Nikdy nebudete mít vše hotovo. Ale můžete průběžně pracovat na pro vás důležitých věcech. Často jen hledáme zkratky ke štěstí. Trik nebo tip, který můžeme rychle aplikovat a pomůže nám k lepšímu soustředění, prioritizaci nebo dosažení cíle. Na vrchol žádné zkratky nevedou. Nehledě na to, že mnoho lidí ani nepřemýšlí o tom, na jaký vrchol se vlastně chtějí vydat.

Jaký je váš produktivní záměr?

Na školení osobní produktivity mám vždy po ruce výsledky prvního průzkumu očekávání účastníků. Probíhá to předem přes Google Forms, protože tím nechci ztrácet čas na místě. Často chtějí vědět CO mají udělat, aby byli produktivnější. Jsem šťoura, takže startuji otázkou: „Co je pro tebe osobní produktivita?“ Odpovědi „Dělat věci rychleji!“, „Stíhat termíny!“ nebo „Lépe se soustředit!“ padají docela často.

Jen tak mimochodem, co je osobní produktivita pro vás?

Už jsem dávno překonal pocit, že musím být ještě výkonnější a zvládnout více věcí za kratší čas. Jasně, i to je důležité téma. Je fajn dělat ty správné věci správně a neplýtvat zbytečně energií.

Stejně tak tomu je u soustředění. Léta jsem pracoval na zbavování se vnějších a vnitřních rozptýlení. Ty, které přinesly technologie nebo vytvářela vlastní hlava. A že jich bylo. Psal jsem o tom i v článku Jak odstranit vyrušení krok za krokem.

„Kam konkrétně zaměříte pozornost? Co je pro vás nejdůležitější? Co opravdu chcete?“ Těmito třemi otázkami začíná práce na osobní produktivitě. Když to nevíte, můžete zvyšovat výkon, honit termíny a pilovat soustředění jak chcete. Bude to však pravděpodobně v zájmu špatných činností. Jsou to těžké otázky, že? Ale každý na ně dokáže odpovědět. Jen si na to prostě nenajdeme čas. Nemá to prioritu. Místo toho plýtváme energií na zbytečnostech.

Mých 12 problémů

Pořád nevíte, co chcete? Přeskočím příběhy o anonymních lidech, kteří na tom byli stejně. Jaký je tedy další krok, pokud si myslíte, že nevíte, co chcete? Máte nějakou možnost, jak se pohnout z místa?

Způsobů jsem otestoval mraky. Ale jeden z nich mě delší dobu hodně baví. Začal jsem s ním pracovat po přečtení článku od Jirky Benedikta. A myslím, že by se vám mohl líbit.

Jirka v článku popisoval svůj přístup k organizaci informací a vytvoření svého systému pro poznámky, myšlenky, nápady, úkoly a tak. Zmínil se o jednom z přístupů, který může pomoci právě ve chvíli, kdy nevíte, co chcete.

Beru život jako příležitost překonávat překážky a řešit problémy. Hodně lidí se žene za štěstím. Já bych to asi dlouho nevydržel. Řešení problémů pro mě představuje hmatatelnou možnost pracovat na sobě a věcech, které mě zajímají. Den co den.

Jo a co mám za problémy? Tady jsou ty aktuální:

  1. Jak vychovat Olivera k samostatnosti?
  2. Jak mít hodně energie?
  3. Jak zvládnout Everesting na kole?
  4. Jak se lépe rozhodovat?
  5. Jak být expertem na produktivitu?
  6. Jak pravidelně přidávat obsah?
  7. Jak napsat knihu?
  8. Jak trávit méně času v práci a zvyšovat hodnotu?
  9. Jak zlepšovat dovednosti budoucnosti?
  10. Jak mít méně?
  11. Jak objevovat více?
  12. Jak vytvořit síť produktivních vztahů?

Rozkouskoval jsem své každodenní počínání do dvanácti podnětů, na které mohu kdykoliv napojovat své myšlenky, nápady, články, které čtu, školení, která absolvuji, hovory, které vedu s lidmi. Stejně tak si díky podnětům mohu lépe organizovat to, co dělám. Jednoduše mám seznam oblastí, na nichž chci pracovat.

BTW nevymysleli jsme to já ani Jirka, inspirací nám byl jiný týpek.

Richard Feynman

„Richard Phillips Feynman byl americký teoretický fyzik, známý především pro svou práci na formulaci kvantové mechaniky pomocí dráhových integrálů, teorii kvantové elektrodynamiky, fyzice supratekutosti hélia při teplotě blízké absolutní nule, a fyzice částic pro kterou navrhl partonový model. Za své přispění k rozvoji kvantové elektrodynamiky obdržel v roce 1965 společně s Julianem Schwingerem a Shin’ichirō Tomonagou Nobelovu cenu za fyziku.“ – zdroj: Wikipedie

Tady zastavím své copy&paste dovednosti a wikicitace. Mnohem důležitější je, co nám pan Feynman (mimochodem doporučuji také knihu To nemyslíte vážně, pane Feynmane!) zanechal pro náš produktivní záměr.

„You have to keep a dozen of your favorite problems constantly present in your mind, although by and large they will lay in a dormant state. Every time you hear a new trick or a new result, test it against each of your twelve problems to see whether it helps. Every once in a while, there will be a hit, and people will say, ‘How did he do it? He must be a genius!“

Volná interpretace obohacená o vlastní zkušenost:

  1. Vyberte si pár (třeba tucet) problémů, které řešíte.
  2. Přípomínejte si je, vracejte se k nim.
  3. Jakmile narazíte na nějaký tip nebo informaci, která s některým z problémů souvisí, otestujte ji a vyhodnoťte, zda vám může s vyřešením problému pomoci.

Zaměřte svou pozornost na to pro vás nejdůležitější. Na řešení vlastních problémů. Neustále se k nim vracejte a pracujte na jejich vyřešení. Nikdo jiný to za vás neudělá. Jasně, můžete své aktivity delegovat nebo automatizovat, ale to už jsou jiné disciplíny.

Vypište své problémy

Myslím, že už tušíte. Pokud chcete nastartovat cestu za vyšší produktivitou, rozhodně nezačínejte tím, že se naučíte nové triky pro MS Outlook. Leda, že by to byl další krok k problému, který chcete vyřešit. Začněte definicí svého produktivního záměru, ke kterému se budete pravidelně vracet a pracovat s ním. Dejte si na něm záležet, protože bude středobodem všeho, co se rozhodnete dělat nebo nedělat.

Vezměte si teď svůj kalendář a dejte si do něj hodinovou událost. To je dobrý začátek. Možná vám to celé bude trvat déle, možná kratší dobu, kdo ví. Událost pojmenujte „Vypiš si svých 12 oblíbených problémů“. Udělejte to třeba v pátek, když už máte větší klid. Sám mám pátky vyhrazeny „pro budoucnost“. Týdenní rutina, plány na další týdny, přemýšlení o svých záměrech. Revize úkolů a projektů. Úklid. Je tam toho hodně.

Až nastane den D a hodina H, běžte někam, kde budete mít trošku klidu pro přemýšlení. Ať vás nic nerozptyluje. Dejte telefon do tichého režimu a odložte jej někam, kde o něj okem nemáte šanci zavadit. Pokud budete chtít svých 12 problémů psát v digitální podobě (já na to použil mou oblíbenou aplikaci Obsidian), odpojte se od internetu a zavřete všechny aplikace, které k tomu nebudete potřebovat.

Váš jediný úkol teď bude sepsat svých 12 oblíbených problémů, které řešíte. Odrážku po odrážce. Inspirovat se můžete v seznamu, který jsem vypsal výše, ale určitě ho nekopírujte. Nebo se inspirujte u Jirky na blogu, případně níže uvádím zahraniční bloggery a jejich články, kde popisují své oblíbené problémy:

Jakmile budete mít hotovo, můžete na nich začít pracovat. Nebo, podobně jako já, překlopit své problémy do produktivního záměru. Pokud máte ještě chvilku, pokračujte se mnou dál.

Vezměte si svůj kalendář a vytvořte zhruba za týden další hodinovou událost, tentokrát to bude „Zformulovat svůj produktivní záměr“. Mezi první a druhou událostí své problémy klidně upravujte, měňte, přidávejte a ubírejte. Konkretizujte je do té chvíle, kdy s nimi budete naprosto spokojení.

Máme tady den D2 a hodinu H2. Váš prostor pro sepsání sepsání produktivního záměru. Vezměte si zase textový editor nebo list papíru a sepište do pár odstavců, co chcete. Vezměte si časový horizont do tří měsíců, půl roku, jednoho roku… Klidně ještě kratší nebo delší. Záleží, co pro vás bude komfortní. Na začátku neřešte, jestli je to správně nebo ne, ale pište. Neformátujte, nehrejte si na uhlazený dokument. Cílem je vypsat vše, co teď máte v hlavě.

Až budete mít první koncept, nechte jej chvíli uležet. Den či dva, klidně i déle. Pak se k němu vraťte a znova upravujte. Je to důležité, během pár dní a někdy i hodin vás napadnou další a další myšlenky. Práce na produktivním záměru probíhá v iteracích. Záměr se mění v čase na základě zkušeností a nových okolností. Není to špatně. Je to směr, kterým se chcete vydat. A občas se váš záměr změní.

Příklad produktivního záměru

„Čau,

mám pro tebe pár instrukcí na následující týdny. Určitě je časem upravím, ale teď je pojďme chvíli dodržovat. Připravený? S chutí do toho.

Pracuj každý den na věcech ze svého záměru. Ale nejpozději v 16:30 zavři kancl a padej domů. Máš STOPku v kalendáři, není tam na okrasu. BTW je to taky část tvého záměru, že? Jasně, když přijde zajímavá příležitost, můžeš ji trošku posunout. Ne, že si z toho uděláš návyk! Jo a abych nezapomněl, o víkendech už ses napracoval dost. Víc k tomu snad nemusím dodávat.

Když makáš, tak se soustřeď na to, co děláš. Jestli tě uvidím, že přeskakuješ mezi úkoly, dostaneš flákanec. Víš, čemu říkáš NE, kdy řekneš ANO novému rozptýlení, že? Fakt tu chceš trávit více času, než je potřeba? Nezapomeň, není ti dvacet a potřebuješ dobíjet baterku více, než kdy dřív.

Tak, a teď, na čem budeš dělat. Ve zkratce. Práce na školeních, workshopech a konzultacích. Pak máš jasnou zelenou pro tvorbu obsahu, pokud zrovna neškolíš. Alespoň jednou za půl roku vydej delší text, který shrne nějaké tvé zkušenosti z oblasti produktivity. Vůbec nebude na škodu, když sem tam zabrouzdáš i jinam, alespoň to bude větší sranda. Boží bude, když budeš psát o něčem, co souvisí s tvými dvanácti problémy. Víš proč, že? Nutí tě to více studovat témata, která s nimi souvisí. A u psaní je promýšlet ze všech stran.

Teď trošku socializace. Když jsi s rodinou, kámoši, klienty nebo náhodnými spolusedícími ve vlaku, u kterých naskočil oboustranný zájem o pokec, buď duchem přítomný. Fakt. Nehledej rozptýlení a zajímej se. Já vím, děláš to, ale… Jen ať to máme černé na bílém.

Starej se o energii. Dobíjej baterku. Choď, běhej, sedni na kolo, cvič a hledej výzvy v bojových sportech. Prostě se hýbej. Ovoce, zelenina, maso, vejce, oříšky na talíři jsou nej. Spi. Hodně. Dobře. Pravidelně. A vypni. Občas taky vypni.

Zatím asi stačí, už tak toho máš docela dost. Držím palce. Usměj se.

Daniel“

Tohle je tak 50 % mého celého produktivního záměru. Některé části s vámi nechci sdílet. Pardon. Je postavený na dvanácti oblíbených problémech, které aktuálně řeším. Možná v něm hledáte konkrétní pasáže z mého seznamu problémů, ale je to zbytečné, jsou ukryté mezi řádky. Stejně tak váš partner, kamarád nebo kolega v práci neuvidí vaše asociace ve chvíli, kdy mu do svého produktivního záměru dáte nahlédnout.

Jo a asi jste si všimli, že si stejně jako v článku Nedaří se? Soustřeď se na své nástroje píšu „dopis“. Ano, rád si píšu dopisy. Někdy si píšu i e-maily. Každý máme něco.

Ještě jeden detail

V knize Michaela Hyatta Zaměřte svou pozornost (pokud chcete 20% slevu, dejte při nákupu na Audiolibrix kód DANIELGAMROT, stejně tak se to váže na všechny mnou doporučované tituly k osobní produktivitě) jsem si přečetl ještě jeden fígl, jak svůj záměr ještě více upevnit. Je postavený na dvou jednoduchých otázkách:

  1. Proč je pro vás práce na vašem produktivním záměru důležitá?
  2. Co ohrozíte, když mu nebudete věnovat pozornost?

Určitě není od věci si důvody sepsat, třeba hned pod váš produktivní záměr. Osobně mi pomáhají odpovědi na uvedené otázky v motivaci se ke mému záměru vracet a na jeho základech vytvářet, akceptovat nebo odmítat nové závazky.

Jako inspiraci uvádím i své odpovědi:

  1. Proč je pro mě práce na produktivním záměru důležitá?
    • Chci dělat práci, která mi dává smysl
    • Chci být spolehlivý partner pro svou rodinu
    • Chci se svobodně rozhodovat o tom, čemu věnuji pozornost
  2. Co bych ohrozil?
    • Mé vztahy s nejbližšími
    • Práci na věcech, které mi dávají extrémní smysl
    • Energii a náladu, všechno mě bude štvát

Jak s produktivním záměrem dál pracovat?

Vracejte se k němu. Kdykoliv, kdy dostanete chuť. Když nevíte, jestli máte říct „ano“ nové příležitosti. Vždy, když se rozhodujete o tom, do čeho se příští týden pustíte. Když zvažujete, zda kývnout na další nabídku kafe s kamarádem. Nikdy nestihnete všechno. Ale můžete stihnout to nejdůležitější.

Dejte si do svého týdenního hodnocení krok „pročíst si produktivní záměr“, ať na něj nezapomenete. Jasně, po pár týdnech jej budete umět odříkat z hlavy. Tím lépe. Vytvoříte si tak téměř automatický filtr pro nové závazky.

Když se změní podmínky nebo situace, nebojte se jej aktualizovat. Jak jsem již dříve psal, není to text, kterým se budete řídit navždy. Okolnosti se mění. A váš produktivní záměr stejně tak.

Tak čau. A usmějte se.