Dvouletá digitální akademie pro AXA

Pojišťovna AXA startovala v roce 2016 projekt digitální transformace, jehož součástí byl mimo jiné také přechod na cloudové technologie Office 365. Prvotní zadání zjednodušeně znělo: chceme proškolit naše zaměstnance po celé republice na osobní a týmovou produktivitu a realizaci změn. Podpořit práci na dálku, minimalizovat přejíždění přes celou republiku a šetřit tak čas pro skutečně efektivní práci na důležitých projektech.

Doladění cílů a zadání. Podle analýzy potřeb lidí

V tak velké firmě je první krok jasný: poznat potřeby. Školení mělo být pro pro stovky lidí, na různých pracovních pozicích, s různými pracovními návyky, znalostmi technologií a také přístupu k nim.

Vhled do „běžného fungování“ zaměstnanců:

  • nemívají chuť studovat nové nástroje
  • bývají zahlcení spoustou nových informací a rozhodovací paralýzou (s čím mám začít?)
  • rychle klesá pozitivní nasazení po školeních kvůli nahromadění práce
  • nízká důslednost při zavádění nových návyků
  • mívají špatnou zkušenost s IT školeními, které vedli lidé bez potřebné praxe s osobní produktivitou
  • těžko zavádí „příliš“ odborné a složité postupy
  • každý má svůj zajetý postup a nechce se mu měnit
  • úkoly se ztrácejí, zapomíná se na ně, poznámky jsou roztroušené po papírových zápisnících, post-it lístečcích, v různých úkolovnících a systémech.

Vedle toho mnoho lidí upozorňovalo na to, že aktuální technologie nejsou zcela funkční a je těžké se v nich zorientovat. Byl to mimochodem jeden z hlavních důvodů, proč digitální technologie nechtěli využívat.

Proto jsme si určili tyto směry

  1. Účelem workshopů bylo také nalézt v jednotlivých nástrojích zalíbení takové, aby je mohli účastníci využívat nejen ve svém pracovním, ale také osobním životě a naučili se tak s nimi pracovat skutečně na maximum.
  2. Nebudeme školit. Povedeme praktické workshopy. A to půldenní, aby účastníci nebyli zahlcení a mohli zavádět získané informace rovnou do své praxe.
  3. Část workshopů bude převážně o využití konkrétního nástroje (Outlook, Skype, One Note), část spíše o přístupu k organizaci práce. Obsah částečně přizpůsobíme konkrétní skupině.
  4. Přijedeme k lidem – v Praze, Brně, Bratislavě.
  5. Účast bude dobrovolná.

Definujeme témata

Celý program byl směřovaný napříč různými odděleními a byl postaven tak, aby se díky němu lidé naučili pracovat ani tak ne usilovněji, jako spíš chytřeji. Kompetence a dovednosti každého účastníka byly na různých úrovních. Identifikovali jsme však několik oblastí, které se dotýkaly všech lidí na různých pracovních pozicích, a to:

Pro každou z oblastí řada lidí využívala svůj roky pilovaný systém. Někdo stylem tužka papír, v různých zápisnících a na lepících, někdo elektronicky v kalendáři, dlouhém textovém souboru, úkolech v Outlooku. A všichni také v různých interních systémech; u těch mnoho lidí upozorňovalo to, že nejsou zcela funkční a je těžké se v nich zorientovat. Byl to mimochodem jeden z hlavních důvodů, proč digitální technologie nechtěli využívat.

Testujeme sedm workshopů během dvou měsíců

Pro otestování nového přístupu jsme během dvou měsíců uspořádali dva pilotní běhy kompletního programu, kterého se účastnily skupiny v Praze a v Brně. Obě skupiny prošly kompletní sérií sedmi workshopů. Osvědčil se jak obsah, tak časový rozsah 3-4 hodiny. Zpětná vazba od účastníků předčila naše očekávání a mohli jsme spustit program naplno.

Během následujícího roku jsme realizovali přes 30 půldenních workshopů. A přidali podle zpětné vazby a potřeb i nová témata:

  • práce na dálku
  • práce s MS Teams
  • efektivní mobilní kancelář
  • schůzky a porady (online i osobní)
  • myšlenkové mapy
  • nástroje Office 365 pro pokročilé

Zpětná vazba nám ukázala, že je dobré „vyučovat“ nejen principy uplatnitelné v práci v AXA, ale obecně v profesním i osobním životě. Významně to zvýšilo motivaci učit se a zavádět nové poznatky do praxe.

Co účastníci změnili při své práci?

“Měla jsem před workshopy digitální akademie zahlcující nepořádek ve svých úkolech. Něco bylo na lístečcích, další věci v e-mailovém inboxu v Outlooku, něco zase v papírovém bloku. Bylo hodně těžké se v tom nějak vyznat. Dan mi ukázal, jak všechny tyto závazky, jak to správně nazývá, dát na jedno místo do úkolů v Outlooku.

Zpočátku jsem myslela, že půjde jen o další systém, jen bude digitální. S odstupem několika měsíců však musím napsat, že to byl naprosto geniální krok. Nejen, že si uklidila ve svých úkolech, ale co je nejpodstatnější, přestala jsem na ně usilovně myslet. Díky tomu se mohu lépe soustředit na práci a vím, že mi nic neuteče. Děkuji!” – Eva

V rámci workshopů jsme procházeli spoustu doporučení na téma “jak pracovat chytřeji a ne usilovněji”. Řada účastníků si osvojila některé dovednosti spojené s organizací práce a priorit natolik, že je přenesli i do osobního života.

A nejen to, účastníci byli natolik nadšení, že znalosti a dovednosti šířili také mezi další lidi ve společnosti. Po čase se k nám třeba doneslo, že se materiály, které účastníci dostávají na workshopech, šíří po firmě i mezi ty, kteří se akademie neúčastnili. Například skripta ke školení Efektivní e-mailové komunikace s MS Outlook (zkrácenou verzi s deseti nejlepšími tipy najdete například v článku https://www.podnikatel.cz/clanky/10-tipu-pro-nastaveni-ms-outlook/) se dostala mezi desítky dalších lidí.

Co konkrétně začali účastníci, třeba díky tipům k práci s MS Outlook, dělat jinak?

  1. Zrychlili opakované odpovědi na e-maily díky funkcí Rychlé části, která slouží k vytváření šablon. Ty pak můžete použít pro odpovědi i nové e-maily a zkrátíte tak čas, který e-mailu věnujete, klidně i o desítky minut. Navíc snížíte riziko překlepů a chyb.
  2. Naučili svůj Outlook automaticky třídit a zpracovávat pošlu prostřednictvím nastavených Pravidel a upozornění. Nastavení několika jednoduchých pravidel umožní automatizovat zpracování pošty a vám tak zůstane více času pro důležitější práci.
  3. Během několika dnů dokázali dostat počet nezpracovaných a nevyřešených e-mailů na nulu, díky čemuž se jim dostalo většího klidu. Vedlo k tomu jak nastavení jednoduchých osobních procesů, tak pochopení funkcí, které MS Outlook nabízí. Patří mezi ně například práce s úkoly, kalendářem nebo funkcí Rychlé kroky.
  4. Zvýšili efektivitu při vyhledávání starších e-mailů a dokázali tak, že MS Outlook hledat umí velmi dobře, jen je potřeba vědět, jak na to. Pomocí jednoduchých příkazů a menu pro hledání najednou byli schopni najít několik let starý e-mail během pár vteřin.
  5. Začali připojovat zápisy z porad, nově vytvořené v MS OneNote, ke schůzkám v MS Outlook. Každý účastník porady tak měl okamžitý přístup k zápisu ihned po jejím skončení.

Fakticky se nám povedlo přesměrovat fungování lidí

  • od obav z technologií k radosti z jejich využívání
  • od přesčasů k rodině
  • od souborů v počítači ke spolupráci v cloudu

Jak se to povedlo?

S Danem jsme spolupracovali na projektu digitální akademie pro naše zaměstnance. Cílem programu, který pro nás Dan postavil na míru, bylo ukázat lidem, že nemusí pracovat ještě více a tvrději, aby všechno stíhali a udrželi dlouhodobě vysoký výkon. Stačí je naučit, jak pracovat chytřeji a využívat možnosti digitálních nástrojů pro zjednodušení a zrychlení práce.

Dan opravdu skvěle propojil praktické vychytávky, které nabízí Outlook nebo OneNote s “měkkými tématy” jako je soustředění, práce s energií, schopnost přestat věci odkládat až po práci s prioritami a systém vlastní sebeorganizace. Tento ucelený přístup pomohl účastníkům spojit teorii s konkrétními tipy, aby mohli prakticky okamžitě využívat naučené techniky pro efektivnější práci.

Velkou výhodou Dana je, že všechny tipy a doporučené přístupy má odžité a prakticky odzkoušené ve své vlastní praxi i životě. Rozhodně není typem člověka, který káže vodu a pije víno 🙂

Byl pro účastníky velkou inspirací a osobním příkladem toho, že správným přístupem se dá i velké množství práce, emailů, priorit a urgentních úkolů zvládnout v klidu a v rámci pracovního času.” – Stanislava Mátlová

Příjemná dohra

Zhruba po roce mi zvonil telefon. Představil se zkušený podnikatel, manžel jedné z účastnic série workshopů, zda bych principy představené v pojišťovně dokázal přenést i na jeho firmu. A zda to vůbec dává smysl. Slovo dalo slovo a do dvou měsíců jsme podobnou mini-akademii spustili i v jeho firmě. Tentokrát však nešlo o stovky účastníků, ale o desítku skvěle sehraných spolupracovníků, kteří chtěli posunout svou odbornost na další úroveň.