Před časem jsem se potkal s Honzou Skovajsou, který stojí za službou myTimi. Mimochodem, na Timíky jsem odkazoval i v článku o Mikroslužbách pro portál Na volné noze. S Honzou jsme nakousli řadu témat, ale primárně jsme se bavili na téma jak, proč a kdy využívat mikroslužby, jak najít cestu k vyřešení vnitřních obav z delegování, jaké konkrétní další kroky je dobré udělat, když práci předávám asistentovi, a také kdo stojí na druhé straně služby nebo proč si zaslouží naši důvěru. Zmínili jsme finanční stránku a otázku, kdy se služba vyplatí.

Komiks Jak pracovat s virtuálními asistenty malýStáhni si komiks k tomuto článku, najdeš v něm na jedné A4 vše, co se dočteš níže. Použij jej pro jednodušší orientaci, opáčko nebo jak uznáš za vhodné. Komiks jsme připravili ve spolupráci se skvělou Monikou Pavlovičovou, která je také autorkou dalších ilustrací (nejen) v tomto článku.

Stáhnout komiks

Dnes se hodně rozšiřuje nabídka různých služeb, na které můžu delegovat práci. I já se občas přistihnu, že netuším, jaké úkoly mohu virtuálním asistentům předat. Vím, že myTimi dokáže zastřešit univerzální asistenci, DoDo se zase specializuje na oblast kurýrních služeb… Co dalšího mohu na mikroslužby delegovat?

Mně přijde, že téměř všechno, co se ti nechce dělat. Vezmi si třeba Rohlík. V podstatě je to stejné, jako když bys před 20 lety poslal člověka na nákup, dneska jen zadáš požadavek online. Princip se nezměnil, jen je to efektivnější. Timi za tebe zase zařídí věci na úřadě, dojede s autem do servisu, pomůže ti s tabulkami v Excelu, reportingem nebo cestováním.

Kdo se může stát asistentem

Může online asistenta dělat kdokoliv? V myTimi zastřešujete poměrně široké spektrum různorodých služeb. Jaká jsou kritéria pro výběr lidí?

Měl jsem možnost vybírat ve svém životě docela dost zaměstnanců. Mám vyvinutou metodiku, která funguje. Proti továrnám nebo IT firmám mám tu výhodu, že nehledám žádnou speciální dovednost. Mně jde o to, aby byli asistenti chytří, bystří, rychlí a schopni se rychle učit. Platí pravidlo, že když má někdo vysokou školu, je lepší než ten, kdo má vzdělání nižší. Většinou musel překonat víc překážek. Není to stoprocentní, ale většinou to platí. Po zhodnocení CV projdou pohovorem se mnou, dělají osobnostní testy, výkonnostní testy….

Následuje druhý pohovor, a když to klapne, přijde zkušební den, během kterého si na tři hodiny vyzkouší, jestli by je práce bavila a zda ji zvládnou. Tým mi pak dává zpětnou vazbu orientovanou na spolupráci s novým člověkem. Dáváme pozor na proservisní přístup, dobrou komunikaci a rychlost práce.

Každý u nás musí dělat věci podle svého nejlepšího vědomí a svědomí. A když zjistím, že to fláká, nahradím jej. Špičková služba chce špičkové lidi.

Zmiňoval si nějaké výkonnostní a osobnostní testy. O co jde?

Osobnost testuju pomocí jednoduchého Myers-Briggsova testu. Mám vyzkoušeno, že některé typy osobností se více hodí na uživatele Timiho a někteří zase na toho asistenta. Já jsem třeba typický uživatel, mám osobnost ESTJ. Zkrátím to – asi by mě zabilo pracovat jako Timi. Naopak mám rád, když někdo dělá něco pro mě.

Co se týká výkonnostních testů, tak tam je to jednoduché. Jedná se o test převzatý tuším z Toyoty. Je to 40 otázek analytického typu, cílem je prokázat co nejmenší chybovost za co nejkratší čas. Většinou je tam poměrně silná korelace s inteligencí člověka. Když máš někoho na pohovoru a řekneš si: „Bože, to je fakt úplný…,“ většinou se to v testu projeví. A naopak, když se ti někdo líbí, skoro vždycky je v tom testu dobrý.

A jak to jde za sebou? Nejdřív vyplní test a potom si to jdou zkusit k vám? 

Přesně tak. Nejdříve jdou na předpohovor. Tam zjistíme, jestli vůbec má smysl se jim věnovat a nechat je vyplnit test. Když zjistíme, že to není úplně marný kandidát, podstoupí ty dva testy. Pak jde na pohovor se mnou. Přijde-li oboustranný zájem o spolupráci, jde si vše vyzkoušet do kanceláře, kde řeší modelové úkoly.

Chceme vidět, jak zpracuje složitější zadání, jak nad ním uvažuje a jaký je jeho způsob řešení problémů. Tohle je hodně důležité, protože někdo vyřeší úkol za tři hodiny a jiný zvládne totéž za dvacet minut, protože jej napadne mnohem chytřejší řešení.

Produktivita je jeden z důvodů, proč se o tom bavíme. Pro mě osobně je zbytečné věnovat se věcem, které může udělat někdo jiný mnohem rychleji, jak říkáš, třeba za dvacet minut, kdežto já bych se u toho potil pět hodin.

Jde také o peníze

Napadá mě ještě jeden důležitý faktor. Ten finanční. Jak mohu jednoduše zjistit, jestli se mi mikroslužba finančně vyplatí nebo ne?

Finančně se ti to vyplatí skoro vždycky. Ono se ti může zdát, že ten úkol je sám o sobě docela drahý. Ale kdybys měl na tyto úkoly třeba zaměstnance, stojí tě určitě více. Je potřeba jej vzdělávat, někdy platit kancelář. Je tady mnoho skrytých výdajů.

Já jako docela častý uživatel platím maximálně 2.500 Kč za měsíc, což je prakticky nic, a ušetřím tím spoustu času nebo se alespoň zbavím problémů, na které nechci myslet. Primárně jsou to věci, které mě rozčilují. Osobně jsem mnohem klidnější od té doby, co používám Timíka. Právě větší klid byl důvodem, proč jsem tuto službu postavil.

A jak zjistíš, jestli je služba pro tebe? Podle mě kdykoliv, když tě něco rozčiluje.To je správný okamžik začít hledat někoho, kdo to udělá za tebe. Mně přijde, že je zbytečné si kazit náladu tím, že musíš dělat něco, co tě štve.

Ptám se na to, protože často narážím na otázky typu: „Proč to stojí 390 Kč?“ Nebo: „Připadá mi to hodně drahé, dokážeme to zvládnout za stejný čas a zdarma.“ Co by mě mělo přesvědčit o tom, že mám těch 390 Kč investovat do hodiny práce neznámého asistenta?

Dříve jsem si myslel, že si lidé dokáží vážit svého času a energie. A taky jsem doufal, že si vše zvládnout jednoduše spočítat. Jen velmi malá část lidí, odhadem 5–10 %, je trochu osvícenější a chápeou, že jejich volný čas má větší hodnotu než 390 Kč. Ti pak rádi delegují. Ve většině případů Timíci dokončí úkol i rychleji, než by to udělal člověk sám. Podobný úkol dělají poněkolikáté. Vědí, kam sáhnout, znají optimální postup, mají informace a jsou v tom prostě denně.

Hodně dobrý příklad jsou třeba úřady, jejichž návštěva mi může zabrat i hodinu a půl. Timíci to zvládnou za mnohem kratší čas a ve finále mě to stojí třeba 130 Kč. Mé fyzické zastoupení využívám hodně.

Komiks už máš určitě stažený. Nicméně to není poslední bonus. Další super doplňující materiály k tomuto tématu připravuji. Pokud chceš, abych ti o nich dal vědět, nech mi svou e-mailovou adresu a já se postarám o zbytek. Stejně jako o dalších produktivních tipech a novinkách. Napíšu jednou za čas a určitě tě nebudu spamovat.

Dej mi vědět

Co pro vás může asistent udělat

Má čerstvá zkušenost byla právě po nastěhování do Prahy, když jsem potřeboval změnit trvalé bydliště a zařídit parkovací kartu. Timík Monika připravila plnou moc a počkala na mě na břevnovské poště, 6 minut pěšky od našeho bytu, kde jsme úředně ověřili můj podpis. Pak oběhla úřady a vrátila se zpátky na konci téhož dne se vším, na čem jsme se domluvili. Cena za službu byla opravdu směšná. Já jsem mezitím mohl vybalovat všech svých 60 Ikea krabic, které jsem měl naskládané v obýváku. A tohle dává opravdu obrovský smysl z hlediska úspory energie, času i nervů.

Právě to fyzické zastoupení vnímám hodně silně. Já třeba nesnáším svůj autoservis.

A proč nemáš jiný?

Protože nemůžu do jiného, mám specifické auto, kvůli kterému musím do jednoho konkrétního servisu. Ono to tam skoro vždy trvá celý den, jsou neuvěřitelně pomalí. Člověk tam celé hodiny na něco čeká. Úplná ztráta času. Jsem nejšťastnější, když to jednou za dva měsíce vyřeší Timíci.

Co dalšího mohu delegovat na mikroslužby a asistenty? Někdo třeba právě kouká na tvůj příklad s autoservisem a říká si: „To mě v životě nenapadlo.“ Můžeš nám dát ještě více inspirace?

Většina nové inspirace vzniká u zákazníků, kteří si občas vymyslí velmi zajímavé úkoly. Blíží se léto, takže se opět začínají objevovat úkoly typu: „Jedu na dovolenou, sežeňte mi ubytování, letenky, nebo mi udělejte kompletní plán míst, která mě mohou zajímat.“

Třeba já teď byl v Jižní Africe. Sehnat k tomu informace, aby to dávalo smysl, zabere obrovské množství času. Teď pojedu do Gruzie, ke které je dostupnost informací také velmi omezená. S tím mi může asistent pomoci.

Občas chce někdo například pomoci s drobnostmi do práce, sehnat lístky do divadla nebo na sportovní akce. Když se to zákazníkovi zalíbí, začne službu používat trochu jako svého občasného asistenta a postupně si zvykne naprosto běžně delegovat.

Doporučuji si jednoduše s asistentem zavolat a pobavit se o tom, co vše je možné. Setkáváme se s reportingem, fakturami, zákaznickým servisem… Ten umíme tak dobře,, že některé firmy chtějí, abychom je v komunikaci se zákazníkem zastoupili.

Každý zákazník využívá pro svou práci jiný systém. Nemáš problém s tím, že Timíci přistupují najednou do osmi různých nástrojů, jako je právě Basecamp, Asana a podobně? Přece jenom pochopit ten nástroj nebývá sice úplně složité, ale je třeba do něj nějak proniknout.

Právě, že je to většinou velmi jednoduché. Ty nástroje jsou dělané pro-uživatelsky. Jak jsem říkal na začátku, nabíráme lidi podle toho, jak jsou chytří. Musí si s tím poradit, jinak pro ně není u nás místo.

Tipy pro delegování práce

Jak mám úkoly předávat? Existuje ideální zadání úkolu tak, abychom kolem toho co nejméně s mým asistentem tancovali? Jsou nějaká specifika? Například jak má být zadání dlouhé nebo jakým stylem ho mám popsat?

Lidé, kteří jsou zvyklí zadávat a delegovat už to zvládají mistrovsky. Pokud bys zkušenost neměl, doporučuji tento pohled na věc – představ si, že ten úkol dává někdo tobě. Co potřebuješ k tomu, abys ho mohl splnit? Doporučuji určit termín splnění, napsat, kam je potřeba zajít, co přesně od toho očekáváš. Když chci hotel, nemohu napsat: „Sežeňte mi hotel v Gruzii.“ Pak je totiž kolem toho tancování a e-mailová přestřelka. Ale když napíšu: „Sežeňte mi hotel v Kazbegi někde u hory, mám rád tento standard, ten hotel by měl stát sto dolarů, chci, aby to bylo se snídaní,“ dá se s tím jednoduše pracovat, omezí se zbytečná komunikace a sníží pravděpodobnost chyby. Prakticky jde o stejná specifika, jako při klasickém delegování.

A je tedy nějaký rozdíl mezi delegováním osobním a na online službu? Nebo je to totéž? 

Myslím si, že je to stejné. Prakticky jde o delegování podobné tomu přes e-mail, což je běžné v řadě firem. V e-mailu to máš černé na bílém, můžeš s tím pracovat jako se seznamem úkolů. Fakt v tom rozdíl nevidím.

Co třeba velikost úkolu – je lepší zadat mikroslužbě čtyřhodinový velký úkol? Nebo ho spíš rozsekat na malé části? Co je efektivnější?

Asistentovi by to mělo být jedno. Myslím, že je to spíš na zadavateli. Třeba větší úkol, který jsem teď zadával… Měl jsem bouchnuté auto ze dvou stran a potřeboval jsem to nahlásit na pojišťovnu, dovézt do servisu a pak vyřešit celou tu pojistnou událost. Protože jsem jel do Afriky, tak říkám: „Budu tři týdny v Africe, vyřešte to, když budu v Africe. Takže vám tehdy a tehdy dám auto, tady vám posílám korespondenci, podklady k pojištění… Tady je můj servis, domluvte se s nimi, kdy tam máte auto odvézt, zaplaťte to a pak mi pošlete fakturu.“

Já to předám jako celý úkol, ale mikroslužba většinou takhle velký úkol rozseká sama třeba na pět částí. Osobně asi předávám radši velký úkol, aby ten člověk měl vnímání celkového obrazu.

Já mám podobný pocit, že jednak ten člověk na druhé straně nemá jenom dílčí informace a dokáže si to zapracovat do nějaké své vize – jak to má ideálně dopadnout. Za druhé vnímám jakoukoliv mikroslužbu jako část svého fyzického asistenta. Je velmi důležité, aby se rozvíjel a vzdělával. V případě zadávání dílčích úkolů je podle mě o dost pomalejší nejen edukace, ale také synchronizace našich myšlenek. Nehledě na to, že mi to sebere více času.

Je to přesně tak. Ale je důležité zadání věnovat nějakou energii, neodfláknout to. Dostaneš výsledek úměrný množství vložené energie.

A je tedy lepší zadávat e-mailem, v textové podobě nebo telefonicky? 

E-mailem.

Fakt je to lepší než telefon?

Určitě, protože ty jako zadavatel to máš černé na bílém. Nehledě na to, že si vše alespoň dobře promyslíš. Asistentovi toto zadání vyhovuje také více, protože je přesnější a může si jej jednodušeji převést do vlastního nástroje, ve kterém jej pak organizuje. E-mailová zpráva je ideální podklad.

Jak se řeší složitější úkoly a problémy

Spolupracujete třeba i s dalšími mikroslužbami? Využíváte například externí kurýry, abyste šetřili kapacitu Timíků?

Tohle byla naše ideální představa: „Budeme mít hodně velkou síť dodavatelů.“ Ukázalo se, že to moc nefunguje a velkou část věcí musíme dělat interně. U kurýrů narážíš na nedostatek kapacity a občas problémy se složitějšími úkoly.

Ale pak máme nasmlouvané dodavatele, se kterými spolupracujeme dlouhodobě. Lidé často chtějí hodinového manžela, uklízečky, různé řemeslníky…

Když mi seženete hodinového manžela a nedopadne to dobře, jak postupujete? Nemusím vám platit? Nebo zaplatím jenom část? Dáte mi třeba nějaké kredity navíc na tři měsíce virtuální asistence apod.?

To je dobrá otázka. Máme pravidlo, že vždycky když jsi nespokojený, neplatíš. Pokud zákazník nedostane, co chce, a ty po něm chceš službu zaplatit, zásadně to zhorší váš vztah a důvěru. Máme nějaké drobné náklady spojené s chybovostí třetích stran, ale ty už jsou jen minimální. Ty, kteří pro nás zajišťují další služby, máme už dnes většinou dobře prověřené.

První delegovaný úkol aneb Jak začít

Představ si, že jsem úplně na začátku a řeknu si: „Nebylo by špatné mít svého osobního asistenta.“ Jen mám obavy z toho, jak to celé bude probíhat. Jsem v tomto poli nezkušený. Jak překlenout ty první obavy? Napadají tě tipy, které bys dal lidem, když mají pocit, že chtějí ušetřit čas, jsou ochotní za to zaplatit, ale pořád se nemají do předávání práce na mikroslužby?

Ideální je, když ti služba na začátku nabídne testovací “kredit”. U nás je to třeba 300 Kč. Službu si vyzkoušíš a uvidíš, co ti přinese a jak vám to spolu půjde. Měl bys mít také možnost kdykoliv přijít a seznámit s člověkem, které pro tebe práci dělá. Osobní kontakt většinou pomůže, už to není jen “někdo neznámý”, ale skutečný člověk, který za tvými úkoly stojí.

Drobný bonus pro tebe, který jsem domluvil s Honzou a Timíky. Pokud zadáš kdykoliv během prvního úkolu do e-mailu, Messengeru nebo formuláře pro zadání úkolu mé jméno a příjmení (Daniel Gamrot), získáš kredit ještě o 200 Kč vyšší. Na první úkol tak budeš mít 500 Kč. A to je dostatečný obnos pro cca 80 minut Timíkovy práce.

Můžu mít mikroslužbu i na offline věci? Třeba kdybych potřeboval někoho na školení, někoho, kdo by se mi postaral o catering a servis. Případně se nechci starat o oslavu narozenin, ale rád bych, aby ji zajistil někdo jiný.

Tohle se dělá běžně. Hodně po nás lidé chtějí pomoci s organizací oslav nebo ne až tak překvapivě svateb.

A na tohle máte dodavatele nebo to řešíte sami?

Podle velikosti. Na specializované akce či hodně velké události většinou oslovujeme třetí stranu, kterou máme vyzkoušenou. Na místě je pak také někdo od nás, kdo to koordinuje, abychom měli jistotu, že vše proběhne hladce.

Jak si mám vybrat první úkol pro delegování na mikroslužbu? Řekněme, že mám nějaký kredit, který mohu libovolně využít.

Fajn test je třeba fyzické zastoupení. Ke složitějším úkolům, jako je například zajištění detailů kolem cestování, se většinou dostaneš až později. Úplně ideální první úkoly jsou: „Zařiďte mi parkovací kartu.“ – „Vyřešte za mě přechodné bydliště nebo trvalý pobyt.“ Ale můžeš jít dál, není neobvyklé, že někdo přijde s úkolem: „Vyberte dárek manželce, dojeďte pro něj a přivezte mi jej do kanceláře.“ Prostě jednoduché úkoly, se kterými se při zadávání nebudeš moc trápit. Během chvilky si ověříš, že to funguje.

Proč to občas nefunguje

Kolik má myTimi klientů? 

Pět tisíc.

A kolik z nich je pravidelných a delegují opakovaně? 

Teď zhruba 12 %. Z těch pěti tisíc třeba 50 % zadá první úkol, z 50 % se propracuje k nějakému třetímu úkolu třeba další polovina a zhruba 10-15 % se dostane dál. Dává jim to smysl, ušetří čas a peníze a jsou přesvědčení o tom, že službu chtějí používat dál.

Proč lidé odcházejí nebo nepoužívají Timiho dál?

Většinou si neudělají prostor na promyšlení, jak mají mikroslužbu použít. Případně jim dojdou nápady. Nebývá to špatnou kvalitou, máme méně než jedno procento reklamací každý měsíc.

Soustředění se na priority

Teď jsem zaslechl na školení, že někdo bere delegování jako lemplování a projev lenosti. Spíš to vnímám tak, že sám chci dělat věci, které mi dávají největší smysl a ostatním potenciálním závazkům říkat co nejvíce “ne”. Chci se věnovat synovi, rodině, chci dělat práci, která mě baví, a ne se drbat s tím, co mi nejde a nemám to rád. Jasně, žádný plán nevyjde na 100 % a ne všechno mě může bavit, ale rád bych se tomu ideálu co nejvíce přiblížil.

Nikdy bych to, co jsem dokázal, nezvládl bez toho, že bych delegoval. Byl bych neustále zasekaný operativou, která v mém případě nedává žádný smysl. Operativa je pro lidi, kteří mají dělat operativu. Když pracuješ na nějakém dlouhodobém projektu, je tvým hlavním úkolem přemýšlet. Tvůj úkol není jít do krámu a koupit věc nebo udělat něco fyzicky. Tvůj úkol je prostě přemýšlet a pak zadat co nejvíce zbývající práce ostatním. Potřebuješ čas a prostor zvažovat strategické dlouhodobé věci. A samozřejmě, i kdybys neměl do čeho píchnout, je lepší mít volný čas než ho nemít. Raději svůj volný čas věnuji osobnímu rozvoji než tomu, že dělám věci, které mě nebaví a někdo je může udělat lépe a rychleji.

Rozhovor přepsala mikroslužba Přepišto. Revizi provedli v myTimi. Grafiku připravila skvělá Monika Pavlovičová, kterou mi právě jeden z Timíků našel. Za chvíli se pustím do uzených žeber, která mi přiveze Dáme jídlo. Asi jsem fakt lenoch.

Zaujalo tě toto téma? Chceš, abych ti dal vědět o dalších produktivních článcích a tipech? Nech mi svou e-mailovou adresu a já se postarám o zbytek. Napíšu jednou za čas a určitě tě nebudu spamovat.

Dej mi vědět