Úkoly, myšlenky, termíny, … Centrálním stanovištěm pro tyto záležitosti je v mém případě OmniFocus, který provozuji čistě jen na iOS zařízeních v kombinaci se synchronizací úkolů z MS Outlook (více o synchronizaci se dočtete v článku OmniFocus a inbox pro uživatele Windows). Podklady k projektům, archivní materiály a poznámky poté umisťuji do Evernote s bloky v již zažité a osvědčené struktuře.

Koncem loňského roku se na mém kurzu GTD za kafe zmínil Jan Kvasnička o softwarovém nástroji s názvem Workflowy, který využívá jako místo pro evidenci GTD seznamů, osnovy při psaní článků či knih a třídění myšlenek. Samozřejmě jsem začal zjišťovat, s čím máme tu čest. A jakmile jsem uviděl první obrázky, věděl jsem, že se od Workflowy jen tak neodtrhnu.

Design – čistota a úhlednost

Otevírám záložku ve svém webovém prohlížeči, vyťukávám adresu, spouštím registraci. Ta je během pár vteřin hotová a po přihlášení se kochám. První nahlédnutí do prostředí Workflowy je totiž jako pohled na čistý list papíru. A to já opravdu rád, protože nová stránka mého sešitu je pro mě vždy něčím výjimečným (možnosti a místo pro nápady).

Začnete psát – není důležité, zda úkoly či jednoduché poznámky – a zjišťujete, že to jde vše tak nějak snadno. Pár lehce zapamatovatelných klávesových zkratek pro pohyb ve stromové strutuře a manipulaci s větvemi. Myšlenky letí a nebráníte se jim. Hodně podobné procesu vytváření myšlenkové mapy – jen je to ve větách (ale není důvod nevyužít hesla) a bez obrázků.

Nejen web

Nemůžu skončit, myšlenky lítají. Odtrhu se skoro násilím, abych se pustil do instalace verze pro iPhone a iPad. Během pár vteřin je hotovo. Ještě letmo pokukuji, jak je to s verzemi pro Mac, Windows nebo Android. Hledání oficiální verze pro tyto platformy končí nezdarem, snad jen pro Android existuje pouze neoficiální aplikace. Nevadí, hlavně díky skutečnosti, že při zapnutém Workflowy v prohlížeči je možné editovat vše v offline módu a následně při přístupu na internet dojde k aktualizaci na serveru.

Tvoříme seznamy

Mažu úvodní „testovací“ myšlenky a začínám přemýšlet, jak nástroj využít. První nápad je jasný – sázím své seznamy úkolů do struktury GTD >> ROLE >> PROJEKT >> ÚKOL.

Dále mě napadá založit si strukturu pro přehled toho, kam chci letos dokráčet. K tomu přidat kontrolní body – kvartální, měsíční. Nesmím zapomenout na týdenní plán a udělat si větve pro jednotlivé dny v týdnu. Kopíruji svůj plánovací systém do stromové struktury.

Jako další přichází na řadu kontrolní seznamy. Dovolená, denní a týdenní revize, seznam věcí potřebných pro kurz myšlenkových map či trénink sebeřízení.

Sebeřízení s Workflowy

Oporou mého systému sebeřízení je kostra GTD doplněná o návyky a rutiny, které jsem si sám vytvořil, začal aplikovat a fungují. Nikdy jsem si nedokázal představit GTD seznamy ve stromové struktuře, nicméně když si logiku mých seznamů načrtnu – on to prostě strom je. Hodně si pohrávám s myšlenkou sebeřízení prostřednictvím mapy, nicméně její heslovitost a omezení, jež jsou často výhodou, mi v tomto cestu komplikují. Zkusíme to tedy s Workflowy, které je přece jen „povídavější“.

Strukturu jsem popsal již výše – na nejvyšší úrovni stromu nechávám skupinu GTD, abych měl jednoduše oddělené seznamy od ostatních evidovaných „záležitostí“. Druhá úroveň pokrývá role a oblasti, pod nimi na úrovni třetí projekty, které se na čtvrté úrovni rozpadají do úkolů.

Ke každému z úkolů přiřazuji kontext značený prefixem @ tak, jak to známe z podobných nástrojů a běžné praxe. Přiřazení probíhá vepsáním @ kamkoliv do textu a doplněním názvu kontextu, přičemž Workflowy našeptávají ty, které již aplikaci existují.

Z OmniFocusu jsem navyklý, že termíny nepíšu do diáře, ale rovnou do aplikace se seznamy. Termíny ve Workflowy jsou na seznamu budoucích změn, teď si s tím tedy musím poradit jinak. Využívám možností tagů začínajících na # a formátu data YYYYMMDD. Úkol, jemuž mám přiřazený termín 6. února 2013 je tak označen tagem #20130206. A jak s termíny pracuji?

Během týdenní revize v „plánovací části“ si vyhledám a do jednotlivých dní vepíšu nejdříve termínované úkoly (týdenní plán jsem doplnil jako součást mého Workflowy systému). Tak vím, že mi žádný termínovaný úkol neunikne. Pro jistotu během denní revize vždy kontroluji i tag s datem následujícího dne.

Tímto přichází na řadu obrovská síla Workflowy, kterou je vyhledávání. Nejsilnější a nejrychlejší je v prostředí webového prohlížeče – stisknete klávesu ESC, čímž se kurzor automaticky přesune do pole pro hledání, a píšete. Vyhledání úkolu s termínem tak díky tagu s # proběhne během chvilky. Vepsáním #201302 také mohu zjistit, jaké úkoly mě čekají v únoru. Samozřejmě je možné stejným způsobem vyhledat jednotlivé úkoly s konkrétním kontextem. Vepíšu-li „@online -#2013“, zobrazí se mi ty úkoly, které jsou netermínované a mají kontext @online.

Součástí konce každého týdne (obvykle neděle) je samozřejmě již zmiňovaná týdenní revize. Jak na ni ve Workflowy? Zvolil jsem ten mi nejvíce vyhovující způsob. Pár klepnutími lze z Workflowy vytisknout kompletní označenou sekci tak, že na fyzickém papíře dojde k rozbalení všech větví a vidíte tak veškeré své úkoly. Poté kontroluji projekt za projektem, pečlivě rozdělených do sekcí podle rolí, dělám si poznámky do vytištěného papíru a případně ihned doplňuji úkoly a nápady k projektům do prostředí Workflowy.

Další funkce

Workflowy disponuje další řadou smysluplných funkcí. Za zmínku stojí bezproblémová synchronizace položek mezi iOS a webovou verzí, export do strukturovaného nebo nestrukturovaného textu, tisk, sdílení sekcí nebo celého prostředí Workflowy s dalšími uživateli, základní a jednoduše zapamatovatelné klávesové zkratky.

Stromová struktura, která je základem nástroje, umožňuje „zaměřit se“ pouze na konkrétní sekci, což využívám, pokud se chci soustředit na roli nebo projekt.

Jak je to s cenou

Workflowy nabízí verzi zdarma i placenou. Troufám si tipnout, že většina uživatelů si s verzí zdarma vystačí ve chvíli, kdy si díky pozvánkám, které pošlou dalším lidem, rozšíří maximální počet úkolů, jež mohou měsíčně založit (v základní verzi se jedná o 500 úkolů, s každým dalším uživatelem, který přijde přes váš odkaz, naroste účet o dalších 250 úkolů).

S PRO verzí se na žádná omezení nehraje – můžete evidovat neomezené množství úkolů. Dále nabízí placená verze možnosti typu sdílení jednotlivých větví, zálohy v Dropboxu, změny fontu nebo designu. A kolik že to všechno stojí? 5 Euro za měsíc nebo 50 Euro za rok. Tři kávy měsíčně – a to je podle mě adekvátní investice do systému pro organizaci myšlenek a úkolů.

Plány do budoucna

Podle oficiálně zveřejněných plánů do budoucna bude Workflowy rozšířeno o další funkčnosti. Jmenovitě jde o:

• připomínky a termíny
• barvy jednotlivých větví
• offline editaci položek
• formátování písma
• podporu spolupráce více uživatelů
• a další…

Nezbývá, než se těšit nebo přemýšlet, zda to nástroji neuškodí – přeci jen je aktuální kouzlo aplikace v jednoduchosti. Uvidíme, jak se s tím vývojáři poperou.