly, které jsem delegoval na někoho jiného

Pokud si úkoly povedeš ve svém digitálním systému, tohle pro tebe asi není podstatné. Ale pokud jedeš na papír, mohlo by ti to systém zpřehlednit.

Šablonu pro to sice mám taky, ale jde o jednoduchý tečkovaný list (tečky mám prostě rád). Vystačíš si s listem papíru, post-it lístečkem nebo vlastním notýskem či diářem.

FOCUS denní záznamy vyplněné

Denní záznam z FOCUS notebook od papelote najdeš TADY.

Ok, doplním ještě další tipy mimo plánování, které mi pomáhají udržet soustředění, když pracuji doma, běhá tady Oliver vykřikující „Pipiiipipiii“, Richardovi (prcek od sousedů) rostou zuby a já mám pocit, že když mi bylo pětadvacet, bylo všechno krásné:

  • Pracuji v blocích cca 50-60 minut (prostě Pomodoro)
  • Dopoledne (má výkonnostní špička) mám bloky pro nejdůležitější 1-3 úkoly a bráním si je zuby nehty
  • Pokud dopoledne hlídám prcka, přesouvám důležité věci na 15-17h, kdy vím, že mi to jde nejlépe (pominu-li právě dopoledne)
  • Na konci bloku si dám krátkou přestávku, během které dělám kliky a dřepy nebo se prostě hýbu
  • Používám Brain.fm a AirPods Pro s funkcí noise cancelling
  • Nezapomínám na energii, snažím se preventivně dobře a dostatečně spát
  • Když jím, tak co nejvíce fajn jídlo, které mi pomáhá udržet pozornost
  • Pracuji tak polovinu času ve stoje, pokud to jde
  • Dávám pryč technologie, které mě mohou rušit
  • Na počítači vypnu ty notifikace, které k aktuální práci nepotřebuji

Ale stejně je nejdůležitější vědět, co jsem se rozhodl splnit. Tzn. mít jasno ve svém denním plánu tady a teď. Chceš dokončit koncept tohoto článku? Ok, pusť se do toho a nedělej nic jiného. Čím lépe vím, co chci a proč je to důležité, tím snáze na to zaměřím pozornost a ignoruji zbytek.

Opakuj to stále dokola

Je odpoledne nebo večer a máš denní plán hotový? U každého splněného úkolu se zeptej “Jaký je další krok?” a ten si poznamenej do seznamu úkolů ve svém systému. Ty nesplněné naplánuj dál do týdne. Urči si, co budeš dělat zítra. A až ráno vstaneš, dej si hygienu, sprchu, polib partnera, manželku nebo kohokoliv líbat můžeš, a pusť se do toho znova.

Jde o jednoduchou rutinu, která ti pomůže nemyslet na to “co by kdyby” a bude tě posouvat krok za krokem k řešení bez neustálého tančení kolem problému. To, co se zpočátku zdá jako neřešitelný problém, bývá velmi často nejasnost kolem dalších kroků.

Držím palce, ať home office zvládneš s přehledem.